С 1 сентября 2026 года в России начнет действовать обязательный электронный документооборот (ЭДО) в сфере транспорта. Согласно новому правилу, бумажные транспортные накладные, путевые листы и заказы-заявки не будут приниматься при осуществлении коммерческих перевозок. Для предприятий это является значимым
этап цифровизации логистики, который требует подготовки и внедрения новых инструментов.
Сервис является одним из основных шагов для внедрения электронного документооборота в сфере транспорта Контур Логистика, он облегчает оформление и обмен электронными транспортными накладными, снижает вероятность ошибок и позволяет экономить время.
Транспортный электронный документооборот (ЭДО) представляет собой систему цифрового обмена документами, связанными с транспортировкой грузов. Электронные перевозочные документы (ЭПД) – это цифровая форма традиционных бумажных документов, используемых в процессе перевозки товаров
Транспортный ЭДО — это комплекс, предназначенный для передачи юридически значимых документов, связанных с перевозками, в электронном виде. Он позволяет:
- создание документов в стандартизированном формате;
- создание документов в стандартизированном формате;
- передачу через аккредитованных операторов в государственную информационную систему (ГИС ЭПД);
- хранение в безопасном электронном архиве.
Основные виды цифровых документов:
- Электронная транспортная накладная (ЭТрН) — содержит информацию об условиях транспортировки, деталях о перевозимом грузе и сторонах, задействованных в сделке.
- Электронный заказ или заявка (ЭЗЗ) — определение маршрута, условий транспортировки и ее стоимости.
- Электронный договор фрахтования (заказ-наряд) — используется в особых ситуациях, в частности, когда груз сопровождается уполномоченным лицом.
- Электронный путевой лист (ЭПЛ) — принимает во внимание особенности эксплуатации транспортного средства и деятельность водителя во время рейса.
- Экспедиторские документы — передача поручения экспедитору, подтверждение получения экспедитором, документ, подтверждающий факт приема товара на складе.
Весь этот объем документации формируется в формате XML, заверяется с использованием квалифицированной электронной подписи (КЭП) и отправляется посредством оператора электронного документооборота.
Зачем государство вводит обязательный ЭДО
Эксперимент, проведенный Министерством транспорта в 2020 году, продемонстрировал, что внедрение цифровых транспортных накладных и путевых листов:
- ускоряет документооборот;
- снижает расходы на печать и логистику документов;
- повышает прозрачность перевозок;
- облегчает контроль со стороны государственных органов.
Начиная с 2022 года применение электронного транспортного документооборота (ЭТрН) не являлось обязательным. Тем не менее, с сентября 2026 года введение электронного транспортного документооборота станет обязательным для всех коммерческих грузоперевозок, осуществляемых автомобильным транспортом.
Какие документы будут обязательными
После внедрения электронного документооборота для перевозчиков оформление документов осуществляется в электронной форме:
- Электронные транспортные накладные;
- Заказы и заявки на перевозку;
- Экспедиторские документы;
- Транспортные накладные, используемые при перевозке грузов авиационным и железнодорожным транспортом.
Использование бумажных носителей допускается лишь в исключительных ситуациях, таких как отсутствие доступа к электронным средствам связи или при перевозке специфических грузов. Конкретный список таких случаев устанавливается Министерством транспорта.
Особенности работы с алкогольной продукцией
Перевозка алкогольных и спиртосодержащих напитков регламентируется особыми правилами:
- с 1 марта 2026 года бумажная ТТН перестанет подтверждать легальность оборота;
- для маркируемых товаров (пиво, медовуха, сидр) применяется электронный УПД, данные передаются в систему маркировки «Честный знак»;
- при автомобильной перевозке УПД предъявляется вместе с ЭТрН или ЭПЛ.
Вплоть до 1 марта 2027 года продлен переходный этап, который разрешает временное применение бумажных носителей информации.
Как работает электронный документооборот
Все документы передаются через ГИС ЭПД — федеральную систему для фиксации:
- фактов подписания ЭПД;
- сведений о перевозках;
- статусов и идентификаторов документации.
Компании подключаются к ГИС ЭПД через аккредитованных операторов. Одним из лидеров рынка является сервис Контур Логистика:
- проверяет корректность заполнения документов;
- отправляет ЭПД в ГИС ЭПД и контрагентам;
- обеспечивает обмен документами между всеми участниками перевозки;
- хранит электронный архив с круглосуточным доступом.
Как осуществляется передача электронной транспортной накладной
Пример работы с Электронная товарная накладная оформляется посредством сервиса Контур Логистика :
- Отправитель формирует сопроводительную накладную, подтверждает её подписью КЭП и передает оператору.
- Документ поступает перевозчику.
- Водитель подтверждает получение груза, используя электронную подпись).
- Перевозчик подписывает титул КЭП.
- Получение груза подтверждается подписью грузополучателя в соответствующем документе.
- Перевозчик завершает оформление.
- Оператор отправляет сведения о подписании в ГИС ЭПД.
В результате каждый участник получает электронный документ, имеющий юридическую силу.
Структура ЭТрН: титулы и подписи
Обязательные разделы:
- Грузоотправитель предоставляет информацию об условиях транспортировки, а также сведения о перевозимом грузе;
- Перевозчик — состояние груза при приёмке;
- Грузополучатель — подтверждение получения;
- Перевозчик — сдача груза.
Необязательные:
- Необязательные:
- переадресация;
- смена водителя или транспортного средства.
Для подтверждения подлинности каждый титульный лист содержит квалифицированную электронную подпись.
Когда ЭТрН не требуется
Электронная транспортная накладная не создается в случаях, когда:
- отсутствует договор перевозки;
- доставка выполняется собственным транспортом без выделенной услуги;
- осуществляется самовывоз;
- груз перемещается между филиалами одной компании.
В подобных ситуациях затраты на перевозку подтверждаются соответствующими документами, такими как акты, договоры или путевые листы.
Преимущества перехода на транспортный ЭДО
- Снижение расходов — сокращение расходов на бумагу, доставку и хранение документов.
- Ускорение процессов — документы подписываются в электронном виде, что позволяет уменьшить время, затрачиваемое на цикл отгрузки до оплаты.
- Прозрачность и контроль — руководство имеет возможность отслеживать текущий статус рейса и подтверждение подписания документов в режиме реального времени.
- Снижение ошибок — интеграция с 1С, SAP и другими системами позволяет сократить объем ручного ввода данных.
Как подготовиться к переходу
- Получение КЭП и МЧД — для уполномоченных сотрудников предусмотрена возможность использования квалифицированной электронной подписи и машиночитаемой доверенности.
- Подключение к оператору ЭДО — посредством веб-сервиса или интеграции с системой бухгалтерского учета (API, модуль 1С).
- Техническая подготовка сотрудников — необходимо обеспечить водителей и складской персонал смартфонами или планшетами с возможностью подключения к мобильной сети.
Итог
Электронный документооборот в сфере транспорта (ЭДО) – это не только замена бумажных носителей, но и создание современной логистической инфраструктуры:
- ускорение процессов;
- снижение издержек;
- прозрачность для бизнеса и контроля со стороны государства.
С помощью сервиса Контур Логистика организации могут безболезненно внедрить электронный документооборот, предотвратить начисление штрафов и оптимизировать управление логистикой. Рекомендуется начать подготовку заблаговременно, чтобы обеспечить полную готовность к обязательному переходу, который состоится в сентябре 2026 года.
ООО «НИТ» ИНН 7707696787
erid: 2VtzqvRskLN