Передача первичных документов (актов, накладных, счетов) в формате PDF не запрещена, однако допустима лишь для определенных видов документов. В частности, налоговая служба не принимает в формате PDF (или в виде сканов) документы, для которых установлен обязательный XML-формат.
При работе с первичной бухгалтерией необходимо знать, какие типы документов принимаются, а какие – нет, особенно при общении с налоговыми органами.
Какие документы требуются для предоставления в налоговую инспекцию и в каком формате
Файлы в формате PDF подходят для передачи неофициальных документов, таких как договоры, акты сверки, письма, коммерческие предложения и прайс-листы. PDF-документ, заверенный электронной цифровой подписью, имеет ту же юридическую силу, что и бумажный оригинал с собственноручной подписью, при условии согласия сторон (например, это может быть указано в договоре). Неформализованные документы также могут быть оформлены на бумажном носителе.
В настоящее время отсутствуют утвержденные шаблоны для подготовки разъяснений к декларациям, уведомлениям, договорам, спецификациям, актам, претензиям, заявлениям, а также ответам на запросы налоговых органов. Данные документы по-прежнему можно передать в налоговую службу в любом электронном формате через операторов электронного документооборота.
При взаимодействии с налоговой инспекцией посредством электронного документооборота, если документы не представлены в формате XML, утвержденном ФНС, они должны быть подписаны с использованием квалифицированной электронной подписи. Подписание осуществляется либо в системе электронного документооборота, либо через электронную почту, что гарантирует целостность файла.
Федеральная налоговая служба установила обязательный формат XML для некоторых видов документов.
Документы, оформленные в соответствии с требованиями ФНС, представляют собой электронные файлы (счета-фактуры, уведомления о фактическом исполнении, акты), созданные в формате XML и соответствующие утвержденным ФНС образцам. Они используются для автоматизированной проверки данных, передаваемых в налоговый орган, и содержат квалифицированную электронную подпись (КЭП).
Вот перечень форматов, утвержденных ФНС России. Среди них:
- формат электронного договора перевозки груза,
- формат электронной транспортной накладной,
- формат электронного путевого листа,
- акт сверки взаимных расчетов,
- универсальный передаточный документ (УПД),
- товарная накладная по форме ТОРГ-12, акт выполненных работ/оказанных услуг,
- акт о приемке выполненных работ,
- электронная транспортная накладная,
- электронная сопроводительная ведомость,
- электронный заказ-наряд,
- другие.
Это подразумевает, что документы, такие как счета-фактуры, универсальные передаточные документы (УПД со статусом 1) и определенные акты, должны передаваться только в формате XML. Передача этих документов в PDF через электронный документооборот может повлечь за собой проблемы с их обработкой (письмо ФНС России от 20.01.2025 № ЕД-7-26/28@).
Передача документов в формате PDF не позволит считать их юридически действительными, а использование счетов-фактур и УПД в таком виде может привести к невозможности получения вычета НДС.
Что изменилось с 2026 года
С 1 января 2026 года новые правила вступают в силу: теперь запрещено использовать операторов электронного документооборота для передачи электронных товарных накладных и актов выполненных работ, составленными по устаревшим форматам. Новый формат утвержден приказом ФНС России от 20.01.2025 № ЕД-7-26/28@.
В то же время, в 2026 году организациям все еще будет разрешено оформлять первичные документы в виде электронных файлов без соблюдения строгой структуры и на бумажных носителях, разъясняла ФНС России..
При предоставлении в налоговую службу документов по запросу, если необходимые документы сформированы в электронном виде с использованием утвержденных ФНС России шаблонов, их следует передавать в налоговый орган в электронной форме через систему досудебного урегулирования споров без изменений (пункт 2 статьи 93 НК РФ).