Расчет 6-НДФЛ часто вызывает затруднения у бухгалтеров, поскольку форма отчета содержит множество тонкостей и сложных случаев.
В 2026 году установлен график подачи расчета 6-НДФЛ
Сроки сдачи 6-НДФЛ в 2026 году:
- 25.02.2026 г. – для расчета 6-НДФЛ за 2025 год;
- 27 апреля 2026 года – крайний срок для представления информации за первый квартал текущего года;
- 27.07.2026 г. – для расчета 6-НДФЛ за полугодие 2026 года;
- 26.10.2026 г. – для расчета 6-НДФЛ за 9 месяцев 2026 года;
- 25.02.2027 г. – для расчета 6-НДФЛ за 2026 год.
Форма 6-НДФЛ
Форма отчетности шесть-НДФЛ должна соответствовать утвержденному образцу, установленному распоряжением от 19 сентября 2023 г. № ЕД-7-11/649@ (с изменениями согласно приказу от 9 января 2024 г. № ЕД-7-11/1@).
Вносить изменения в форму пока не планируется.
Расчет 6-НДФЛ представляется в налоговый орган по месту учета налогоплательщика?
Документ 6-НДФЛ направляется в контролирующий орган, где зарегистрирована компания, а для сотрудников филиалов – там, где учтено данное подразделение.
После изменения местонахождения организации и регистрации нового адреса в налоговой инспекции, начиная с момента переезда и до окончания отчетного периода, представляются два отчета по форме 6-НДФЛ:
- первый документ содержит сведения за период времени, предшествующий дате изменения юридического адреса, и включает старый код муниципальной образовательной системы (ОКТМО),
- второй – с данными с даты переезда и новым ОКТМО.
В обоих расчетах код КПП следует указывать по измененному адресу, о чем сообщалось в письме ФНС России от 27 декабря 2016 г. № БС-4-11/25114@.
Индивидуальные предприниматели обязаны предоставлять сведения по форме 6-НДФЛ в налоговую инспекцию, где они зарегистрированы как физические лица.
Для индивидуального предпринимателя, применяющего упрощенную систему налогообложения (ПСН), расчеты по работникам, выполняющим работы, на которые получен патент, представляются в налоговую инспекцию, где он зарегистрирован как плательщик ПСН, то есть в ту, в которую подавалось заявление о выдаче патента.
Если индивидуальный предприниматель состоит на учете по системе налогообложения на основе патента в нескольких налоговых органах, то необходимо предоставить отдельную справку 6-НДФЛ для каждого сотрудника, занятого патентной деятельностью в соответствующем регионе.
Если индивидуальный предприниматель одновременно использует УСН и ПСН и имеет наемных работников, осуществляющих деятельность, подпадающую под различные налоговые режимы, то он обязан подавать расчет 6-НДФЛ в налоговую инспекцию, где он зарегистрирован как плательщик ПСН – в отношении работников, занятых в деятельности, облагаемой по патенту, и в налоговый орган по месту жительства – в отношении работников, осуществляющих деятельность в рамках УСН (пункты 1 статьи 83 и пункт 2 статьи 230 Налогового кодекса Российской Федерации).
В ситуации, когда индивидуальный предприниматель зарегистрирован в одном налоговом органе по месту своего проживания и одновременно является плательщиком патента и налога при упрощенной системе налогообложения, он имеет возможность подать единую декларацию формы 6 – НДФЛ за всех своих сотрудников. В этом случае в графе «По месту нахождения (учета) (код)» титульного листа следует указать код 120.
Нулевой 6-НДФЛ: сдаем или нет?
Субъекты предпринимательской деятельности, не имеющие сотрудников и не осуществляющие выплаты по гражданско-правовым договорам, не выступают в качестве налоговых агентов. Соответственно, они не обязаны предоставлять отчетность по форме 6-НДФЛ.
Тем не менее, организациям, лишенным сотрудников, рекомендуется подавать нулевую декларацию 6-НДФЛ, даже если прямое требование об этом отсутствует в Налоговом кодексе.
Подача нулевой формы 6-НДФЛ необходима для предотвращения возможных разногласий с сотрудниками налоговых органов. Это может помочь избежать таких проблем, как блокировка банковского счета из-за несвоевременной отчетности или запросы на предоставление разъяснений.
В таком случае, при отсутствии выплат сотрудникам с начала текущего года, организация имеет право не представлять отчетность 6-НДФЛ.
Важно учитывать: если ранее компания систематически производила выплаты и предоставляла налоговую документацию, контролирующие органы могут наложить штрафные санкции, полагая о вашей невнимательности. В связи с этим, в ситуации, когда организация продолжает свою деятельность и не планирует прекращение деятельности, финансовому специалисту целесообразно подготовить и отправить в налоговый орган заявление установленной формы, подтверждающее отсутствие выплат работникам.
Составные части какого документа необходимо заполнить в форме 6-НДФЛ
Расчет 6-НДФЛ состоит из:
- титульного листа;
- раздела 1 «Данные об обязательствах налогового агента». В нем нужно отражать суммы НДФЛ по срокам перечисления налога;
- В разделе 2, озаглавленном «Расчет налоговых выплат – НДФЛ», необходимо фиксировать суммарные показатели по всем физическим лицам. В частности, указывается начисленный доход, рассчитанный и удержанный налог с начала отчетного периода, демонстрируя динамику накопления.
- К годовому отчёту прилагаются формы № 1 «Сведения о доходах и суммах уплаченного физическим лицом подоходного налога» для каждого сотрудника.
Как заполнить титульный лист 6-НДФЛ
Особенности оформления первой части формы 6-НДФЛ
Первый раздел содержит информацию об общей сумме НДФЛ, подлежащей перечислению с начала года, а также о выданных налоговых возвратах.
Строка 010 – КБК по налогу.
КБК по НДФЛ. Таблица
В строке 020 указывается итоговая сумма удержанного НДФЛ за рассматриваемый отчетный период.
В графах с 021 по 026 необходимо указать даты платежей.
Последующие строки, от 030 до 036 включительно, используются для отображения информации о произведенных налоговых возвратах.
Особенности заполнения раздела 2 расчета 6-НДФЛ
Раздел 2 посвящен расчету сумм налога на доходы физических лиц, подлежащих начислению и удержанию
При заполнении раздела 2 расчета по форме 6-НДФЛ следует учитывать только фактически произведенные выплаты работникам (включая заработную плату или авансы, премии, дивиденды), не принимая во внимание месяц, за который они произведены.
В случае, если в отчетный период физическим лицам были выплачены доходы, подлежащие налогообложению по различным ставкам и с использованием разных кодов бюджетной классификации (КБК), раздел 2 необходимо заполнять для каждой ставки и КБК отдельно.
Так, если наряду с заработной платой организация выплачивала сотрудникам дивиденды, в отчете потребуется не менее двух разделов, каждый из которых будет иметь свой собственный код бюджетной классификации.
Второй раздел посвящен определению и удержанию налога НДФЛ: детальное пошаговое руководство.
Приложение № 1: Справочная информация о доходах и уплаченных суммах налога физического лица»
Приложение № 1 представляет собой отчет (справку), в котором содержатся данные о доходах физических лиц за прошедший налоговый период, о суммах налога, рассчитанных, удержанных и переданных в бюджет, а также сведения о случаях, когда удержание налога было невозможным, и о суммах дохода, с которых налог не был удержан, и о размере неудержанного налога.
Это приложение предназначено исключительно для годового отчета. В нем представлено несколько разделов. Инструкции по их заполнению можно найти в справочнике:
Приложение № 1. Сведения о доходах и уплаченных суммах налога физического лица
В Справках физлиц вступают в силу новые идентификаторы, начиная с 2026 года.
Внимание: согласно письму Федеральной налоговой службы от 30 декабря 2025 года (БС-4-11/11826@), предоставлены расширенные рекомендуемые коды, позволяющие установить статус организации или индивидуального предпринимателя в качестве плательщика подоходного налога.
- «0» налогоплательщик, имеющий статус иностранного агента;
- «налоговым резидентом Российской Федерации не считается налогоплательщик, являющийся гражданином государства – участника Евразийского экономического союза и имеющий статус налогового резидента, если он получает доходы от трудовой деятельности на территории России.
Сроки подачи уточненной декларации 6-НДФЛ
В случае обнаружения неточностей или упущений при формировании первоначального документа, налоговый орган имеет обязательство предоставить обновленный расчет по форме шесть-НДФЛ.
В отчете могут встречаться различные неточности, затрагивающие данные о доходах, вычетах, начислениях налога, кодах КПП, ОКТМО, а также персональную информацию.
Для внесения любых исправлений в отчетность по форме шесть-НДФЛ необходимо использовать ту же форму документа, что и для первоначального представления, но с указанием номера корректировки. В обновленный документ включаются все необходимые данные: корректные значения переносятся из исходного отчета, а ошибочные – изменяются.
В верхней части уточненной версии расчета 6-НДФЛ в графе «Номер корректировки» следует указать:
- «1–» – если исправляете расчет впервые;
- «2–» –если во второй раз и т. д.
В случае отсутствия ошибок в документах, подтверждающих доходы, уточненный расчет 6-НДФЛ за год представляется без их внесения. Если же ошибки были выявлены, в уточненный расчет включаются только скорректированные справки, при этом в поле «Номер справки» указывается номер изначальной справки (согласно письмам ФНС России от 30.11.2021 № БС-4-11/16703@ и от 09.08.2016 № ГД-4-11/14515).
В консультационной системе представлено множество примеров из практики, а также разъяснения по решению сложных вопросов.
Что учитывать при заполнении 6-НДФЛ за 2025 год
Как правильно зафиксировать в форме 6-НДФЛ заработную плату, начисленную и выплаченную в конце декабря 2025 года?
Несоответствия между данными отчета 6-НДФЛ и уведомлением по НДФЛ
В какой форме и как правильно оформить выплату подарка в декабре, если налог будет удержан в январе 2026 года?
Как правильно учитывать подарки, сделанные сотрудникам, в расчете 6-НДФЛ
Расчет 6-НДФЛ при невыплаченной зарплате
Обязательно ли представлять отчетность по форме 6-НДФЛ, если в течение расчетного периода заработная плата не выплачивалась?
Как внести корректировки в расчет 6-НДФЛ при пересчете заработной платы
Какие действия предпринять, если был произведен платеж НДФЛ по сниженной ставке (13%), однако требовалась ставка выше (15%)?
Особенности внесения данных о сумме налога на доходы физических лиц, которая была удержана из заработной платы сотрудника, но не направлена в бюджет.
Как отразить дивиденды в расчете 6-НДФЛ
Как заполнить строку 155 в разделе 2
Как правильно оформить 6-НДФЛ при выплате реальной стоимости доли в управляющей компании участнику
Какие идентификаторы следует указывать в расчётной форме Справки о доходах, предназначенной для представления расчета по форме 6-НДФЛ?
Отпускные в расчете 6-НДФЛ
Как учесть выплату долга по заработной плате в форме 6-НДФЛ
Невыплаченный налог на доходы физических лиц: как указать данные в поле 180 отчета 6-НДФЛ
Порядок представления сведений об излишне удержанном налоге на доходы физических лиц в отчете 6-НДФЛ
Невыплаченный налог на доходы физических лиц за прошлый год
Строка 180 раздела 2 в отчете 6-НДФЛ
при пересчете налога по форме 6-НДФЛ в связи с предоставлением стандартного налогового вычета
Какие изменения необходимо внести в отчетность 6-НДФЛ в 2025 году при отражении премий
Премия в отчете 6-НДФЛ в 2025 году
При заполнении формы 6-НДФЛ, какую сумму следует указать, если из дохода был произведено удержание алиментов
Каким образом следует фиксировать заработную плату сотрудников, обладающих высокой квалификацией, в отчете по форме 6-НДФЛ?
Какие правила применяются при учете выплат на основании лицензионного соглашения в декларации 6-НДФЛ?
Как материальную выгоду отразить в 6-НДФЛ
В каком порядке учитывать доход сотрудника, предоставленный в натуральной форме, при расчете 6-НДФЛ
Какие действия необходимо предпринять при формировании отчета по форме 6-НДФЛ в момент ликвидации филиала организации.
Если отчет 6-НДФЛ представлен до даты закрытия организации
Если отчет 6-НДФЛ представлен после даты закрытия организации
Как учитывать районные коэффициенты при расчете 6-НДФЛ для удаленных сотрудников
Какие коды бюджетной классификации следует применять в расчете 6-НДФЛ при выплате районного коэффициента нерезиденту?