В 2026 году Федеральная налоговая служба и Социальный фонд России продолжают уделять особое внимание соответствию показателей в формах РСВ и ЕФС-1. Однако принцип полного соответствия данных в каждой строке не всегда соблюдается.
РСВ и ЕФС-1 предназначены для решения различных задач. Отчёт РСВ направляется в налоговую инспекцию и содержит сведения о страховых взносах на обязательное пенсионное, медицинское и социальное страхование. ЕФС-1 (раздел 2) предоставляется в Социальный фонд и включает данные о трудовом стаже, персональные данные и взносы по страхованию от несчастных случаев на производстве и профессиональных заболеваний.
Несмотря на различия, обе формы основаны на общей базе – кадровом и зарплатном учете. Именно это обуславливает возникновение неизбежных пересечений, которые налоговые органы проверяют в автоматическом режиме.
Зеленая зона: факторы, определяющие допустимые отклонения
Существуют законные основания для расхождений в информации.
- Среднесписочная численность (ССЧ). Обычно данные, представленные на титульном листе Расчета по страховым взносам (РСВ) и в разделе 2 формы ЕФС-1, должны совпадать. Однако, существует исключение для компаний, имеющих филиалы. В случае, если обособленное подразделение самостоятельно осуществляет выплату заработной платы и имеет собственный банковский счет, его работники учитываются в единой системе страховых счетов (ССЧ) головной организации. Филиал при этом не отражает ССЧ в своей отчетности. В таком случае расхождения допустимы и не являются нарушением.
- Договоры ГПХ. В разделе 1.2 формы ЕФС-1 (сведения о стаже) может быть указан период с кодом «ДОГОВОР». В этом случае в отчете по страховым взносам (РСВ) выплаты по данному договору могут не сопровождаться начислением взносов. Альтернативно, страховые взносы могут быть начислены, но соответствующая запись в стаже отсутствует. Обе эти ситуации являются допустимыми. К примеру, при заключении договора с самозанятым лицом или иностранным гражданином, временно пребывающим на территории РФ, взносы на обязательное пенсионное страхование и обязательное социальное страхование от несчастных случаев на производстве и профессиональных заболеваний не уплачиваются, однако сведения о периоде работы в ЕФС-1 необходимо отразить. Главное условие – наличие документа, подтверждающего данные сведения (например, договор и сведения о статусе исполнителя).
- Разная структура баз по взносам. РСВ использует данные из баз, содержащих информацию по обязательным пенсионным, медицинским и выплатно-накопительным обязательствам. Данные по взносам на травматизм содержатся в ЕФС-1 (раздел 2) и не могут быть идентичны данным, содержащимся в базе по взносам на травматизм, в соответствии со статьей 20.1 Закона № 125-ФЗ. К примеру, пособия по временной нетрудоспособности облагаются взносами на травматизм, однако не учитываются в базе по взносам на травматизм. Эта разница является закономерной и не нуждается в корректировке.
Красная зона: факторы, нуждающиеся в срочном устранении
Перечисленные ниже расхождения являются прямыми ошибками. Их обнаружение повлечет за собой запрос из фонда или налоговой службы, а в случаях, когда проблема не была решена своевременно, – к начислению штрафа.
- Ошибки в персональных данных: неверный СНИЛС, опечатка в ФИО или дате рождения. Если в подразделе 3.1 РСВ и подразделе 1 раздела 1 ЕФС-1 данные разнятся, система автоматически отторгнет отчет. Исправлять такие ошибки нужно через «уточненки» с типом «ДОП».
- Разные периода отражения выплат. Отпускные были начислены бухгалтером в марте, но выплачены в апреле. Сумма отчислений в РСВ будет учтена в первом квартале, а в персонифицированном учете ЕФС-1 – во втором. При проверке это может быть выявлено как несоответствие. Подобная ситуация часто возникает при перерасчете заработной платы, выплате пособий по временной нетрудоспособности и начислении годовых премий. Корректировать данные формально не требуется, однако к запросу необходимо будет подготовить подробные разъяснения с приложением расчетных ведомостей.
- Ошибки в составе сотрудников. В разделе 3 РСВ (сведения о начисленных взносах) присутствует информация о сотруднике, однако он отсутствует в отчете ЕФС-1 (стаж не предоставлен). Возможен и обратный сценарий: сотрудник был уволен, но в ЕФС-1 он все еще указан как действующий работник. Для устранения подобных несоответствий необходимо подать уточненные (дополняющие) формы.
- Некорректная база для начисления взносов. Неверный расчет суммы налогооблагаемой и необлагаемой выплат (включая суточные надбавки сверх установленного лимита, материальную помощь, дивиденды) вызовет расхождение показателей в строке 030 расчетного листка и строке 1 формы ЕФС-1. Это может повлечь за собой доначисление страховых взносов, начисление пеней и штрафных санкций согласно статье 122 Налогового кодекса Российской Федерации.
- Ошибки в разделе «травматизм» ЕФС-1. Размер базы по взносам на травматизм (строка 3 подраздела 2.1) не должен превышать базу по взносам на несчастные случаи на производстве (строка 050 подраздела 1.1 РСВ). Она может быть меньше или равна ей (с учетом выплат, которые не подлежат обложению взносами на травматизм, но облагаются взносами на несчастные случаи на производстве). Если ситуация обратная, то это, безусловно, ошибка.
Таблица: что должно совпадать обязательно
|
Показатель
|
|
|
|
|
Среднесписочная численность |
Титульный лист |
Раздел 2 |
Строгое совпадение (кроме филиалов) |
|
ФИО, СНИЛС, ИНН |
Подраздел 3.1 раздела 3 |
Подраздел 1 раздела 1 |
Полная идентичность |
|
Сумма выплат |
Строка 030 подраздела 1.1 |
Строка 1 подраздела 2.1 |
Равенство или обоснованная разница |
|
Необлагаемые суммы |
Строка 040 подраздела 1.1 |
Строка 2 подраздела 2.1 |
Равенство или обоснованная разница |
|
База для взносов |
Строка 050 подраздела 1.1 |
Строка 3 подраздела 2.1 |
РСВ >= ЕФС-1 (по травматизму) |
Пошаговая инструкция при обнаружении расхождений
Шаг 1. Диагностика причины. Сопоставьте данные бухгалтерских регистров (аналитика по счетам 70, 69), кадровые распоряжения и подлинники договоров гражданско-правового характера. Установите, является ли выявленная разница реальной (связанной с филиалом, ГПХ с особым статусом) или обусловлена ошибкой (использование неверного СНИЛС, отсутствие пропуска у сотрудника).
Шаг 2. Если причина объективна. Корректировка отчётности не требуется. Однако, для соответствия возможным запросам ФНС или СФР необходимо подготовить пакет документов, включающий копии договоров аренды, положение об оплате труда и расчетные ведомости. В случае получения запроса, ответ представляется в письменной форме в свободной форме с приложением указанных документов.
Шаг 3. Если допущена ошибка:
- В случае, если отчетность не предоставлена, необходимо внести изменения в базу данных и подготовить актуальные файлы, содержащие достоверные сведения.
- В случае, если отчетность уже предоставлена, необходимо подготовить уточненный отчет.
- Для РСВ: указывается номер корректировки (1, 2…).
- Для ЕФС-1 необходимо представить дополнительную форму с типом «ДОП» в отношении сотрудников, по которым были допущены ошибки или имели место пропуски).
Шаг 4. Ответ на требование фонда или налоговой. Ответ необходимо предоставить в течение пяти рабочих дней с момента получения запроса. Задержка может повлечь за собой штрафные санкции. Следует направить либо корректирующие данные, либо аргументированные разъяснения.
Как составить пояснение: образец и структура
Единой установленной формы разъяснений в Социальном фонде России по ЕФС-1 не предусмотрено. Данный документ разрабатывается по усмотрению организации, но оформляется на фирменном бланке. Перечислены обязательные элементы.
- Заголовок. Адресат (руководитель отделения Социального фонда России, адрес), отправитель (наименование, ИНН, КПП, регистрационный номер в СФР).
- В ответе необходимо указать исходящий номер и дату, а также ссылку на номер обращения в фонд.
- В чем заключается расхождение: данные о конкретном работнике (указываются ФИО, СНИЛС), период, в котором возникло расхождение, и суммы, не совпадающие в отчетах ЕФС-1 и РСВ).
- В ЕФС-1 указаны выплаты по договору гражданско-правового характера с Ивановым И.И. на сумму 50 000 рублей. Начисления взносов на обязательное пенсионное страхование и на обязательное социальное страхование на случай временной нетрудоспособности не производились на основании пункта 2 пункта 2 статьи 246.1 Налогового кодекса Российской Федерации, поскольку исполнитель выступает в качестве самозанятого. Взносы на обязательное социальное страхование от несчастных случаев на производстве и профессиональных заболеваний начислены в соответствии со статьей 20.1 Федерального закона № 125-ФЗ. Таким образом, база для расчета взносов на обязательное социальное страхование от несчастных случаев на производстве в ЕФС-1 превышает базу для расчета взносов на обязательное социальное страхование на случай временной нетрудоспособности в РСВ.»
- Перечень документов: копия гражданско-правового договора, скриншот подтверждения статуса самозанятого, расчетная ведомость.
- Подписи.
Риски и штрафы за нестыковки
Неучет различий или задержка с предоставлением разъяснений могут привести к прямым финансовым убыткам.
В соответствии со статьей 17 Федерального закона от 1 апреля 1996 года № 27-ФЗ, за ошибки, допущенные в форме ЕФС-1, предусмотрен штраф в размере 500 рублей за каждого застрахованного работника.
В соответствии со статьей 122 Налогового кодекса РФ, за ошибки, допущенные при расчете и подаче отчета по страховым взносам (РСВ), предусмотрены штрафы. Их размер составляет 20% от суммы недоплаченных взносов, возникших вследствие некорректного определения налогооблагаемой базы. Помимо этого, начисляются пени за каждый день просрочки.
Профилактика: как не доводить до штрафов
Для предотвращения неожиданных расхождений между ЕФС-1 и РСВ необходимо использовать базовые принципы внутреннего контроля.
- Ежеквартальная сверка. Прежде чем подавать отчеты РСВ и ЕФС-1, необходимо составить оборотно-сальдовые ведомости для каждого работника. Убедитесь, что итоговые данные по выплатам и уплаченным взносам совпадают с информацией, указанной в отчетах.
- Контроль договоров ГПХ. Необходимо создать отдельный реестр договоров с указанием статуса контрагента (сотрудник, индивидуальный предприниматель, самозанятый, иностранный гражданин). Это позволит корректно установить, требуется ли отражать его данные в отчете по страховым взносам (РСВ) и в сведениях о трудовом стаже, предоставляемых в форме ЕФС-1.
- Актуализация базы СНИЛС. Перед составлением индивидуальных данных рекомендуется проверить список работников с помощью сервиса проверки СНИЛС на официальном сайте Социального фонда России. Эта процедура не требует финансовых затрат и позволяет избежать 90% возможных ошибок.
- Обновление ПО. Регулярно обновляйте бухгалтерскую программу.
Автор. Е.Грицак