Иногда случается, что работник отсутствует на рабочем месте в течение продолжительного периода. В таких случаях работодателю важно корректно оформить эту ситуацию. У бухгалтеров возникает вопрос о необходимости внесения сведений о таком работнике в отчетность ЕФС-1.
Что законодательство понимает под «невыясненными причинами»?
Как правило, уволить работника за прогул можно лишь при условии, что работодатель убедился в отсутствии уважительных оснований для его отсутствия (например, если сотрудник не оформил отпуск и самовольно ушел). В случае, если причина отсутствия может быть признана уважительной, не стоит торопиться с прекращением трудового договора.
Пока обстоятельства дела остаются неопределенными, в табеле учета рабочего времени делается пометка о пропуске без установленной причины (обычно используется код «НН»).
При этом нанимающая сторона обязана подтвердить факт отсутствия. Для этого составляется соответствующий документ с участием как минимум двух свидетелей. В документе фиксируются:
- фамилия, имя, отчество отсутствующего сотрудника;
- точная дата и время его отсутствия на рабочем месте;
- дата и время составления самого акта;
- данные свидетелей, подписавших документ.
Затем сотрудник должен подписать акт, подтверждающий ознакомление с ним.
В систему учета рабочего времени отметка о несвоевременном появлении (обозначение «ПР») вносится лишь после того, как организация располагает документальными свидетельствами об отсутствии законных оснований для пропусков и имеет возможность подтвердить виновность сотрудника.
Следует ли добавить в подраздел 1.2 информацию о работниках, отсутствующих без объяснения причин?
Речь идет о подразделе 1.2 ЕФС-1.
Подраздел 1.2 «Сведения о страховом стаже» формы ЕФС-1 — это, как правило, ежегодный отчет. Стандартный срок его сдачи — не позднее 25 января года, следующего за отчетным.
Существуют ситуации, требующие предоставления данного отчета заблаговременно, то есть в срок до одного года):
- Сотрудник выходит на пенсию.
- Организация (или ИП) ликвидируется и прекращает деятельность.
Ключевый вопрос: целесообразно ли включать в подраздел 1.2 информацию о сотрудниках, данные о местонахождении которых отсутствуют?
Ответ СФР – да, нужно (письмо от 26.06.2025 г. № 19-20/33470).
В случае, если сотрудник отсутствует на работе более месяца, и причины его отсутствия не установлены, он должен быть указан в подразделах 1.2 формы ЕФС-1 за соответствующий отчетный период.
Как именно заполнить:
- В отчете строка, посвященная отсутствию сотрудника по не установленной причине, указывается отдельно.
- В поле «Уточнения» указывается специальный идентификатор – «НЕОПЛ», обозначающий время, за которое выплата не производилась.
Данное положение действует во всех ситуациях, когда у работодателя отсутствует информация о причине отсутствия работника, что исключает возможность как стандартной оплаты труда (при уважительной причине), так и применения дисциплинарного взыскания в виде увольнения за прогул.