В соответствии со статьей 325 Трудового кодекса Российской Федерации работникам, трудящимся в организациях, находящихся в районах Крайнего Севера и равноценных им местностях, работодатель оплачивает стоимость проезда к месту отдыха и обратно. При этом действуют следующие условия:
- компенсация один раз в 2 года;
- отдых в пределах территории Российской Федерации.
Когда освобождение от подоходного налога и страховых платежей имеет место
Эта компенсация включается в доход сотрудника. В соответствии со статьей 210 Налогового кодекса РФ, при расчете налогооблагаемой базы учитываются все виды доходов физического лица, как в денежной форме, так и в виде материальной ценности, а также прибыль, полученная в виде материальной выгоды).
В соответствии со статьями 217 и 422 Налогового кодекса, определенные виды компенсаций, выплачиваемых работодателями работникам, привлеченным к работе в районах Крайнего Севера, освобождаются от уплаты НДФЛ и страховых взносов. Эти компенсации связаны с возмещением расходов на:
- проезд в пределах территории РФ к месту отдыха и обратно;
- провоз багажа весом до 30 кг;
- проезд неработающих членов семьи (жена, несовершеннолетние дети) и провоз ими багажа.
Читайте по теме:
Кто будет компенсировать стоимость проезда в отпуск и обратно в 2025 году?
Компенсация северных надбавок при отпуске за границей: ключевые аспекты
Сотруднику разрешено уезжать в отпуск за границу. В этом случае компании полагается компенсировать затраты на проезд лишь от начальной точки до границы Российской Федерации.
Пункт пропуска через государственную границу представляет собой территорию (акваторию), расположенную на территории железнодорожной станции, автомобильной станции или вокзала, морского или речного порта, аэропорта, военного аэродрома, открытых для международного сообщения (международных полетов), либо на специально отведенном участке земли, находящемся вблизи Государственной границы Российской Федерации, где осуществляется пропуск людей, транспортных средств, грузов, товаров и животных.
В соответствии со статьей 9 Федерального закона от 1 апреля 1993 года № 4730-1 «О Государственной границе Российской Федерации» установлено».
При определении размера компенсации необходимо учитывать пункт пропуска, поскольку налог не распространяется на расстояние, пройденное до него.
В случае, если работодатель принимает решение возместить полную стоимость проезда, затраты, не связанные с поездками по территории России, будут оплачены за его счет и подлежат налогообложению по НДФЛ, а также включены в расчет страховых взносов.
Определение фрагмента маршрута в рамках одного билета
В письме Минфина России от 22 апреля 2024 года № 03-04-06/37423 разъясняется, каким образом определить сумму компенсации, если сотрудник приобрел билет, позволяющий проезд как на территории организации, так и за ее пределами.
Для вычисления цены авиабилета внутри страны необходимо рассчитать долю в зависимости от пройденного расстояния.
Необходимо вычислить долю пути от города отправления до аэропорта, где прохождение пограничного контроля уже завершено, в общей протяженности всего маршрута.
Для определения стоимости перелета внутри России необходимо умножить рассчитанную пропорцию на цену одного билета. Рекомендуется уточнить информацию о расстоянии между пунктами непосредственно у перевозчика.
Стоимость проезда для сотрудника, находящегося в отпуске за границей, возмещается не полностью, а лишь частично.
Аналогичные разъяснения представлены в письме Минфина России от 29 апреля 2022 г. № 03-04-06/39938. В документе должностные лица объяснили, как определить сумму компенсации, не облагаемую НДФЛ, при приобретении комплексного билета на весь путь следования за границу.
Учтите еще нюансы при отпуске за рубежом
Часто бывает сложно определить стоимость перелета от начальной точки маршрута до границы, если учитывать полную стоимость авиабилета.
Минфин в письме от 7 апреля 2023 г. № 03-04-05/31271 отмечает, что законодательством не установлена возможность применения значений ортодромических расстояний от международных аэропортов РФ до зарубежных аэропортов для целей определения размера произведенных расходов работников.
В случае, если работодатель возместил сотруднику полную стоимость проезда до зарубежного аэропорта, однако не предоставил информацию о стоимости перелета от начальной точки маршрута до границы, данная компенсация подлежит обложению НДФЛ.