Возмещение затрат сотрудника, выполняющего служебные обязанности с постоянными выездами , данный вид выплат регламентируется Трудовым кодексом Российской Федерации и обусловлен исполнением работником своих трудовых функций. В связи с этим, они не подлежат обложению страховыми взносами по всем видам обязательного страхования, включая пенсионное, медицинское, социальное и страхование от несчастных случаев на производстве (пункт 2 пункта 1 статьи 422 Налогового кодекса РФ, пункт 2 пункта 1 статьи 20.2 Федерального закона от 24 июля 1998 г. № 125-ФЗ «Об обязательном социальном страховании от несчастных случаев на производстве и профессиональных заболеваний»). Необходимы подтверждающие документы.
Но это не значит, что их не нужно отражать в РСВ.
Следует также помнить, что с 1 января 2024 года для сотрудников, выполняющих работу по разъездному характеру, действуют необлагаемые лимиты на суточные выплаты. Соответствующие изменения внесены Федеральным законом от 31 июля 2023 года № 389-ФЗ. А с 1 января 2025 года расширен необлагаемый лимит по командировкам за границу.
Нюансы в заполнении РСВ в 2025 году
Основа для начисления страховых взносов формируется путем вычитания из общей суммы выплат и иных вознаграждений, полученных работником, сумм, указанных в статье 422 Налогового кодекса.
Несмотря на то, что выплата компенсации за работу в разъездных условиях не подлежит обложению страховыми взносами, сведения о ней необходимо указывать в расчете по страховым взносам.
В РСВ необлагаемые суммы попадают в Подраздел 1 раздела 1:
- строка 030 – сумма выплат и иных вознаграждений, в том числе и необлагаемые выплаты.
- строка 040 – сумма необлагаемых выплат.
Также их нужно отразить в разделе 3 подраздела 3.2 по строке 140. Здесь отражают сумму выплат, в том числе необлагаемые.
Cуточные работников с разъездной работой в РСВ
Суточные расходы для сотрудников, работающих по разъездному графику, не подлежат обложению страховыми взносами в пределах установленного лимита. В связи с этим, при заполнении расчетного листка по страховым взносам (РСВ) суточные расходы включаются в необлагаемые суммы в полном объеме, в отличие от прежней практики.
В соответствии с Налоговым кодексом Российской Федерации (пункты 1 статей 217 и 422), доходы, представленные в виде суточных или полевого довольствия, не облагаются НДФЛ и страховыми взносами для работников, чья деятельность осуществляется в пути или носит разъездной характер, в пределах установленного лимита).
Суммы лимитов (п. 2 ст. 422 НК РФ):
- выполнение работ (нахождение в пути) на территории Российской Федерации оплачивается в размере 700 рублей в день;
- с 1 января 2025 года – 3 500 руб. (до 2025 года – 2 500 руб.)
С 1 января 2025 года размер суточных, не подлежащих налогообложению НДФЛ и страховым взносам, для командировок за границу увеличен до 3 500 рублей (Федеральный закон от 29 ноября 2024 г. № 416-ФЗ).
С сумм, превышающих установленные лимиты, взимаются налог на доходы физических лиц и страховые взносы.
При разъездном характере работы (работе в пути) суммы суточных, превышающие установленные нормы, следует учитывать при расчете взносов в день их начисления и включать в соответствующую базу.
Так, в РСВ суточные «разъездного» работника попадают в Подраздел 1 раздела 1:
- в строку 030 – вся выплаченная сумма суточных;
- в строку 040 – 700 руб. (3500 – если иностранная поездка)
Также их нужно отразить в разделе 3 подраздела 3.2 по строке 140. Здесь также нужно отразить всю сумму суточных. В строках 150 – 170 базу по взносам и сумму исчисленных страховых взносов.
В соответствии с Положением о разъездном характере работ, в организации установлен размер суточных – 1500 рублей в день. Из этой суммы 700 рублей не подлежат обложению НДФЛ и страховыми взносами, а 800 рублей включаются в базу по зарплатным налогам.
В Подразделе 1 раздела 1 отразить нужно так:
- строка 030 – 1500 руб.
- строка 040 – 700 руб.
- строка 050 (база для начисления взносов) – 800 руб.
- строка 060 (суммы исчисленных взносов) – 240 руб. (800 руб. х 30%).