Выдача подотчетных средств наличными происходит нечасто, предпочтительнее использовать перечисление на карту. Однако необходимо учитывать, что банковский контроль ужесточается, и банк может списать деньги, переведенные работнику на карту, для других нужд, а также заблокировать саму карту.
Оптимальным решением является фиксация процедуры выдачи подотчетных средств на карты сотрудников в локальном нормативном документе компании, таком как Положение о расчетах с подотчетными лицами. Однако, в действительности это часто не выполняется.
Компания может зафиксировать основные правила выдачи денег под отчет в своей учетной политике. В ней же следует сразу указать право на выдачу сумм подотчетным способом как через кассу, так и путем зачисления на банковские карты сотрудников.
Выдачу денег под отчет разрешено производить только тем сотрудникам, с которыми работодатель заключил трудовой или гражданско-правовой договор. Список лиц, которым допустима выдача денег под отчет, определен в подпункте 6.3 пункта 6 Указания Банка России от 11 марта 2014 года № 3210-У и письме Банка России от 2 октября 2014 года № 29-Р-Р-6/7859.
За последние три года законодательство, касающееся выдачи денег под отчет сотрудникам, не претерпело существенных изменений. Необходимо корректно оформлять платежные документы при переводе подотчетных средств, чтобы банк мог верно определить характер платежа и правильно оформить авансовый отчет. Эта необходимость стала более значимой в связи с ростом числа самозанятых и индивидуальных предпринимателей среди работников компаний.
Ранее выдача денег под отчет сотрудникам осуществлялась на основании заявления работника и распоряжения руководителя.
Теперь наличие заявления не требуется, достаточно приказа руководителя, который подписывает, включая подотчетное лицо.
В некоторых случаях, для организации работы бухгалтерии и при большом количестве сотрудников, получающих авансы, такое заявление может быть полезным инструментом. Решение о составлении заявления принимают руководитель организации и главный бухгалтер. Если заявление используется в компании, порядок его применения, а также сроки выдачи денежных средств следует закрепить в положении о расчетах с подотчетными лицами.
Образец заявления о выдаче денежных средств на служебные расходы .
Составление приказа на выдачу денежных средств под отчет обязательно.
Предоставление денежных средств авансом возможно как в виде наличных, полученных из кассы, так и путем перечисления на банковскую карту. Наличные выдаются с расчетного счета или из кассы при условии, что они поступили как выручка от продажи товаров, выполнения работ или оказания услуг. Использование средств из иных источников для выдачи авансом не допускается. К примеру, нельзя выдать под отчет денежные средства, которые вернул в кассу другой сотрудник, подотчетный лицу.
Выплата денег под отчет может быть осуществлена на банковскую карту, на которую обычно начисляется заработная плата, или на карту любого другого сотрудника.
В платежном документе необходимо указать, что выдаваемые средства являются подотчетными. В графе 24 «Назначение платежа» следует указать, например: «Аванс на командировочные расходы» или «Под отчет на оплату командировочных расходов», «Аванс на хозяйственные нужды» и т.п.
В случае затруднений с идентификацией платежа налоговая служба может квалифицировать его как выплату заработной платы, что повлечет за собой доначисление НДФЛ и страховых взносов. Хотя в большинстве случаев компании выигрывают подобные судебные разбирательства, дополнительные сложности нежелательны. Поэтому важно более точно указывать цель платежа.
Перед тем, как выдать деньги под отчет, убедитесь, что в отношении сотрудника нет открытого исполнительного производства и что его банковская карта не заблокирована.
При блокировке карты получить доступ к средствам, которые были на ней до снятия ограничения, не представляется возможным. Соответственно, сотрудник не сможет использовать эти деньги для оплаты материалов или услуг.
Суть проблемы заключается в том, что при списании подотчетных средств в счет долга их возврат становится крайне затруднительным. Такие суммы не являются социальными выплатами. И судебные приставы имеют право списать их для погашения задолженности. Не подлежат изъятию командировочные расходы, алименты, пособия по беременности и родам и другие подобные выплаты.;
В подобных ситуациях судебные органы не устанавливают наличие причинно-следственной связи между действиями или бездействием судебного пристава и возникшими у организации убытками.
Корпоративные карты представляют собой альтернативное и более надёжное решение. Они могут быть подключены как к главному расчётном счёту, так и к выделенному счету организации.
Вы можете зачислить на карту сумму, предоставленную сотруднику под отчет. Вероятность внезапной блокировки корпоративной карты значительно меньше, а также исключено списание средств с сотрудника по исполнительному производству.
Работнику необходимо отчитаться по всей сумме, выданной ему под отчет. Для этого ему потребуется сформировать авансовый отчет и приложить все документы об оплате. Это могут быть не только чеки, как было раньше. Подойдут: слипы, квитанции электронного терминала и т.п. (см. например, письмо Минфина России от 21.05.2021 № 03-03-07/38967, см. постановления Арбитражного суда Московского округа от 19 мая 2021 года № Ф05-9278/2021 и Федеральной антимонопольной службы того же округа от 29 мая 2006 года № КА-А40/4677-06).
Сотрудник обязан предоставить отчет по подотчету не позднее чем через три рабочих дня после окончания срока его действия.
Наличие выписки из банка, подтверждающей получение средств от компании и их последующее использование, будет полезным дополнением к отчету. Однако, это не является обязательным требованием, а служит лишь дополнительной мерой предосторожности.
Авансовый отчет может подписать исключительно сотрудник, получивший денежные средства. Подобная передача денег от одного подотчетного лица другому не допускается нормативными актами.