Росфинконтроль предоставил информацию о порядке учета расходов на служебные поездки в системе отчетности по страховым взносам, когда компания самостоятельно приобретает билеты для сотрудников и оплачивает их размещение в отеле.
Документ – письмо Минфина России от 15 мая 2025 г. № 03-15-05/47702
Для определения того, в какие именно разделы и строки командировочные расходы сотрудников включаются, необходимо знать, как с них уплачиваются страховые взносы.
Согласно пункту 2 статьи 422 Налогового кодекса определен перечень командировочных расходов, не подлежащих обложению страховыми взносами. Этот перечень аналогичен тому, что установлено для налога на доходы физических лиц. В него входят:
- суточные, выплачиваемые в соответствии с законодательством в пределах: не более 700 рублей за каждый день нахождения в командировке по России, и не более 2500 рублей за каждый день загранкомандировки;
- действительно понесенные и имеющие документальное основание затраты на дорогу до необходимого пункта назначения и обратно;
- сборы за услуги аэропортов;
- комиссионные сборы;
- расходы на проезд в аэропорт или на вокзал в местах отправления, назначения, пересадок, на провоз багажа;
- расходы по найму жилого помещения;
- расходы по оплате услуг связи;
- расходы по получению и регистрации служебного или дипломатического паспорта;
- расходы на получение виз;
- затраты, возникающие при обмене банковских чеков или денежных средств на иностранную валюту.
Эти траты не подлежат уплате страховых взносов при условии предоставления работником подтверждающих документов и составлении служебной записки о командировочных расходах.
В противном случае, если документально не подтверждено понесенные расходы, такие выплаты подлежат обложению страховыми взносами в соответствии с установленными правилами.
Как в РСВ отражать командировочные расходы?
При исчислении страховых платежей учитываются все выплаты сотрудникам, попадающие под действие налогооблагаемой базы, включая суммы, компенсированные организацией в качестве возмещения вышеуказанных расходов на служебные поездки. В частности речь идет о подразделе 1 раздела 1 командировочные должны быть отражены:
-
строке 030 «Сумма выплат и иных вознаграждений, выплаченных физическим лицам согласно статье 420 Налогового кодекса Российской Федерации»; -
по строке 040 «Сумма, освобожденная от уплаты страховых взборов согласно статье 422 Налогового кодекса РФ»
Основа для начисления страховых платежей (указана в строке 050) рассчитывается как разность значений соответствующих показателей (строка 030 минус строка 040) первого подраздела первой части отчета по взносам.
Также, выплаты на командировки учитываются раздел 3 РСВ по конкретным работникам, подлежат включению в базу для исчисления страховых взносов
В разделе 3 формы СЗВ-М.2, графе 140 «Сумма выплат и иных вознаграждений», указываются суммы, выплаченные организацией в качестве компенсации за командировку сотрудника; данный граф относится к подразделу 3.2.1 (Информация о сумме начислений физическому лицу).
В строке 150 подраздела 3.2.1 «База для исчисления страховых взносов в пределах предельной величины» указывается база по работнику, которая рассчитывается как разница между суммой выплат и иных вознаграждений, зафиксированных в графе 140 подраздела 3.2.1, и суммой его расходов на командировку.
Министерство финансов Российской Федерации подчеркивает, что организации должны указывать суммы расходов на служебные поездки сотрудников в соответствующих строках Расчета независимо от способа их финансирования.