В связи с тем, что работник посчитал несправедливым размер компенсации за неиспользованный отпуск при увольнении, он обратился в судебную инстанцию. Третий кассационный суд общей юрисдикции, вынеся определение от 24 июля 2023 года по делу № 88-13070/2023, предоставил разъяснения относительно перечня документов, служащих доказательством того, что сотруднику был предоставлен отпуск.
Какие документы могут быть использованы для подтверждения факта предоставления отпуска работнику?
Предоставление оплачиваемого отпуска является одним из ключевых гарантий, закрепленных трудовым законодательством. Соответственно, обязанности кадрового специалиста или бухгалтера заключаются в правильно его оформить. Данный аспект приобретает особую значимость в контексте возможных разногласий, как это было зафиксировано в определении Третьего кассационного суда общей юрисдикции от 24 июля 2023 года по делу № 88-13070/2023.
Надлежащее оформление отпуска позволяет избежать сложностей при подтверждении того, что отпуск был предоставлен, обеспечивая таким образом защиту ваших интересов.
Во-первых, это утвержденный график отпусков. Данный документ ежегодно утверждается не позднее 17 декабря на следующий календарный год.
Во-вторых, уведомление о начале отпуска. В соответствии с частью 3 статьи 123 Трудового кодекса Российской Федерации, работник должен быть письменно уведомлен о дате начала отпуска под роспись не менее чем за две недели до его начала. Специально разработанной формы для такого уведомления не предусмотрено, поэтому его можно составить в произвольной форме.
В-третьих, приказ о предоставлении отпуска. Приказы, касающиеся предоставления отпусков, могут регистрироваться в специальном журнале учета приказов по очередным отпускам. Унифицированной формы для этого документа не существует, что дает кадровой службе возможность разработать ее самостоятельно.
В-четвертых, записка-расчет. Речь идет о форме № Т-60, представляющей собой записку-расчет о предоставлении отпуска сотруднику. Данный документ утвержден постановлением Госкомстата России от 5 января 2004 года под номером 1 и служит подтверждением выплаты компенсации за отпуск.
И в-пятых, если работодатель ведет личные карточки работников, однако в них также фиксируется информация о предоставленном отпуске. Это раздел VIII, озаглавленный «Отпуск», личной карточки установленной формы Т-2. В указанном разделе отражаются вид предоставляемого отпуска, основания для его предоставления, даты начала и окончания периода отдыха, количество календарных дней отпуска и период работы, за который он был начислен.
В деле, рассматривавшемся в Третьем кассационном суде общей юрисдикции (определение от 24 июля 2023 года по делу № 88-13070/2023), работодатель предоставил аналогичные документы в качестве подтверждающих.
системы учета рабочего времени и начисления заработной платы .
Судебная коллегия полностью поддержала позицию работодателя.
Суд отметил, что то обстоятельство, что в справке о доходах (2-НДФЛ)отсутствие в кодировке доходов позиции «Отпускные» указывает на ошибки в процессе формирования отчетности, однако не ставит под сомнение достоверность информации, представленной в распоряжениях о предоставлении отпуска.