Согласно закону Российской Федерации №63-ФЗ об электронной цифровой подписи, документы в форме электронного документа, удостоверенные обычной или неквалифицированной электронной подписью, обладают такой же правовой значимостью, как и бумажные экземпляры с собственноручной подписью (пункт первый статьи 6 закона №63-ФЗ).
Существует несколько типов электронных подписей: простая и усиленная. Усиленные подписи, согласно части 1 статьи 5 Федерального закона № 63-ФЗ, подразделяются на неквалифицированные и квалифицированные).
В настоящее время действующие нормативные акты не регламентируют конкретную процедуру внедрения систем электронного документооборота в организациях. На практике, переход на ЭДО в компаниях обычно сопровождается оформлением ряда документов:
- издается приказ о введении ЭДО, где кроме перехода на электронный формат должны быть определены виды применяемых электронных подписей и порядок их использования;
- определяется перечень документов, при подписании которых будет использоваться электронная подпись;
- утверждаются формы электронных документов;
- определяется перечень лиц, уполномоченных на подписание документов электронной подписью;
- разрабатывается Положение об ЭДО компании (необязательно, если компания небольшая в все основные требования установлены в приказе);
- соответствующие изменения вносятся в учетную политику и в другие ЛНА компании, где есть упоминание требований по ЭДО.
Для ведения бухгалтерского и налогового учета требуется приказ
Как правило, распорядительный акт не считается основным документом для учета. Он служит лишь указанием на выполнение определенных действий. Однако в некоторых ситуациях его можно рассматривать как первичный документ – так практикуют многие бухгалтеры. Это возможно, если приказ содержит все необходимые атрибуты, перечисленные в статье 9 Федерального закона «О бухгалтерском учете» № 402-ФЗ или подтверждает факт совершения действия, например, акт о списании.
В пункте 2 статьи 9 Федерального закона № 402-ФЗ определен полный список необходимых данных, которые должны присутствовать в первичном бухгалтерском документе. В него входят: наименование документа и дата его составления, наименование юридического лица, описание хозяйственной операции, ее количественные и стоимостные показатели, указание должностей лиц, ответственных за документ, и их подписи.
Следовательно, электронные приказы, на основании которых бухгалтерия отражает операции в налоговом и бухгалтерском учете, должны отвечать установленным требованиям ( Письмо Министерства финансов РФ №03-03-06/1/82037 от 23.08.2022):
- бухгалтерского законодательства, в частности Федерального закона «О бухгалтерском учете» 06.12.2011 № 402-ФЗ;
- законодательства, регулирующего порядок составления электронных документов и правила их подписания электронной подписью – Федеральный закон «Об электронной подписи» от 06.04.2011 № 63-ФЗ.
Кадровые приказы: ЭДО имеет особенности
Для приказов, касающихся кадровых вопросов, установлен специальный порядок. Работодатель принимает решение о переходе на электронный документооборот в сфере управления персоналом (статья 22.2 Трудового кодекса Российской Федерации).
Данное решение принимается в форме локального нормативного акта, при этом учитывается позиция профсоюзной организации, при наличии таковой).
В подобном распоряжении требуется перечислить:
- используемые информационные системы,
- порядок доступа к ним,
- перечень электронных документов и категорий работников,
- сроки уведомления сотрудников о переходе на ЭДО.
Также работодатель обязан утвердить регламент использования электронного документооборота. Для этого требуется разработать и утвердить внутренний регламент, определяющий порядок действий. Законодательство не устанавливает конкретных требований к содержанию данного документа, однако он может охватывать следующие существенные элементы:
- Регламент работы с электронными документами устанавливает сроки для подписания или ознакомления с ними, принимая во внимание рабочее время персонала и частоту выполнения этих операций.
- В случае необходимости, организуются инструктажи для персонала, обучающие работе с системой электронного документооборота.
- Указаны ситуации, в которых применение бумажных носителей информации допустимо, даже при общем переходе на цифровой документооборот.
- Определяется процедура сотрудничества с представителями профсоюзов или комиссиями по разрешению трудовых конфликтов в условиях использования электронного документооборота, если это представляется нужным.
В соответствии со статьей 22.2 Трудового кодекса Российской Федерации, внедрение кадрового электронного документооборота (КЭДО) требует получения письменного согласия от каждого сотрудника. После предоставления такого согласия, отказ от использования электронного документооборота и возврат к бумажному варианту возможен лишь по согласованию с работодателем.
Работодатель вправе в любое время отказаться от применения электронного документооборота. В этом случае он должен уведомить персонал и вновь перейти на бумажный документооборот.
Предприятие также может решить перейти на другую систему для ведения электронных документов. Для этого необходимо предупредить работников, предоставить им доступ к новой платформе, обновить регламенты и подтвердить законность использования цифровых подписей.
Важно учитывать, что работники могут утверждать определенные документы посредством электронной системы, а другие – на бумажных носителях. Это допустимо при условии соответствия внутреннему порядку функционирования КЭДО и соблюдения норм трудового права. При этом не допускается дублирование документов, что запрещено Трудовым кодексом Российской Федерации.
Комментарий к документу. Разъяснения Минтруда России о кадровом ЭДО. Письмо Минтруда и соцзащиты России № 14-6/ООГ-653 от 12 февраля 2025 года