Сопроводительное письмо, составляемое для предоставления пакета документов третьим лицам, представляет собой достаточно сложный документ. Законодательство не обязывает к составлению сопроводительных писем при передаче бумаг. Однако, это значимый элемент, позволяющий зафиксировать информацию о том, кому, когда и с какой целью были переданы документы, а также подтвердить факт выполнения обязанности по их предоставлению и информированию заинтересованных сторон.
Текст сопроводительного письма составляется в свободной форме, поскольку утвержденного образца не существует. Тем не менее, для придания документу юридической значимости необходимо включение всех обязательных реквизитов.
При подготовке сопроводительного письма следует принимать во внимание следующие требования:
- ГОСТ Р 7.0.97-2016 «Национальный стандарт Российской Федерации».
- Согласно ГОСТ 7.0.8-2013 «Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения»,
ГОСТ 7.0.8-2013 определяются ключевые понятия, применяемые в сфере делопроизводства и архивного дела.
ГОСТ Р 7.0.97-2016Документ регламентирует состав реквизитов документов, устанавливает правила их оформления, включая использование информационных технологий; определяет виды бланков, их состав и расположение реквизитов на документе, а также предоставляет образцы бланков и устанавливает правила создания документов.
Правила оформления документа по ГОСТу
Создание сопроводительного письма, как и оформление других бумаг, допускается как на физическом носителе, так и в цифровом виде.
В случае, если документ содержит два или более листа, необходимо их пронумеровать. Номера страниц располагаются по центру верхнего поля, отстоящего не менее чем на 10 миллиметров от верхней границы страницы.
Использование двусторонних документов допустимо: начало документа располагается на лицевой стороне листа, а окончание – на оборотной. При создании двустороннего документа необходимо обеспечить равенство ширины левого поля на лицевой стороне и правого поля на оборотной.
При оформлении документа разрешено использование любых бесплатных шрифтов. Рекомендуемые размеры шрифта: 12, 13 и 14 пунктов; для табличных данных – меньший размер.
При оформлении заголовков для разделов и подразделов рекомендуется использовать абзацный отступ или центровку по ширине текста.
Сопроводительное письмо, как и другие документы, должно содержать обязательные реквизиты в соответствии с ГОСТом.
Согласно ГОСТ Р 7.0.97-2016, существует перечень из тридцати обязательных реквизитов. Однако не все они необходимы для сопроводительного письма или письма организации, которая не является государственным учреждением.
Обязательными реквизитами документов являются:
- наименование организации – автора документа;
- код организации – автора документа;
- дата документа;
- место составления (издания) документа;
- регистрационный номер документа;
- адресат;
- включает в себя наименование вида документа либо унифицированной формы документа, что охватывает и заголовок;
- заголовок к тексту;
- код формы документа;
- индекс;
- текст;
- визы;
- подпись;
- В графе указывается должность лица, подготовившего документ;
- печать;
- содержит отметки, касающиеся приложений к документу, исполнителя (если он отличается от подписанта), а также сведения о получении и направлении документа.
Дата оформления документа должна совпадать с датой его подписания или датой происшествия, зафиксированного в документе.
На бланках документов может присутствовать товарный знак, который размещается согласно уставу организации. Размещение только товарного знака без указания коммерческого обозначения юридического лица не допускается.
Наименование компании должно быть идентично наименованию юридического лица, закрепленному в учредительных документах. При наличии сокращенного наименования, установленного уставом, оно указывается в скобках.
При формировании документов на фирменном бланке необходимо указать следующие сведения: почтовый адрес организации; контактный телефон, номер факса, адрес электронной почты, сетевой адрес, идентификационный код ОКПО, основной государственный регистрационный номер ОГРН, идентификационный номер налогоплательщика ИНН и код причины постановки на учет КПП.
Бланки документов
При изготовлении бланков документов следует использовать бумагу стандартных форматов: A4 (размером 210 x 297 мм) и A5 (148 x 210 мм), согласно ГОСТ Р 7.0.8; для оформления резолюций применяют бумагу форматов A5 (148 x 210 мм) и A6 (105 x 148).
На каждом листе документа, независимо от того, оформлен он на бланке или нет, должны быть предусмотрены поля минимального размера:
- 20 мм – левое;
- 10 мм – правое;
- 20 мм – верхнее;
- 20 мм – нижнее.