Обязательным является учет всех финансовых поступлений и выплат для индивидуальных предпринимателей и организаций, использующих специальные налоговые режимы, такие как УСН, ОСНО, ПСН и ЕСХН. Этот учет ведется в Книге учета доходов и расходов (КУДиР), которая представляет собой последовательный перечень всех денежных операций.
Книга учета доходов и расходов организаций и индивидуальных предпринимателей (КУДиР) представляет собой перечень всех денежных операций, расположенных последовательно во времени. Данная форма была утверждена приказом ФНС от 07.11.2023 № ЕА-7-3/816@. Возможно ведение книги с использованием специализированного бухгалтерского программного обеспечения или на персональном компьютере, при этом можно загрузить необходимые шаблоны в формате Excel или PDF.
Данный документ оформляется ежегодно. Если организация начала свою деятельность не в начале года, то книга формируется со дня государственной регистрации бизнеса.
Данные в КУДиР отражаются на основании документов, подтверждающих операции, например, платежных поручений или чеков, и фиксируются по мере их проведения, с точным соблюдением хронологического порядка.
Структура требуемых к заполнению разделов определяется выбранной системой налогообложения.
- Предприятия, применяющие упрощенную систему налогообложения и выбравшие метод расчета «Доходы», должны заполнить в Книге учета доходов и расходов два раздела: Раздел I, отражающий доходы, и Раздел IV, посвященный торговому сбору).
- Субъекты упрощенной системы налогообложения с объектом «Доходы минус расходы» указывают данные в трех разделах: Раздел I (доходы и издержки), Раздел II (по основным средствам) и Раздел III (для определения величины убытка).
- Сотрудники, работающие по гражданско-правовым договорам, формируют отчет о выполнении работ и предоставленных услуг для патента, в котором указываются исключительно полученные доходы.
Когда организация регулярно получает платежи от заказчиков, то и соответствующие записи формируются ежедневно.
После получения платежа от клиента или осуществления выплаты, данная операция фиксируется в Разделе I. Отмечается:
- Номер по порядку (столбец 1).
- В столбце 2 указывается дата и номер первичного документа, например, «09.01.2024 п/п №1»).
- Описание действия (столбец 3). В этой колонке содержится краткое изложение сути выполненной операции (например, «Оплата согласно условиям контракта…»).
- Каждая сумма относится к одному из графов: либо к доходам (столбец 4), либо к расходам (столбец 5).
Сводные данные формируются отдельно по каждому кварталу, а также с учетом накопленной информации за шесть месяцев, девять месяцев и полный год. Информация фиксируется в специально отведенных строках.
Новую КУДиР можно применять с 1 апреля 2025 года
Разделы с I по IV заполняются по мере поступления необходимой информации, такой как затраты на основные средства, торговый сбор и другие данные.).
Возможно ли формирование записей в КУДиР не за каждую отдельную операцию, а единой суммой в конце отчетного квартала
Нельзя объединять различные финансовые действия и фиксировать их одним итоговым значением в конце отчетного периода. Фискальные органы подчеркнули, что подобная практика не соответствует действующим нормативным актам.
Сведение операций в одну сумму в конце отчетного квартала не соответствует установленным нормам ведения книги учета доходов и расходов.
В соответствии с пунктом 1 Порядка заполнения книги учета, утвержденного приказом ФНС от 07.11.2023 № ЕА-7-3/816@, каждая хозяйственная операция должна быть зафиксирована в ней отдельно по мере ее осуществления, с указанием даты и ссылкой на первичный документ. Несоблюдение этого порядка квалифицируется как ошибочное отображение доходов и расходов.
Лишь при соблюдении данной методики книга учета будет соответствовать нормам налогового законодательства. В случае нарушения последовательности, например, если запись о реализации предшествует записи об оплате, налоговые органы не примут данные расходы.
За неверное отображение операций в книге учета доходов и расходов, приведшее к занижению суммы налога, компанию могут наказать штрафом в размере 20% от неуплаченной суммы налога, но не менее 40 000 рублей, а за отсутствие или существенное нарушение установленных правил учета — от 10 000 до 30 000 рублей.
Как исправить ошибку в КуДИР
Независимо от того, в каком формате выпущена книга – бумажном или электронном – внесение правок в Книгу учета доходов и расходов возможно.
При внесении изменений в бумажный документ следует руководствоваться стандартными процедурами, применяемыми к бухгалтерской документации:
- Неправильно указанные сведения зачеркиваются одной линией.
- Вносится правильная запись.
- На полях пишется «Исправленному верить».
- Подтверждение записи осуществляется путем проставления подписи и печати уполномоченного сотрудника, а также указанием даты.
В случае использования цифрового формата процесс упрощается. Требуется повторный ввод корректных данных в книгу учета доходов и расходов (КУДиР) с последующим формированием нового документа.
Если вы используете специализированное бухгалтерское программное обеспечение, оно автоматически заблокирует операцию при обнаружении несоответствия последовательности.
Обнаружение ошибки в годовой отчетности требует внесения корректировок посредством отдельного документа, формирующего запись в Книге учета доходов и расходов (КУДиР), и оформления бухгалтерской справкой. В большинстве случаев это повлечет за собой подачу уточненной налоговой декларации.