При предоставлении работникам отпускных авансов в бухгалтерском учете формируется отрицательное сальдо на величину произведенной выплаты. Возникают затруднения, когда сумма начисленных отпускных оказывается больше размера сформированного резерва.
При предоставлении работникам отпускных авансом в учете образуется «красное сальдо» на сумму выплаты. Ситуация, когда сумма отпускных превышает накопленный резерв, вызывает вопросы.
Попробуем разобраться, каким образом корректно это оформить в бухгалтерском документообороте, чтобы не допустить ошибок и отрицательного остатка по счету 96.
Бухгалтерский учет: почему «красное сальдо» — это ошибка
В соответствии с требованиями ПБУ 8/2010, оценочные обязательства, связанные с предоставлением отпусков, формируются на счете 96. Данный счет используется для аккумулирования резерва, а не для учета дефицита средств. В случае, если сумма начисленных отпускных превышает размер сформированного резерва, отрицательный остаток на счете 96 образован быть не может.
В подобной ситуации излишек необходимо списывать непосредственно на затратные счета, такие как 20, 26, 44 и другие. Данный порядок закреплен пунктом 21 ПБУ 8/2010: при недостаточности оценочного обязательства расходы признаются в качестве текущих затрат организации.
Правильная проводка при нехватке резерва:
- ДЕБЕТ 20 (26, 44…) КРЕДИТ 70 (69) – проводка, отражающая начисление отпускных и связанных с ними взносов в части, превышающей остаток резерва.
Применение счета 97 (расходы будущих периодов) для решения данной задачи допустимо исключительно в бюджетной сфере. Коммерческие организации обязаны руководствоваться положениями ПБУ 8/2010.
Налоговый учет: логика резервирования
Согласно положениям налогового законодательства (статья 324.1 Налогового кодекса Российской Федерации), формирование резерва – это предоставленная организациям возможность, а не обязательное требование. В случае принятия решения о создании такого резерва, в перечень расходов по налогу на прибыль ежемесячно включаются исключительно суммы отчислений в него, но не сами выплаченные отпускные.
Как это работает на практике:
- В процессе года фактические затраты на отпускные списываются за счет сформированного резерва. Данные выплаты не учитываются в расходах по налогу на прибыль, поскольку они уже были отражены в составе ежемесячных отчислений.
- Инвентаризация в конце отчетного периода является важным этапом. На 31 декабря необходимо провести сверку остатков резерва.
- В случае недостаточного количества средств в резерве, законодательство позволяет включить сумму дефицита в состав расходов на оплату труда (пункт 3, подпункт 3 статьи 324.1 Налогового кодекса Российской Федерации).
- В случае если выделенная сумма не была использована, ее следует либо перенести на последующий финансовый год, либо (при отсутствии планов по формированию резерва в будущем году) учесть как внереализационный доход.
В процессе года, включая отчеты за квартал или месяц, корректировка налогового резерва не требуется. Любые расхождения между запланированными отчислениями и фактическими выплатами устраняются только после завершения годовой сверки.
Поэтому избегайте прямой записи по счету 96 в дебете. Если выделенная сумма оказалась недостаточной, отразите превышение как стандартные затраты на оплату труда. Это позволит обеспечить точность финансовой отчетности и предотвратить возможные вопросы при проведении проверок.