Включение затрат на перевозку в налогооблагаемую базу при использовании упрощенной системы налогообложения, основанной на вычете из доходов

Определение порядка включения затрат на транспортировку в налогооблагаемую базу при упрощенной системе налогообложения (УСН) напрямую связано с ролью организации, указанной в договоре. Она может быть как инициатором услуги или заказчиком, так и подрядчиком, осуществляющим перевозки либо предоставляющим транспортно-экспедиционные сервисы.

Компания на УСН является перевозчиком

При любом варианте применения упрощенной системы налогообложения (УСН), суммы, полученные от клиентов за перевозки, включаются в доходы индивидуального предпринимателя на момент их поступления на расчетный счет. Это отражается как доход при использовании систем «Доходы» или «Доходы минус расходы». Все операции фиксируются в Разделе I книги учета доходов и расходов (КУДиР).

При определении налоговой суммы в расходы можно зачислять исключительно те затраты, что перечислены в пункте 1 статьи 346.16 Налогового кодекса Российской Федерации. С начала действия 2026 года список стал более широким, и теперь возможно учитывать не только указанные там траты, но и те, которые допустимы при расчете налоговой базы по налогу на прибыль в общем режиме.

1. Оплата труда сотрудников, участвующих в процессе перевозки (водителей, механиков, диспетчеров, курьеров), а также уплаченные страховые взносы, выплаты пособий при временной нетрудоспособности и затраты на обязательные медицинские осмотры.
2. Платежи по аренде или лизингу транспортных средств.
3. Затраты, связанные с приобретением транспорта, а также его ремонтные работы и техническое обслуживание.
   
4. Затраты на ГСМ.
5. Платежи в систему «Платон».
6. Выплаты по полисам обязательного страхования автотранспорта (ОСАГО) и добровольного страхования имущества (КАСКО, страхование грузов).
   

Затраты принимаются к учету после проведения платежа и фиксируются в первой части книги учета доходов и расходов (КУДиР). Приобретение основных активов также регистрируется во второй части Книги.

Компания на УСН оказывает транспортно-экспедиционные услуги

В соответствии с пунктом 1 статьи 346.15 и пункта 1 статьи 346.17 Налогового кодекса Российской Федерации, поступления от заказчиков транспортно-экспедиционных услуг признаются доходом индивидуального предпринимателя на УСН в момент зачисления денежных средств на его расчетный счет при любом выбранном объекте налогообложения – «Доходы» или «Доходы минус расходы». Эти данные фиксируются в Разделе I КУДиР.

Когда экспедитор, работающий на УСН, действует как посредник, его доходом является только размер оплаты по заключенному соглашению.

Выплаты, произведенные клиентом для возмещения понесенных компанией расходов в рамках заключенного соглашения, не рассматриваются как доходы организации и исключаются из налогооблагаемой базы (подпункт 9 пункта 1 статьи 251 Налогового кодекса).

В учет включаются исключительно затраты организаций, применяющих упрощенную систему налогообложения с объектом «Доходы минус расходы» (пункт 2 статьи 346.18 Налогового кодекса). Принимаются только те издержки, которые несет экспедитор самостоятельно; суммы, компенсируемые заказчиком, в состав расходов включать нельзя (статья 252, пункт 9 статьи 270 НК).

«Входящий» налог на добавленную стоимость по расходам, связанным с экспедиторской деятельностью, учитывается и отражается в КУДиР исходя из того, является ли предприятие плательщиком этого налога и какие налоговые ставки используются.

Предприятие, использующее упрощенную систему налогообложения, приобретает транспортные или логистические услуги.

Транспортные расходы и оплата услуг экспедитора допускаются к включению в перечень вычитаемых затрат исключительно при использовании УСН с объектом «Доходы минус издержки». При этом необходимо соблюдение общепринятых условий, позволяющих признать данные траты обоснованными (статья 252, пункт 2 статьи 346.16, пункт 2 статьи 346.18 Налогового кодекса).

В учет включаются расходы только после их реальной оплаты (пункт 2 статьи 346.17 Налогового кодекса).

В случае, когда транспортировка грузов обусловлена приобретением товаров с целью последующей перепродажи, возникающие издержки относятся к затратам на закупку и продажу этих самых товаров.

Если транспортные расходы были понесены при доставке материалов или сырья, то есть для обеспечения производственного процесса, они признаются как материальные (пункт 6 подпункта 1 статьи 254, пункт 5, подпункт 23 пункта 1 и пункт 2 статьи 346.16 Налогового кодекса).

«Входной» НДС, связанный с оказанием транспортных услуг, должен быть учтен и отражен в книге учета доходов и расходов (КУДиР).

Подтверждающими документами служат: заключенный договор, накладная экспедитору, а также расписки от экспедитора или складские документы.