Согласно федеральному закону от 7 июня 2025 года № 140-ФЗ, исключены возможности неоднозначной интерпретации. Начиная с 1 сентября 2026 года, практика использования бумажных накладных прекращается. Для пользователей отсутствует прямой доступ к государственной информационной системе электронного документооборота (ГИС ЭПД); взаимодействие возможно исключительно через аккредитованных операторов. Экспедиторские компании, не предоставившие уведомление в реестр «ГосЛог» до 1 мая 2026 года, подвергаются риску привлечения к административной ответственности.
ГИС ЭПД и ФЗ № 140-ФЗ: что это такое и почему это уже не пилот
ГИС ЭПД — это государственная информационная система электронных перевозочных документов, деятельность которой координирует Министерство транспорта Российской Федерации.
С указанной даты для осуществления коммерческих грузоперевозок введен полный отказ от использования бумажных документов при оформлении:
- Транспортная накладная (ЭТрН) и заказ-наряд;
- Задания, направляемые экспедитору, а также экспедиторские и складские расписки.
- Грузовая авианакладная;
- Железнодорожная накладная.
В отношении железнодорожных перевозок следует отметить следующее: клиенты РЖД, применяющие систему ЭТРАН, не должны будут передавать документы через сторонние организации. Данные сведения автоматически поступят в ГИС ЭПД при условии заключения соответствующего соглашения с перевозчиком (на июнь 2026 года вопрос интеграции находится на рассмотрении Министерства транспорта и ОАО «РЖД»).
Какие данные будут содержаться в электронной грузовой накладной?
ФНС меняет электронные форматы накладных
Реестр «ГосЛог»: экспедиторов привлекают к административной ответственности по статье 11.14.3 КоАП
Начиная с первого марта 2026 года, все организации и индивидуальные предприниматели, предоставляющие транспортно-экспедиционные услуги, обязаны быть зарегистрированы в реестре на базе платформы «ГосЛог».
Критический срок — 1 мая 2026.В отношении действующих участников рынка законодательство предусмотрело шестидесятидневный «переходный» период. Уведомление о внесении в реестр следовало предоставить до 1 мая 2026 года (с учётом переноса срока, поскольку 30 апреля является выходным). В противном случае осуществление деятельности после указанной даты будет считаться правонарушением. При этом административная ответственность не наступает при задержках, обусловленных обработкой уведомления контролирующим органом, например, вследствие технических неполадок или повышенной нагрузки на государственные онлайн-сервисы.
Дополнительное требование. После внесения в реестр экспедитор обязан проинформировать Федеральную службу безопасности о начале своей деятельности в срок до 45 дней.
За несоблюдение требований, касающихся регистрации в системе «ГосЛог», предусмотрены административные меры:
- Для должностных лиц и индивидуальных предпринимателей установлены предупреждение либо штраф в размере от 3 000 до 5 000 рублей. При повторном нарушении – до 10 000 рублей.
- Для юридических лиц предусмотрены штрафы в диапазоне от 100 000 до 300 000 рублей. При повторном нарушении размер штрафа составит от 500 000 до 1 000 000 рублей.
С 1 сентября 2026 года экспедитор, не зарегистрированный в соответствующем реестре, будет лишен технической возможности подписания электронного экспедиторского документа в государственной информационной системе ЭПД. Организации, сотрудничающие с такими незарегистрированными участниками, могут столкнуться с санкциями из-за предоставления недостоверной информации.
Кого пока не штрафуют.Перевозчик, не выполняющий функции экспедитора, освобождается от обязанности регистрации в системе «ГосЛог», однако для него планируется создание отдельного реестра, который вступит в силу 1 марта 2027 года.
Какие аспекты следует учитывать при работе с электронными перевозочными документами?
Транспортный ЭДО: как перейти на электронный транспортный документооборот?
Алгоритм подключения к ГИС ЭПД: пошаговая инструкция
Прямой доступ к системе из веб-браузера для компаний невозможен. Участники транспортно-логистических процессов обязаны применять посреднические платформы — операторов информационных систем электронного грузоперевозочного документа (ЭПД), получивших аккредитацию Министерства транспорта (полный перечень доступен на официальном сайте ведомства).
Первый этап. Электронная подпись. Для осуществления подписания необходима квалифицированная электронная подпись (КЭП), которой должен обладать руководитель организации или индивидуальный предприниматель.
Для подписания своей части документов в мобильном приложении сотруднику, выполняющему функции водителя или кладовщика, достаточно простой электронной подписи (ПЭП). Использование усиленной неквалифицированной подписи (УКЭП) через систему «Госключ» требуется в случаях, когда документ подписывает сотрудник, не обладающий полномочиями руководителя, и при этом необходима машиночитаемая доверенность.
Второй этап. Выбор аккредитованного оператора. Процесс подключения требует времени.
- Обеспечение доступа через веб-интерфейс (работа на сайте компании-оператора): занимает от одного до трех рабочих дней.
- Интеграция API с бухгалтерским программным обеспечением или системой управления транспортом (TMS): процесс может занять от двух недель до восьми недель.
- Использование роуминга (при условии, что у контрагентов используются разные операторы связи): предполагает необходимость настройки взаимодействия между системами. В случае отсутствия автоматической совместимости, настройка может потребовать до двадцати рабочих дней.
Шаг 3. Интеграция с бухгалтерской программой.
Когда бумажная накладная еще допускается
Министерство транспорта утвердило список ситуаций, в которых использование бумажных документов остается допустимым:
- перевозки в зонах без устойчивого интернет-покрытия;
- Осуществление перевозок, связанных с устранением последствий чрезвычайных ситуаций;
- Выполнение отдельных военных и специальных транспортировок;
- Транспортировка скоропортящихся продуктов питания и грузов, имеющих заявленную стоимость, разрешается по отдельному распоряжению Минтранса.
Ответственность
По состоянию на июнь 2026 года штрафы за отсутствие электронной транспортной накладной не установлены для некоторых видов перевозок. Тем не менее, контролирующие службы уже применяют статью 12.3 КоАП РФ (административная ответственность водителя за отсутствие необходимых документов – 500 рублей) и санкции, касающиеся работы без включения в реестр.
Итоги: что делать главбуху и логисту
Необходимо удостовериться в успешной регистрации в системе «ГосЛог». В случае пропуска экспедитором установленного срока до 1 мая, уведомление следует направить незамедлительно.- Требуется заключить договор с оператором информационной системы электронной подписи для грузоперевозок (ИС ЭПД). Откладывать данную процедуру до сентября не рекомендуется, поскольку это может привести к образованию очередей в службе технической поддержки, а настройка роуминга потребует нескольких недель.
- Необходимо обеспечить водителей электронными подписями. Для их работы достаточно простой электронной подписи, интегрированной непосредственно в приложение оператора.
- Обязательно проинформировать контрагентов. Официальные уведомления о переходе на электронный документооборот должны быть направлены всем деловым партнерам. Те, кто не осуществит переход, будут исключены из логистической цепочки после 1 сентября.
- Необходимо осуществить пробный обмен данными с основными партнерами до наступления 1 сентября 2026 года.
Автор. Е.Грицак