С целью установления текущего состояния расчетов с деловыми партнерами, исходя из информации бухгалтерской отчетности, составляются документы о взаимной сверке. Данный документ предназначен для обнаружения возможных неточностей в финансовых взаимоотношениях.
Правильный акт
Подписание акта сверки сторонами Это служит подтверждением наличия долговых обязательств или выполнения сторонами взятых на себя обещаний и отсутствия разногласий между ними.
Чтобы подписанный сторонами акт сверки взаимных расчетов Если такой документ являлся основанием для признания долга, то он должен быть составлен в строгом соответствии с установленными правилами (пункт 20 Постановления Пленума Верховного Суда РФ от 29 сентября 2015 г. № 43).
Должно быть ясно из документа, о каких лицах и расчетах идет речь (Определение Верховного Суда РФ от 2 февраля 2016 г. № 308-ЭС15-18441).
В документе о сверке расчетов должны присутствовать следующие сведения:
- наименование документа;
- дата составления;
- период сверки;
- номер и дата договора, по которому сверяются данные;
- наименования сторон, их ИНН и (или) ОГРН;
- сведения о текущем положении дел по взаимозачету на старте рассматриваемого периода времени;
- информация об отгрузках в денежном выражении и денежных средств между контрагентами;
- валюта платежа;
- ссылки на первичные документы;
- информация об исходящем сальдо;
- информация о наличии, размере и основаниях задолженности (если она есть);
- должность и Ф.И.О. лица, которое подписывает акт;
- указание номера и даты оформления доверенности для лица, подписавшего акт сверки в случае представления интересов по такому документу (копия доверенной грамоты может быть приложена к акту).
В соответствии с пунктом 1 статьи 53 Гражданского кодекса Российской Федерации, а также пунктами 2 статьи 69 Федерального закона от 26 декабря 1995 года № 208-ФЗ «Об акционерных обществах» и 3 статьи 40 Федерального закона от 8 февраля 1998 года № 14-ФЗ «Об обществах с ограниченной ответственностью», руководитель организации может подписывать акт сверки от имени организации без наличия доверенности»).
Следует учитывать, что наличие печати на документе о сверке не является обязательным требованием, однако при ее использовании рекомендуется сделать это. Применение штампа организации служит дополнительным свидетельством подлинности представленного экземпляра документа и соответствует общепринятой деловой практике.
Об исковой давности
Подтверждение соответствия данных актом сверки, оформленным с контрагентом, свидетельствует о признание долга, которое запускает новый срок исковой давности (ст. 203 ГК РФ). Это правило действует даже для долгов, по которым срок давности уже истек (п. 2 ст. 206 ГК РФ, п. 21 Постановления Пленума ВС РФ от 29 сентября 2015 г. № 43).
В случае если посредством акта сверки подтверждается наличие долга, вытекающего из договорных отношений и по которому срок для обращения в суд еще не наступил, но к моменту подписания документа этот период уже завершился, то отсчет срока исковой давности перезапускается (решение Судебной коллегии по экономическим делам Верховного Суда Российской Федерации от 27 мая 2022 года №305-ЭС21-26233 в деле № А40-199943/2020).
Фирмам, имеющим задолженность, рекомендуется указывать в расчетах с кредиторами только те суммы, по которым срок исковой давности не пропустили: таким образом, можно избежать его восстановления для устаревших долгов, которые планируется списать.
Электронный акт
Юридические лица и индивидуальные предприниматели получили возможность составлять электронные выписки по взаимозачету с использованием стандартизированной модели.
Образец документа, подтверждающего взаимный зачёт, был одобрен распоряжением Федеральной налоговой службы от 13 мая 2022 года № ЕД-7-26/405@.
По информации, предоставленной Федеральной налоговой службой, использование электронного акта сверки взаиморасчетов дает возможность:
- автоматизировать внутренние бизнес-процессы организаций, в том числе обработку данных в своих информационных системах учета;
- оптимизировать взаимодействие между участниками хозяйственной жизни;
- представлять электронный акт сверки взаимных расчетов в налоговые органы при их истребовании или для пояснений.