Начиная с 1 сентября 2026 года, использование электронной транспортной накладной (ЭТрН) станет обязательным при осуществлении автомобильных грузоперевозок между юридическими лицами и индивидуальными предпринимателями.
Основное требование: переход к электронному документообороту
С 1 сентября 2026 года для организации перевозок грузов на автомобильном транспорте между компаниями (юридическими лицами) и индивидуальными предпринимателями требуется обязательное применение электронной транспортной накладной. Если вы заказываете грузоперевозку у сторонней компании, оформление традиционной бумажной ТТН становится невозможным. Документ должен быть создан в электронном виде, подписан с использованием цифровых подписей и направлен в государственную информационную систему (ГИС) электронных перевозочных документов через аккредитованного оператора.
Однако законодатель предусмотрел исключения. Приказ Минтранса от 01.06.2026 № 262 зафиксировал закрытый перечень ситуаций, когда «бумага» еще легитимна.
Ограниченный перечень случаев, допускающих использование бумажной ТТН для автомобильных грузоперевозок
В случае соответствия хотя бы одному из перечисленных ниже условий, рекомендуется прибегнуть к ручному заполнению формы. В противном случае возможны административные и налоговые санкции.
- Технические сбои (отсутствие или нарушение связи). Данный пункт имеет свои ограничения. Разрешено использование бумажного варианта:
- при возникновении неполадок в работе программно-аппаратных комплексов, при условии официальной фиксации данного инцидента системой ГосСОПКА. Неполадка типа «компьютер завис» не является основанием для этого.
- в случае невозможности подключения к сети интернет (включая населенные пункты, включенные в специальный перечень Правительства РФ — распоряжение № 1855-р от 10.07.2025, в редакции от 16.04.2026).
- Специфика участников перевозки.Одно лицо.Организация может выступать и в роли отправителя, и в роли получателя груза одновременно. Данная ситуация возникает при пересылке товаров между принадлежащими компании складами (хозяйственные нужды) или при использовании услуг сторонней транспортной организации.
Обратите внимание: если транспортировка осуществляется собственным транспортом исключительно для удовлетворения собственных потребностей, оформление путевого листа является достаточным и не требует составления транспортной накладной. Однако, предоставление услуги грузоперевозки другому юридическому лицу с использованием принадлежащего вам транспорта квалифицируется как коммерческая перевозка, что предполагает обязательное наличие Электронной товарно-транспортной накладной (ЭТрН). Физическое лицо. Перевозка осуществляется для физического лица в целях, связанных с личными, семейными или домашними нуждами. Важный момент: если индивидуальный предприниматель осуществляет транспортировку товаров для ведения бизнеса, это рассматривается как коммерческая деятельность, и оформление транспортной накладной запрещено. Военные грузы.В случае, когда грузоотправителем или грузополучателем является Министерство обороны Российской Федерации. Иностранцы без аккредитации. В случае, если контрагентом выступает иностранная юридическая компания, данные о которой не содержатся в российском перечне аккредитованных филиалов и представительств. - Особые категории перевозок. Каботаж.Осуществление автомобильных перевозок иностранными транспортными компаниями из государств Евразийского экономического союза по территории Российской Федерации. Драгоценности.Транспортировка драгоценных металлов и драгоценных камней.
Необходимо учитывать, что особых положений для определенных секторов экономики (например, транспортировки сельскохозяйственной продукции) не установлено – изменения распространяются на все коммерческие грузоперевозки без каких-либо исключений.
Административные и налоговые риски, возникающие при нарушении установленных правил
Необходимо учитывать, что перечень, закрепленный приказом № 262, является исчерпывающим и не допускает произвольного толкования. В случае оформления бумажной товарно-транспортной накладной (ТТН) в ситуации, которая явно не предусмотрена, могут возникнуть различные негативные последствия:
- Инспектор ГИБДД имеет право выписать водителю штраф или сделать предупреждение за отсутствие необходимых сопроводительных документов. В соответствии с частью 2 статьи 12.3 Кодекса об административных правонарушениях, это может повлечь за собой предупреждение либо наложение штрафа в размере 500 рублей. Данный сценарий является наиболее вероятным и быстрым.
- В ходе проверки налоговый орган может признать бумажную ТТН недействительной. В результате этого: затраты на транспортировку будут исключены из перечня расходов, уменьшающих налогооблагаемую базу по налогу на прибыль, а также будет отказано в вычете «входного» НДС.
Технические требования к электронным подписям и используемым средствам
Чтобы работать с ЭТрН, необходимо:
- Получить электронные подписи. Лицам, занимающим руководящие должности или являющимся индивидуальными предпринимателями, необходимо использовать расширенную неквалифицированную электронную подпись (УКЭП). Водителям достаточно простой электронной подписи (ПЭП), которую можно получить через мобильное приложение оператора или с использованием аккаунта на портале «Госуслуги». Для завершения процесса подписания непосредственно в пути потребуется устройство, например смартфон или планшет, подключенное к сети интернет. Сотрудникам организации, уполномоченным подписывать документы от имени компании, понадобится машиночитаемая доверенность (МЧД).
- Необходимо подключиться к аккредитованному оператору информационной системы электронной подписи и документооборота (ИС ЭПД). Использование стандартного оператора для электронного документооборота счетов-фактур нецелесообразно, поскольку требуется специальная аккредитация для работы с транспортными документами.
Следует учитывать важный практический аспект: при выборе оператора обязательно убедитесь в наличии у него возможности роуминга (обмена данными) с операторами ваших контрагентов. По состоянию на дату начала действия регламентов, полноценный роуминг был доступен у операторов «Тензор» (СБИС), «Такском», «Контур» (Диадок), «Лерадата», ЦРПТ. В противном случае техническая возможность обмена документами может отсутствовать. - Следует учитывать установленные сроки подписания. Электронный транспортный накладной (ЭТрН) должен быть подписан водителем не позднее пяти рабочих дней после окончания рейса – это требование, закрепленное в правилах обмена электронными перевозочными документами.
Автор. Е.Грицак