В каких случаях компенсация затрат на дорогу сотруднику по гражданско-правовому договору облагается НДФЛ?

Оплата проезда и проживания работнику по гражданско-правовому договору (ГПД) рассматривается как натуральный доход.

В соответствии с общими правилами, компенсация расходов на проезд исполнителю по ГПД подлежит налогообложению НДФЛ в установленном порядке.

Во-первых, согласно статье 41 Налогового кодекса, доходом является экономическая выгода, представленная в денежной или натуральной форме и подлежащая оценке.

Следовательно, при определении налоговой базы по НДФЛ необходимо учитывать все полученные исполнителем доходы, как выраженные в денежных средствах, так и предоставленные в натуральном виде.

В-вторых, к доходам, полученным в натуральной форме, подразумевает, среди прочего, оплату (полностью или частично) за него организациями товаров (работ, услуг) либо имущественных прав, включая коммунальные платежи, питание, отдых, обучение, осуществляемые в интересах налогоплательщика (статья 211 Налогового кодекса Российской Федерации).

В статье 217 Налогового кодекса Российской Федерации также представлен перечень доходов, которые освобождаются от налогообложения по НДФЛ. В этом списке отсутствует упоминание о компенсации расходов на проезд или проживание сотрудника в рамках гражданско-правового договора.

Следовательно, данный доход подлежит налогообложению. Однако существует дополнительный аспект, который необходимо учитывать.

Нужно ли учитывать заинтересованность сторон?

Ранее, ФНС в письме от 23 июня 2022 г. № БС-15-11/71@ Федеральная налоговая служба разъясняла, что необходимость уплаты НДФЛ определяется заинтересованной стороной.

В случае, если оплата проезда была произведена исключительно в целях организации (без учета личных интересов исполнителя), то доход для физического лица не возникает, и уплата НДФЛ не требуется. Например, когда поездка является обязательным условием выполнения задачи и необходима выездная работа в другой город для заказчика, без которой выполнение работы невозможно. В подобной ситуации компенсация рассматривается не как личная выгода исполнителя, а как необходимое условие для исполнения договора. Соответственно, НДФЛ уплачивать не требуется.

В случае, если выплата произведена в пользу исполнителя по гражданско-правовому договору, у него возникает доход в натуральной форме, с которого требуется удержание НДФЛ.

Следовательно, при условии предоставления убедительных доказательств того, что компенсация была направлена на удовлетворение интересов заказчика, а не исполнителя, необходимость в начислении налога отсутствует.

Тем не менее, Министерство финансов неоднократно высказывалось без указания на заинтересованность сторон: при возмещении исполнителю по гражданско-правовому договору расходов на проезд возникает доход в натуральной форме. Подобная позиция изложена в письмах от 26 апреля 2019 г № 03-04-06/31273, от 28 сентября 2020 г. № 03-04-06/84695, от 26 июля 2021 г. № 03-04-05/59664.

Следует учитывать, что во время проверки налоговые органы имеют право произвести дополнительный расчет налога на доходы физических лиц и выписать штраф. В этом случае потребуется судебная защита своей точки зрения.