Налоговый кодекс не содержит положений, регулирующих нормирование затрат на топливо и смазочные материалы для служебных автомобилей. В связи с этим, Министерство финансов не обязывает организации к такому нормированию, однако настоятельно советует его проводить.
Для компаний, эксплуатирующих транспортные средства, учет и списание топлива часто становятся источником сложностей, а некоторые сталкивались с разногласиями с налоговыми органами относительно правил его списания и необходимости применения норм?
В зависимости от задач, для которых эксплуатируется транспортное средство, расходы на топливно-смазочные материалы организация может включать в состав:
- материальных расходов (пп. 5 п. 1 ст. 254 НК РФ);
- прочих расходов, связанных с производством и реализацией, как затраты на содержание служебного транспорта (пп. 11 п. 1 ст. 264 НК РФ).
В обоих случаях отсутствует информация о регламентации данных затрат.
В приказе Минтранса России, датированном 14 марта 2008 года (№ АМ-23-р), утверждены методические указания, определяющие нормы расхода топлива и смазочных материалов для автомобильного транспорта).
Согласно документу, данные нормативы рассчитаны на автотранспортные предприятия, организации, осуществляющие управление и контроль, а также на предпринимателей, вне зависимости от их организационно-правовой формы, эксплуатирующих автомобильную технику и специализированные колесные транспортные средства на территории Российской Федерации. Для компаний, не относящихся к автотранспортным, применение этих норм не является обязательным, однако они могут быть использованы в их деятельности.
В пункте 3 методики указано, что нормы разработаны, в том числе, «для проведения расчетов по налогообложению предприятий». Возникает вопрос, допустимо ли включать затраты на приобретение горюче-смазочных материалов в налоговую себестоимость исключительно в пределах установленных норм?
Организации имеют право не устанавливать лимиты на закупку горюче-смазочных материалов, однако могут самостоятельно определить нормативы таких расходов, например, опираясь на упомянутые методические рекомендации. В письме от 24 сентября 2024 г. № 03-03-06/1/91832 Минфин вновь советует для целей налогообложения прибыли применять нормы, разработанные Минтрансом России.
Для создания методики расчета можно использовать данные из технической документации на автомобиль, сведения, полученные в ходе контрольных замеров расхода топлива, а также применять корректирующие коэффициенты для увеличения или уменьшения базовых норм, исходя из условий эксплуатации автотранспорта (пункты 5 и 6 методички). Это позволит избежать претензий со стороны налоговых органов и доначисления налога. Самостоятельно разработанные внутренние нормативы необходимо закрепить приказом руководителя.
Таким образом, установление лимитов на затраты горюче-смазочных материалов позволит гарантировать экономической оправданности расходов.