При ведении бухгалтерского учета на УСН, компания может учесть непогашенную кредиторскую задолженность либо путем формирования резерва под потенциально невозвратные суммы, либо сразу включив ее в перечень убытков. В рамках налогового учета невозможно отразить данную статью затрат при использовании системы «Доходы минус расходы».
Дебиторская задолженность возникает, когда одна из сторон договора выполнила свои обязательства, а другая сторона еще этого не сделала. К ней могут относиться, например, неоплаченные поставки товаров, оказанные услуги, полученные предоплаты за будущие поставки, подотчетные суммы, а также незачтенные доли в уставном капитале.
Признаки признания задолженности безнадежной для УСН
Предприятия, применяющие упрощенную систему налогообложения (УСН), должны учитывать невозвратные долги согласно пункту 77 руководства по бухгалтерскому учету, одобренного Министерством финансов Российской Федерации от 29 июля 1998 года №34.
К основным критериям, определяющим признание задолженности как безвозвратную, относятся:
- Пропуск времени искового периода. Стандартный срок давности устанавливается в три года с даты возникновения долга или момента предоставления последнего документального подтверждения (статья 196 Гражданского кодекса РФ). Если заемщик признал наличие обязательства, либо были предприняты другие действия, отсчет срока исковой давности перезапускается. Общий период не может превышать десяти лет с момента нарушения прав.
- Ликвидация организации или приостановление ее работы. В случае прекращения деятельности компании либо индивидуального предпринимателя задолженность признается необратимой на дату внесения соответствующей информации в официальный государственный регистр (ЕГРЮЛ или ЕГРИП). Тем не менее, если ликвидация произошла по иной причине (например, из-за некорректных сведений), данная задолженность не считается потерянной.
- Завершение исполнительного производства. Решение судебного пристава о прекращении дела в связи с невозможностью возврата средств также считается свидетельством безнадежности долга.
Порядок исключения дебиторской задолженности при упрощенной системе налогообложения в 2025 году
Процедура аннулирования долга состоит из нескольких этапов:
Шаг 1. Инвентаризация задолженностей
Необходимо осуществлять пересмотр имеющихся обязательств перед покупателями не один раз в год при подготовке к годовому отчету, а с большей периодичностью – ежеквартально. С 2025 года процедура такого контроля регламентируется федеральным стандартом бухгалтерского учета ФСБУ 28/2023 «Инвентаризация».
Проведение проверки расчетов осуществляется на основании распоряжения руководителя, в котором фиксируются проверяемые участки, сроки и утверждается состав комиссии.
На основании проведенной инвентаризации составляется Акт, в котором содержится информация о счетах бухгалтерского учета, используемых для учета расчетов. В нем также отражается классификация задолженности по категориям: подтвержденная, неподтвержденная и просроченная (с истекшим сроком исковой давности). Подробные сведения о дебиторах и кредиторах, включая конкретные суммы задолженностей, обычно приводятся в приложении к данному Акту.
После этого выполняются выверки взаиморасчетов с контрагентами, к которым добавляются договоры, товарные накладные, документы о приемке товаров или услуг, платежные ведомости и другие подтверждающие данные. На основании этих документов руководитель принимает решение об исключении долга из учета.
Шаг 2. Подготовка служебной записки
Служебная записка – важный документ для руководства организации. Она может быть подготовлена сотрудниками ключевых отделов, таких как финансы или юриспруденция. В ней излагаются причины и необходимость списания долга, что является основанием для выпуска соответствующего распорядительного документа.
Шаг 3. Приказ о списании задолженности
Решение о списании просроченной задолженности принимается на основании служебной записки и оформляется подписью руководителя организации. Обычно приказ содержит следующую редакцию:
«В соответствии с итогами проверки расчетов по состоянию на сентябрь 2025 года и служебной запиской руководителя юридического департамента Капитонова И.И. от 11 октября 2025 года, следует аннулировать долг ООО “Квартет” в сумме 20 000 рублей как невозвратный».
Если задолженность признана существующей и подлежит возврату, то выпускать распорядительные документы по ней необязательно.
На упрощенной системе налогообложения в бухгалтерском учете допустимо отражение долга как за счет резерва, так и непосредственно в составе прочих расходов.
В части налогового учета, при использовании упрощенной системы налогообложения «доходы минус расходы», списание безнадежной задолженности не оказывает влияния на определение налоговой базы, поскольку данные расходы не включены в перечень, установленный пунктом 1 статьи 346.16 Налогового кодекса РФ.
В случае применения УСН «доходы», подобное списание долга не допускается.
Шаг 4. Оформление списания в учете
Завершив перепроверку остатков и выпустив распоряжение о выбытии, составляется специальный документ. Помимо этого, аккумулируются бумаги, касающиеся операций с контрагентом: соглашения, товарные чеки, платежные указания и прочие материалы. В случае восстановления периода давности по иску, к делу добавляются взаиморасчеты или официальные уведомления.
Данные, полученные в ходе инвентаризации, отражаются в бухгалтерской отчетности за отчетный период, в течение которого она была осуществлена.
Бухгалтерские записи, связанные со списанием дебиторской задолженности на УСН:
ДЕБЕТ 63 КРЕДИТ 62 (71, 73, 76 и т.д.) – если задолженность уменьшение происходит из средств, ранее отложенных для покрытия потенциальных убытков.
В случае отсутствия достаточных резервов или их необразования, сумма долга включается в состав прочих расходов.
Задолженность, признанная безнадежной, отражается за балансом на счете 007 “Списанная в убыток задолженность неплатежеспособных дебиторов” и хранится там в течение пяти лет.
Автор. Е.Грицак