Как не платить штрафы за ЕФС-1 в 2025 году

Персонифицированные данные отчетности объединяются в единую форму, которая называется ЕФС-1.

За отчетность по форме ЕФС-1 предусмотрены два разных вида штрафов:

1. За ошибки, непредставление, неточности в сведениях, сведения о сотрудниках – размер денежного наказания определен в рамках Федерального закона под номером 27.
2. За нарушение сроков и формата сдачи сведений, а также за несдачу отчетности – штрафы определены статьей 17 Федерального закона №27 от 14.07.2022, статьей 26.30 Федерального закона № 125, в редакции от 04.05.2023. и статьей 15.33.2 КоАП.

Форма ЕФС-1: перечень содержащихся данных и сроки ее предоставления

Форма ЕФС-1 состоит из двух разделов, в которых есть свои подразделы:

• Раздел 1. Информация о трудовой (иной) деятельности, страховом стаже, заработной плате и дополнительных страховых взносах на формирование пенсии.
• Раздел 2. Информация о начисленных страховых взносах по обязательным страховым случаям от несчастных случаев на производстве и профессиональных заболеваний.

Сроки предоставления формы электронного федерального отчета (ЕФС-1) варьируются. Для каждого раздела и подраздела предусмотрены свои сроки.

В зависимости от проведенных кадровых мероприятий и предоставленной информации, раздел, содержащий сведения о персучете, предоставляется систематически. Сроки его сдачи аналогичны срокам предоставления СЗВ-ТД и установлены для каждого подраздела.

Второй раздел, затрагивающий выплаты страховых сумм по случаям производственного травматизма, представляется четыре раза в год.

Установлены сроки предоставления разделов и подразделов формы ЕФС-1

Таблица подготовлена и предоставлена экспертами бератора Практическая энциклопедия бухгалтера

Раздел формы ЕФС-1	Срок сдачи в 2025 году
Подраздел 1.1 подраздела 1 «Сведения о трудовой (иной) деятельности»	Если организация произвела увольнение или найм сотрудника, либо временно прекратила/возобновила трудовые отношения, то отчетность должна быть предоставлена не позднее дня, следующего за днем подписания распорядительного документа; В случае заключения генерального подряда или прекращения действия договора, отчетность должна быть предоставлена не позднее рабочего дня, следующего за днем заключения (расторжения) договора. Отчетность по факту перевода сотрудника или смене названия компании должна быть предоставлена не позднее 25-го числа месяца, последующего за месяцем, в котором произошло данное событие.
Подраздел 1.2 подраздела 1 «Сведения о страховом стаже»	Ежегодная подача осуществляется не позднее 25 января, следующего за отчетным годом.
Подраздел 1.3 подраздела 1 (отчет для бюджетников)	Оплата производится каждый месяц, крайний срок – 25-е число месяца, следующего за отчетным.
В разделе 1, подразделе 2 рассматриваются вопросы, касающиеся стажа работы и досрочного выхода на пенсию работников	Предоставляется каждый год, не позже 25 января года, последующего за отчетным периодом.
Подраздел 3 раздела 1 – по допвзносам на накопительную пенсию	Отчетность предоставляется четыре раза в год, не позднее 25-го числа месяца, следующего за прошедшим кварталом.
Раздел 2 формы ЕФС-1	Квартальный отчет подается не позднее двадцати пятого дня месяца, следующего за прошедшим отчётным периодом

Штрафы за форму ЕФС-1

Нарушение установленных сроков предоставления отчетности, а также предоставление ложных или неполных данных о сотрудниках может повлечь за собой штраф.

Санкции предусмотрены в Кодексе об административных правонарушениях, Федеральном законе № 125 от 24 июля 1998 года «О принудительном социальном страховании на случай производственных травм и профессиональных заболеваний» а также в Федеральном законе № 27-ФЗ от 1 апреля 1996 года, регулирующем индивидуальный учет в системе обязательного пенсионного обеспечения.

Ошибки в сведениях по форме ЕФС-1

Финансовые санкции за неточности в данных о застрахованных предусмотрен в Федеральном законе № 27-ФЗ от 01.04.1996 «Об индивидуальном (персонифицированном) учете в системе обязательного пенсионного страхования».

В соответствии со статьей 17 Федерального закона № 27-ФЗ предусмотрен штраф за непредоставление или предоставление неточных, неполных данных о застрахованных лицах, являющихся работниками.

Размер этой финансовой ответственности – пятьсот рублей за каждого сотрудника.

Предоставление отчетности в неэлектронном виде является недопустимым)

Если в организации трудятся более десяти человек, то отчёт по унифицированной форме ЕФС-1 необходимо передавать исключительно посредством электронных каналов. При определении общего числа сотрудников учитываются все работники: как оформленные согласно трудовому соглашению, так и привлекаемые на основании гражданско-правовых договоров.

В соответствии со статьей 17 Федерального закона № 27-ФЗ от 1 апреля 1996 года «Об индивидуальном (персонифицированном) учете в системе обязательного пенсионного страхования» предусмотрен штраф за непредставление отчетности в электронном виде».

Он составляет 1 000 рублей.

Несоблюдение установленных сроков предоставления частей Единой формы отчетности (ЕФС-1),

В КоАП и Федеральном законе № 125-ФЗ от 24 июля 1998 года «Об обязательном социальном страховании от несчастных случаев на производстве и профессиональных заболеваний» предусмотрены штрафы за просрочку предоставления отчетности».

В случае несдачи подраздела 1.1 раздела 1 (ранее СЗВ-ТД):

• директору компании грозит предупреждение или штраф в размере 300 – 500 рублей по п. 2 ст. 15.33.2 КоАП,
• компании – штраф 500 рублей за каждого работника.

Если не сдан раздел 2 (ранее 4-ФСС):

• компании грозит штраф в размере 5 % от начисленных к уплате взносов (за послед. 3 мес. соответствующего периода) по п. 1 ст. 26.30 Федерального закона № 125, но не менее 1000 руб., и не более 30 % от данной суммы взносов.

Штраф за ЕФС-1 в 2025 году. Таблица

За что?	Размер штрафа	Чем установлен
Предоставление неполной или недостоверной информации о застрахованных лицах	500 рублей в отношении каждого работника	Статья 17 Федерального закона № 27-ФЗ от 01.04.1996
Форма не сдана в электронном формате	1 000 рублей	Статья 17 Федерального закона № 27-ФЗ от 01.04.1996
Несоблюдение установленного срока предоставления подраздела 1.1 раздела 1	директору грозит предупреждение или штраф в размере 300 – 500 рублей; компании – штраф 500 руб. за каждого работника.	П. 2 ст. 15.33.2 КоАП
Несоблюдение установленных сроков предоставления информации по взносам на травматизм (ранее – 4-ФСС)		П. 1 ст. 26.30 Федерального закона № 125 от 24.07.1998

В каком случае штрафов не будет

Федеральным законом № 237 от 14 июля 2022 года в статью 17 Федерального закона № 27 были внесены изменения, предусматривающие отмену ранее назначенного штрафа.

К ответственности компанию не привлекут:

1. Если бухгалтер ранее выявит неточности и ошибки в информации о застрахованных лицах и подаст уточненную декларацию.
2. В случае получения компанией извещения от фонда об обнаружении неточностей, сотрудник бухгалтерии может исправить данные и повторно представить их в срок до пяти рабочих дней.
   

Как исправлять ошибки в ЕФС-1

Поскольку ЕФС-1 представляется частями, а не единым документом, то и корректировки вносятся по частям, каждая со своими особенностями. Однако, поскольку титульный лист является общим для всей ЕФС-1, он включается в состав при каждом представлении, в том числе и при подаче исправлений.

• Подраздел 1.1.(СЗВ-ТД) Как отменить или исправить поданные сведения
• Подраздел 1.2.Отчет с типом «Корректирующая» или «Отменяющая»

Обязательный состав корректировочного отчета:

• Титульный лист.
• Раздел, подраздел, который корректируется.

В рамках одного отчетного периода и в отношении одного и того же работника нельзя одновременно указывать отметки «исходная» и «корректирующая» в отчете ЕФС-1.

Особенности корректировки разделов подразделов ЕФС-1

Подраздел, раздел	Как корректируется
Раздел 1.1 раздела 1: «Информация о трудовой (иной) деятельности»	В случае обнаружения неточностей, они заменяются на достоверные данные. Как отменить или исправить поданные сведения
Раздел 1.2 раздела 1: «Сведения о страховом стаже»	В корректирующем отчете в поле, предназначенном для указания корректировки, необходимо поставить отметку “х” и указать год, данные которого подвергаются исправлениям. Отчет с типом «Корректирующая» или «Отменяющая»
Подраздел 1.3 подраздела 1 (отчет для бюджетников)	Представляется уточненный отчет. В нем фиксируется месяц, относящийся к корректировке, и все суммы пересматриваются стандартным способом (в столбце 24).
Второй подраздел первого раздела содержит информацию о трудовом стаже работников, которым была предоставлена досрочная пенсия.	Составляется обновленный отчет. В нем фиксируется год внесения изменений и пересматривается основание для корректировки. Этот документ предоставляют при необходимости исправления информации в подразделе 2 раздела 1 с типом «исходный».
Раздел 2 формы ЕФС-1	Предоставляется дополненная справка о платежах за определенный промежуток времени.