Затраты на транспортировку вахтовиков до места работы и обратно включаются в расходы, уменьшающие прибыль. Налоговый вычет по НДС начисляется по той же схеме, что и при командировках.
Какие затраты на проезд сотрудников можно отнести к расходам, уменьшающим прибыль
В соответствии с действующим законодательством Российской Федерации, при определении налогооблагаемой базы по прибыли организации могут быть учтены выплаты сотрудникам, имеющие отношение к их трудоустройству и закрепленные нормативными актами, трудовыми соглашениями или положениями коллективного договора. К таким расходам относятся, в расходы на оплату труда (ст. 255 НК РФ).
Перечень расходов, которые нельзя учитывать при исчислении налога на прибыль организаций, содержится в статье 270 Налогового кодекса РФ. В частности, оплата проезда сотрудников до рабочего места и обратно общественным транспортом или специальными маршрутами, а также ведомственным транспортом не подлежит включению.
Однако существуют ситуации, когда данное правило имеет исключения. К примеру, если договором между работником и работодателем предусмотрена доставка сотрудников до места работы и обратно, либо организация вынуждена обеспечивать транспортировку персонала из-за специфики производственного процесса. В таких обстоятельствах затраты на проезд могут быть приняты во внимание при расчете налоговой прибыли.
В случае, если оплата проезда сотрудников до места работы и обратно включена в их заработную плату, данные расходы могут быть учтены при определении налогооблагаемой прибыли организации. При этом необходимо, чтобы все понесенные затраты были должным образом подтверждены документами и имели надлежащее обоснование.
Если компенсация за проезд не рассматривается как заработная плата, а имеет социальную направленность, то включить такие расходы в расчет налога на прибыль будет невозможно.
В качестве объяснения была предоставлена позиция Министерства финансов при ответе на запрос о возможности включения в расходы затрат, связанных с доставкой персонала до рабочего места и обратно во время пандемии (согласно письму от 7 августа 2020 г. № 03-03-06/1/69400). В ситуациях, когда организация оплачивает сотрудникам дорогу к работе и назад, но эти выплаты не обусловлены спецификой производственного процесса или системой вознаграждения, они исключаются из налоговой базы. Даже чрезвычайная ситуация, вызванная коронавирусом, не является основанием для признания этих расходов.
Следует учитывать: начиная с 1 марта 2023 года вступили в силу изменения трудового законодательства (статья 302 ТК РФ). В соответствии с ними, организации обязаны обеспечивать доставку вахтовиков за свой счет от места расположения предприятия или пункта сбора до объекта работы и обратно.
В соответствии с разъяснениями ФНС (письмо от 6 июля 2023 г. № СД-4-3/8615@), затраты на транспортировку работников до вахтового объекта могут снижать налогооблагаемую прибыль, даже если они не зафиксированы в трудовом или коллективном договоре. Условием является то, что работодатель оплачивает доставку вахтовиков от своего местонахождения (или пункта сбора) до места работы и обратно@).
Указано также, в каких случаях можно возместить сотрудникам затраты на проезд от их дома до места работы (пункта сбора).
Согласно подпункту 26 статьи 270 Налогового кодекса Российской Федерации, расходы на оплату проезда работников к рабочему месту и обратно общественным транспортом, по специальным маршрутам или ведомственным транспортом могут быть включены в расчет налоговой базы при условии, что такие выплаты предусмотрены трудовыми соглашениями и/или коллективным договором.
В таком случае, условия предоставления подобной компенсации, включая её сумму и процедуру выплаты, должны быть зафиксированы в коллективном или индивидуальном трудовом соглашении.
В соответствии со статьей 255 и пунктом 26 статьи 270 Налогового кодекса Российской Федерации, организации имеют право отнести к своим расходам:
- расходы на транспортировку вахтовым методом от расположения организации (места сбора) до объекта работы и обратно – согласно Трудовому кодексу Российской Федерации;
- возмещение затрат, связанных с проездом сотрудника из его дома до места дислокации компании (пункта сбора) и в обратном направлении – на основании коллективного или трудового договора.
В соответствии со статьей 252 Налогового кодекса Российской Федерации, указанные затраты должны иметь документальное подтверждение и быть экономически оправданными).
Однако расходы на дорогу для кандидатов при устройстве на работу не могут быть отнесены к налоговым издержкам.
Поскольку с кандидатом на должность еще не подписан трудовой договор (и заключить его может не получиться), затраты на его проезд не могут быть учтены при определении налогооблагаемой базы (согласно письму Минфина от 12 августа 2024 г. № 03-03-06/1/75207).
В каких случаях можно учесть НДС, уплаченный с расходов на проезд
Согласно требованиям статьи 172 НК РФ, вычеты НДС производятся на основании счетов-фактур, выставленных продавцами при приобретении налогоплательщиком товаров (работ, услуг, имущественных прав) либо на основании иных документов в случаях, предусмотренных статьей 171 НК РФ. Вычет производится после принятия на учет указанных товаров (работ, услуг, имущественных прав) при наличии соответствующих первичных документов.
Суммы НДС, уплаченные по расходам на командировки, включая затраты на проезд до места назначения и обратно, учитываются при расчете налога на прибыль и могут быть вычтены при исчислении НДС. В книге покупок отражаются заполненные бланки строгой отчетности или их копии, при этом сумма НДС выделяется отдельной строкой и включается в отчет о командировочных расходах, который предоставляет работник.
В случае вахтового метода работы затраты на транспортировку сотрудников к месту выполнения работ и обратно позволяют вычесть сумму НДС, в соответствии с процедурой, применяемой при возмещении расходов по деловым поездкам.
Налоговая льгота по НДС на затраты, связанные с командировками, доступна для вычета при соблюдении условий, установленных (пункт 1 статьи 172 Налогового кодекса Российской Федерации):
- основываясь на документах о выставлении продавцом стоимости проданных товаров (работ, услуг);
- иных документов – в случаях, предусмотренных пунктами 3, 6-8 статьи 171 Налогового кодекса.
Возмещение НДС возможно на основании бланков строгой отчетности, где сумма налога указана отдельной позицией, пропорционально сумме понесенных расходов, принятых к учету (согласно письму Министерства финансов от 5 сентября 2025 года № 03-07-11/86955).