В соответствии со статьей 22.2 Трудового кодекса Российской Федерации, внедрение системы электронного документооборота допускается исключительно при наличии письменной договоренности с работником. Это устанавливает ограничение прав работодателя на обязательное применение цифровых технологий в работе.
Отказ работника от кадрового ЭДО
Работники могут отказаться от использования системы электронного документооборота до тех пор, пока не подписано согласие. В случае, если работник еще не подписал соответствующий документ, он вправе отказаться от перехода на электронный документооборот.
Среди факторов, препятствующих переходу сотрудников на электронный кадровый документооборот (КЭДО):
- Негативное отношение к электронным документам, вызванное опасениями по поводу их возможной потери или подделки.
- Отсутствие необходимых навыков работы с компьютером, нехватка уверенности при использовании электронной подписи или специализированных онлайн-платформ.
- Ограничения технического характера, в частности, отсутствие доступа к требуемому оборудованию и сети Интернет.
- Беспокойство по поводу безопасности персональных данных.
- Недостаточное осознание юридической значимости электронных документов, признающих их эквивалентными отсканированным экземплярам на носителе.
- Опасения связаны с невозможностью получить физические экземпляры документов и нечеткостью порядка их получения как во время трудовой деятельности, так и после ее прекращения.
После того, как работник дал согласие на использование системы электронного документооборота, он не вправе отменить его единолично. Данную позицию подтверждают разъяснения Министерства труда и социальной защиты Российской Федерации, представленные в письме от 24 ноября 2022 года № 14-6/ООГ-7321, где подчеркивается, что работник, предоставивший согласие, должен взаимодействовать с работодателем исключительно посредством электронного документооборота.
Следовательно, если сотрудник уже выразил свое согласие на использование электронного документооборота, отказ от него без одобрения организации невозможен.
Работодатель может отменить ЭДО
Работодатель также имеет право в любой момент прекратить использование корпоративной системы электронного документооборота. В этом случае он обязан проинформировать сотрудников о своем решении и вернуть их к использованию бумажных документов.
Помимо этого, организация имеет право заменить используемую систему электронной цифровой подписи (КЭДО). При таком решении необходимо проинформировать персонал, предоставить им возможность работы с новой платформой, актуализировать инструкции и подтвердить законность электронных подписей.
Сотрудник имеет право подписывать некоторые документы в электронном виде, а другие – на бумаге, при условии, что это разрешено Положением о функционировании системы электронных документов и не противоречит Трудовому кодексу Российской Федерации. Не следует путать такую практику с дублированием документов на бумажном носителе, что Трудовым кодексом не допускается. Определенные документы, например, приказ об увольнении, трудовая книжка и другие, формируются исключительно на бумаге. При согласии на использование системы электронных документов сотрудник теряет возможность подписывать документы как в электронном, так и в бумажном виде. Переход сотрудника на систему электронных документов на добровольной основе возможен в любое время.