Возмещение сотруднику затрат на такси и отнесение их к расходам, уменьшающим налогооблагаемую базу по прибыли, допустимо лишь при наличии производственной необходимости и отсутствии альтернативных вариантов, таких как общественный транспорт.
Компания может направлять полученную прибыль на компенсацию расходов сотрудников, включая оплату такси для служебных или личных нужд. Решение о распределении прибыли принимает руководитель, однако для признания подобных расходов при расчете налогооблагаемой прибыли потребуется подтверждение, основанное на нормативных актах, экономической целесообразности и документальном оформлении.
Каким образом закрепить возможность использования такси сотрудниками для деловых поездок?
Если администрация организации решила компенсировать служебные командировки на такси, порядок компенсации, размер выплат и правила их осуществления должны быть закреплены в локальном нормативном документе (часть вторая статьи 164 Трудового кодекса). В более крупных компаниях эти положения могут быть отражены в коллективном соглашении.
В большинстве случаев работодатель должен оплачивать расходы на служебные поездки для всех сотрудников. В случае, когда работа носит разъездной характер (согласно статье 168.1 Трудового кодекса РФ), размер и порядок компенсации затрат на такие поездки определяются трудовым или коллективным договором, либо локальным нормативным документом).
Внутренний нормативный документ компании, определяющий порядок использования такси для всех сотрудников, должен содержать:
- Обоснование ситуаций, при которых работникам разрешено использовать услуги такси. К примеру, поломка или плановое техническое обслуживание служебного автомобиля; отсутствие возможности добраться общественным транспортом до места назначения; удаленность расположения объекта от остановок общественного транспорта; транспортировка груза весом более ХХ килограммов; доставка документов особой значимости; сопровождение клиентов и тому подобное.
- Перечень сотрудников, имеющих право на использование такси. Это может быть указание конкретных имен, должностей или видов деятельности.
- Для организации деловых поездок сотрудников можно использовать определенные службы такси. В частности, компания может определить, что все рабочие поездки должны осуществляться через таксопарк, с которым заключен договор на предоставление услуг корпоративного такси.
- Порядок оформления и использования такси регламентируется, в частности, путем обязательного предоставления служебных записок или через назначение ответственного сотрудника, который будет осуществлять заказ.
- Список необходимых документов для отчетности и установленные сроки предоставления информации. Например, при организации поездки на такси требуются: заявление, внутренняя инструкция. Для представления отчета финансовой службе необходимо предоставить: кассовый чек, скриншот подтверждения оплаты, справка от службы такси, выписка из личного кабинета пользователя.
- Выплата компенсации производится в установленном порядке и в определенные сроки, в частности, путем зачисления денежных средств на банковскую карту работника.
- Существуют определенные рамки, например, максимальное число разрешенных поездок.
- Другое.
Как учитывать расходы на такси
В соответствии с разъяснениями Минфина России (письмо от 03.06.2024 № 03-03-06/1/50926), организация обязана возместить затраты на проезд, если они обусловлены исполнением служебных функций и были произведены по согласованию или указанию работодателя, а также соответствуют требованиям пункта 252 Налогового кодекса:
- обоснованы,
- документально подтверждены,
- произведены для осуществления деятельности, направленной на получение дохода.
Выплаты для покрытия расходов на служебные командировки можно отнести к другим затратам, связанным с производством и продажей продукции согласно подпункту 49 пункта 1 статьи 264 Налогового кодекса или же включить в состав внереализационных издержек (статья 265 НК РФ).
При возмещении транспортных расходов сотрудникам, чья работа связана с выезды из офиса, сложности в их учете возникать не будут. Обычно такие расходы признаются экономически целесообразными и включаются в состав прочих затрат, связанных с производством и продажей продукции согласно подпункту 49 пункта 1 статьи 264 Налогового кодекса РФ.
В ситуациях, когда поездка не имеет прямой связи с реализацией товаров или производственным процессом, компенсация включается в состав внереализационных издержек. К примеру, если сотрудник направляется на такси для участия в судебном заседании (подпункт 10 пункта 1 статьи 265 Налогового кодекса РФ).
Расходы на такси, связанные с командировками других сотрудников и разовые поездки, могут быть отнесены к прочим или внереализационным расходам. При этом необходимо тщательно оформлять сопутствующую документацию. Как отмечалось ранее, для компенсации расходов на такси требуется локальный нормативный акт, в котором должны быть предусмотрены ситуации, когда заказ такси является допустимой альтернативой поездке на общественном транспорте.
Следует учитывать, что оплату проезда на такси по маршруту от дома до работы и обратно нельзя включить в состав вычитаемых расходов, если это не оговорено в трудовом соглашении или не вызвано производственной необходимостью.
Обоснование расходов на такси для работников
Для признания расходов затратами необходимо соблюдение условий, установленных пунктом 1 статьи 252 Налогового кодекса Российской Федерации. Возникшие издержки должны быть:
- обоснованными,
- документально подтвержденными,
- произведенными для осуществления деятельности, направленной на получение дохода.
Производственный характер.В случае отсутствия в трудовом соглашении указания на необходимость выездной работы, допустимо предоставление служебными лицами заявлений о потребности в командировке, письменных предписаний от начальства и подобные документы.
Обоснованностью затрат. Расходы на поездку считаются оправданными, если отсутствует возможность использования общественного транспорта, служебный автомобиль неисправен или отсутствует, поездка приходится на позднее время суток, место работы расположено удаленно от населенных пунктов, не имеет доступа к маршрутам общественного транспорта и является труднодоступным и тому подобное. Иными словами, любые обстоятельства, объясняющие невозможность использования общественного транспорта работником. Подтверждением обоснованности поездки может служить и предоставленный маршрут.
Оплату поездки на такси подтверждают:
- чек ККТ;
- чек, сформированный в соответствии со ст. 14 Закона от 27.11.2018 № 422-ФЗ;
- скриншот или PDF-квитанция из приложения оператора такси (Яндекс, Uber, Ситимобил);
- заказ-наряд на предоставление транспортного средства от оператора такси;
- отчет оператора такси при корпоративном тарифе;
- распечатка из приложения оператора такси с указанием маршрута, даты, времени и цены.
- другие.
НДФЛ и страховые взносы
Когда компания оплачивает такси для своих служащих из-за необходимости, связанной с работой, и при отсутствии альтернативы в виде общественного транспорта, выплата за проезд не рассматривается как доход, подлежащий налогообложению по НДФЛ или обложенный страховыми отчислениями (согласно письмам Минфина от 9 марта 2023 года № 03-04-05/19536 и от 3 ноября 2021 года № 03-01-10/89249).
Тем не менее, в вопросе страховых платежей с этих выплат Минфин придерживается другой точки зрения. Поскольку эти доходы отсутствуют в статье 422 Налогового кодекса, требуется внести взносы (согласно письму Минфина от 26 февраля 2024 года № 03-04-05/16419).