В случае отказа компании предоставить запрошенные документы Налоговой инспекции по решению руководителя или бухгалтера, ей может быть назначен штраф:
по статье 126 НК РФ в размере 200 рублей за каждый непредставленный документ;- по ст.129.1 НК РФ – в размере 5 000 рублей (при повторном нарушении в течение года – в размере 20 000 рублей) за несообщение сведений по следке или информации о деятельности контрагентов.
В случае возникновения конфронтации с представителями налоговых органов, они обладают правом проведения выемки документов, основываясь на статье 94 Налогового кодекса Российской Федерации.
Сроки предоставления документов по запросу налогового органа
Налоговые органы требуют предоставления документов в установленные ими сроки. Чаще всего это происходит в процессе проверки деятельности компании или при уточнении данных о совершенной сделке.
Предоставление запрошенных у проверяемой организации документов необходимо осуществить в течение десяти рабочих дней. В случае проверки партнера, то есть при наличии взаимной проверке, срок составляет пять рабочих дней. На подачу документов, касающихся конкретной сделки, также выделено десять рабочих дней.
В случае, если не удается оперативно найти необходимые документы
Налоговый кодекс РФ предусматривает возможность продления срока погашения задолженности. Для реализации этой опции требуется подать в налоговый орган специальное Сообщение об отсутствии возможности предоставить необходимые документы в назначенные сроки (информации) в срок, не превышающий дня, следующего за днем получения требования из налогового органа (абз. 2 п. 3 ст. 93 НК РФ).
Форма утверждена Приказом ФНС России от 21.02.2024 № СД-7-2/148@ (Скачать форму).
Предоставить этот документ в инспекцию можно несколькими способами: лично или через представителя, почтой заказным письмом, в электронном виде через оператора ЭДО по телекоммуникационным каналам или через личный кабинет на сайте Федеральной налоговой службы.
Указанное уведомление дает возможность увеличить установленный ранее срок для сбора требуемых документов. В нём следует изложить причины, препятствующие своевременному выполнению запроса налогового органа, и указать период, необходимый для подготовки всех материалов в надлежащем порядке».
Образец ответа в налоговый орган, уведомляющий о невозможности предоставить документы
Как правило, в запросе о продлении срока сбора необходимых документов перечисляются следующие основания:
- большой объем запрашиваемых документов;
- отпуск директора или главного бухгалтера, из-за чего временно нет доступа к архивам и базам данных;
- документы переданы партнерам, например, аудиторам или бухгалтерской фирма не аутсорсинге (нужно указать регистрационные данные партнера);
- документы изъяты сотрудниками МВД, Прокуратуры, ФСБ и т.п. (указать протокол выемки);
- документы утеряны;
- документы уничтожены в виду истечения срока хранения;
- запрошенные документы компания не составляла и не получала от контрагентов.
Заявки на продление сроков должны быть подкреплены вескими основаниями. Желательно прикладывать к ним подтверждающие документы, такие как лист нетрудоспособности главного бухгалтера, акт о передаче документов в архив, расположенный в другом городе, и подобные бумаги.
Документы утеряны
В случае утраты документов необходимо будет сообщить о времени и обстоятельствах произошедшего. Для этого потребуются служебные записки от сотрудников, приказ руководителя о создании комиссии для расследования пропажи и соответствующий акт.
В случае повреждения или утраты документов вследствие чрезвычайной ситуации, необходимо обратиться в компетентные органы для получения подтверждения факта потери имущества и документов (например, в МЧС, МВД и другие ведомства.).
В любом случае потребуется восстановление документов. Их отсутствие не позволит подтвердить сведения, содержащиеся в бухгалтерском и налоговом учете (письмо Минфина 07.06.2013 № 03-02-07/1/21191).
Как правило, судебные органы признают штраф законным, если компания не предприняла действий по восстановлению утерянных документов.
Фактическое утеря документов вследствие чрезвычайной ситуации может послужить основанием для продления сроков выполнения требования налогового органа.
Уничтожение документов произведено в связи с окончанием срока их хранения
В налоговую инспекцию не требуется предоставлять документы, установленные сроки хранения которых истекли.
В уведомлении, которое составляется в связи с уничтожением документов по истечении установленного срока хранения, необходимо указать Акт уничтожения и сослаться на российские нормативные акты, определяющие эти сроки.
Документы направлялись ранее
В случае, если в уведомлении упоминается, что компания ранее отправляла в налоговую инспекцию запрошенные документы, необходимо указать реквизиты письма, которым они были переданы, а также наименование налогового органа, получившего эти документы (пункт 5 статьи 93 НК РФ).