Решение о необходимости подачи нулевого отчета по форме шесть-НДФЛ существует. Заполнение данного документа не является обязательным требованием. Тем не менее, предварительно следует удостовериться в том, что речь идет именно о нулевом варианте и отсутствуют данные для его формирования. В противном случае возможны негативные последствия. Рассмотрим ситуацию подробнее.
Когда сдают 6-НДФЛ
Налоговое законодательство обязывает налоговых агентов представлять ежеквартальные отчеты по форме шесть-НДФЛ. Этот документ содержит сведения обо всех физических лицах, получивших доходы от организации или индивидуального предпринимателя: размеры выплат, предоставленные льготы и удержанные суммы налога с дохода (пункт 1 статьи 80 Налогового кодекса).
Если компания или ИП не производили выплаты физическим лицам, то представление нулевой отчетности по форме шесть-НДФЛ допустимо без обязательного требования (письменное разъяснение Федеральной налоговой службы от 4 мая 2016 года № БС-4-11/7928). При этом, если организация все же сформирует такой документ, инспекция должна принять его.
Даже если нулевой отчет 6-НДФЛ не требуется, к этому вопросу следует относиться с должной серьезностью. Необходимо тщательно проверить, что данные для его составления отсутствуют.
Проверьте, все ли показатели нулевые
В ситуациях, когда организация не осуществляет деятельность и не производит выплаты физическим лицам, допустимы нулевые значения в форме 6-НДФЛ. К таким случаям может относиться, например, недавно созданная компания или организация, находящаяся в процессе ликвидации. Однако существуют и другие варианты.
Требуется провести анализ, осуществляла ли компания выплаты физическим лицам, не ограничиваясь только заработной платой. Помимо зарплаты, фирма могла производить следующие выплаты:
- дивиденды;
- материальную помощь;
- арендную плату и др.
Необходимо учитывать, что расчет ведется с начала года по принципу нарастающего итога. Следовательно, если выплаты были осуществлены в первом квартале, а затем в течение оставшегося года не производились, то расчет потребуется произвести как за полугодие, так и за девять месяцев, и за год.
Если в штате компании отсутствуют сотрудники, а также если таковые выплаты не производились, то представление отчета 6-НДФЛ не требуется и является необязательным.
Для заполнения нулевого расчета по форме 6-НДФЛ не требуется специальных знаний.
На обложке документа необходимо указать фирменное наименование организации вместе с ее идентификационными данными, временной отрезок, охватываемый отчетом, а также код налогового органа, в который он будет подан.
В разделах 1 и 2, во всех позициях, где требуется указать числовые значения, необходимо вносить нули.
Когда декларация формы 6-НДФЛ не может быть составлена без указания данных.
В ситуации, когда организация в течение календарного года произвела хотя бы одну выплату работникам или контрагентам, формирование нулевого отчета по форме 6-НДФЛ требует повышенной внимательности.
Когда отчетность 6-НДФЛ не формируется с нулевыми значениями
Предприятие было официально учреждено в первом квартале 2020 года. В штате числился единственный руководитель, который находился в неоплачиваемом отпуске.
За отчетный период первого квартала компания предоставила нулевую форму 6-НДФЛ – начисление доходов и удержание подоходного налога не осуществлялись.
Во втором квартале сведения стали доступны для составления отчета.
В мае 2020 года директор осуществлял трудовую деятельность в течение всего месяца. Ему была начислена заработная плата, и был рассчитан НДФЛ. Выплата была произведена в июне. В июне же был уплачен налог в бюджет.
Начиная с первого июня, директор вновь приостановил работу по собственному желанию до тридцатого сентября.
По итогам второго квартала организация предоставила форму 6-НДФЛ, содержащую заполненные части, касающиеся полученного дохода, сумм удержанного и переведенного в бюджет налога согласно установленному графику.
В представленном документе о результатах деятельности за прошедший квартал отсутствуют показатели, свидетельствующие об отсутствии операций. Обязательно необходимо заполнить первую часть – касающуюся суммы начисленной оплаты труда и удержанных платежей в бюджет.
Какая опасность возникает при отказе от предоставления нулевого отчета?
Причина заключается в том, что контролирующий орган не располагает информацией о проведенных выплатах сотрудникам.
Необходимо официально проинформировать налоговую службу об отсутствии выплат и подтвердить отсутствие нарушений при этом. В противном случае, если налоговый орган не получит отчет от организации, возможна блокировка банковских счетов.
Инспекцию можно проинформировать двумя способами.
Первый вариант – это письмо, оформленное в свободной форме. Передать его можно курьером, почтой или посредством телетайпной связи.
Альтернативный вариант заключается в предоставлении нулевой декларации по форме 6-НДФЛ, которую налоговый орган обязан принять к рассмотрению.