С 1 сентября 2026 года, согласно Федеральному закону от 7 июня 2025 г. № 140-ФЗ, начинает действовать требование об использовании электронных перевозочных документов (ЭПД) в сфере коммерческих перевозок предполагает, что форма представления данных в путевом листе определяется бизнесом.
Список электронных документов, необходимых для осуществления перевозок, регламентирован пунктом 27 части первой статьи 2 Федерального закона от 8 ноября 2007 года № 259-ФЗ «Устав автомобильного транспорта и городского наземного электрического транспорта». В этот перечень входят и электронные путевые листы.
Однако включение путевых листов в перечень электронных перевозочных документов, установленный законом № 259-ФЗ, не означает их обязательность для всех случаев. Электронная форма становится необходимой исключительно при наличии прямого указания на это в законодательстве для конкретных ситуаций.
Введение обязательного использования электронных путевых листов запланировано с 1 сентября 2026 года, но это правило будет применяться только в отдельных ситуациях, например, при транспортировке определенных видов алкогольной продукции, прошедшей маркировку. Обычные рабочие поездки не подпадают под это требование.
В случае отсутствия деятельности, связанной с перевозкой товаров, для которых обязателен электронный документооборот, допускается продолжение использования бумажных путевых листов.
Они по-прежнему являются законным и служит основанием для подтверждения пройденного расстояния, служебной цели поездок и учета расходов на топливо при расчете налога на прибыль.
Бумажные бланки для оформления по-прежнему допустимы, и законодательство не содержит ограничений на их применение. Перевозчик обладает правом самостоятельно определять форму документа – в бумажном или электронном виде.
Правовое регулирование обоих способов оформления установлено статьей 6 Федерального закона от 8 ноября 2007 г. № 259-ФЗ и приказом Минтранса от 28 сентября 2022 г. № 390.
В случае выбора электронного формата, согласно разъяснениям Минтранса, компания или индивидуальный предприниматель обязаны передавать сведения, содержащиеся в путевом листе, в государственную информационную систему (ГИС ЭПД).