Анализ листа согласования оказывается весьма продуктивным — это значительно облегчает взаимодействие с договорами и уменьшает вероятность возникновения проблем.
В чем заключается суть и какова необходимость использования листа согласования договора?
Лист согласования представляет собой внутренний документ, своего рода «путь» для согласующего документа в организации. Он создается перед тем, как договор будет подписан с контрагентом. В нем отражается информация о том, какие сотрудники участвовали в проверке проекта, какие были выявлены недостатки, когда каждый из них выразил свое согласие и какое окончательное решение было принято.
В реальной работе он выполняет четыре основные функции:
- Определяет потенциальные риски еще до заключения соглашения. Специалист-юрист оценивает соответствие документа правовым нормам, бухгалтер проверяет правильность расчетов и налоговые аспекты, а финансист анализирует возможность реализации сделки в рамках имеющегося бюджета.
- Он обеспечивает открытость процесса, позволяя отслеживать, кто именно участвовал в проверке, когда это происходило и какие доводы были представлены.
- Обеспечивает распределение ответственности. В случае возникновения разногласий в будущем, лист позволит определить, кто именно осуществлял проверку документа и кто его утвердил.
- Обеспечивает соблюдение установленных сроков. Фиксация дат позволяет контролировать процесс согласования и выявлять возможные задержки, а также определять проблемные участки в рабочих процессах.
Кто оформляет?
Как правило, первый экземпляр листа готовит сотрудник, ответственный за подготовку проекта договора. В небольших компаниях это может быть юрист, секретарь или бухгалтер, которому приказом поручено выполнение данной задачи. Затем лист проходит согласование между различными отделами: юридическим, бухгалтерией, финансовым отделом, руководителем профильного подразделения, а иногда и службой безопасности. В крупных организациях маршрут согласования обычно определяется заранее в регламенте договорной работы.
Какие сведения следует указать в листе согласования: структура и содержание
Унифицированной обязательной формы не предусмотрено, однако существуют общепринятые рекомендации. Реквизиты документа можно организовать по функциональным группам.
1. Заголовочная часть – «шапка»:
- Обозначение документа: «Лист согласования к проекту договора №… от…».
- Номер листа (внутренний).
- Дата составления.
- Вид договора (поставка, услуги, аренда).
- Наименование контрагента.
- Предмет договора (кратко).
- Сумма договора.
- Указывается ответственный сотрудник с указанием фамилии, инициалов, должности и контактного номера телефона.
- Обязательно указывается номер версии проекта (например, «Версия 2.1»), чтобы избежать согласования неактуальной редакции.
2. Основная часть (таблица):
- Порядковый номер.
- Наименование подразделения или должность согласующего.
- ФИО сотрудника.
- Подпись и расшифровка.
- Дата визирования.
- Предусмотрена секция для внесения комментариев и предложений; в случае отсутствия замечаний проставляется отметка «Согласовано».
3. Итоговая часть (под таблицей):
- Показывается полная стоимость договора, представленная повторно для удобства восприятия.
- ФИО и должность представителя контрагента.
- Укажите полное имя и занимаемую должность сотрудника, который будет действовать от имени вашей компании при подписании договора.
Два подхода к шаблону
На практике используют два варианта:
- Используется стандартный шаблон, предназначенный для заключения обычных договоров, таких как договоры поставки или оказания услуг. В нем уже заранее определен перечень лиц, ответственных за согласование документа.
- Составляется индивидуальный лист для сложных, нестандартных сделок, особенно если речь идет о крупных суммах и нетиповых условиях. В подобных случаях маршрут согласования определяется отдельно.
Сроки согласования: как установить правильно
Процедура утверждения договоров регламентируется внутренними нормативными документами организации, такими как инструкция по делопроизводству или регламент договорной работы. Как правило, для типовых договоров срок ожидания составляет до двух рабочих дней, а для уникальных или крупных сделок – до пяти рабочих дней. Точные сроки фиксируются в локальном акте и доводятся до сведения лиц, участвующих в согласовании, под роспись.
Процедура согласования не регламентирована федеральными нормативными актами — это внутреннее дело организации. Установленные в компании временные рамки должны быть осуществимыми, и их несоблюдение может повлечь за собой дисциплинарное взыскание к работникам при условии, что порядок согласования прописан во внутренних документах.
Нюансы 2026 года: на что обратить внимание
При работе с листом согласования в 2026 году следует учитывать ряд новых факторов.
- Новый ГОСТ Р 7.0.97-2025. Данный стандарт начал действовать 18 августа 2025 года, отменив ГОСТ Р 7.0.97-2016. В обновленной версии уточнены правила оформления некоторых элементов, включая «Гриф согласования документа» и «Отметка об электронной подписи». Следует отметить, что применение стандарта носит добровольный характер.
- К 2026 году многие организации используют системы электронного документооборота (СЭД). В таких системах лист согласования создается автоматически: система самостоятельно перенаправляет проект следующему лицу, регистрирует даты и примечания. После завершения процесса можно сформировать печатную версию.
- Специфика отдельных сфер.
С 1 июля 2026 года в силу вступают нововведения, определяющие процедуру внесения сведений о закупках малого объема в реестр контрактов на основании определенных условий.
- по п. 4 и 5 ч. 1 ст. 93 44-ФЗ;
- по п. 23, 42, 44 и 46 ч. 1 ст. 93 44-ФЗ.
В случае изменения условий закупки или необходимости предоставления данных в ЕИС может возникнуть необходимость проведения дополнительной проверки реквизитов, применяемых для формирования и передачи информации в реестр, включая идентификационные коды, коды бюджетной классификации, сведения об объекте закупки и другие подобные данные.
Если договор подлежит казначейскому сопровождению (включая исполнение требований 275-ФЗ при осуществлении государственных оборонных заказов), в листе согласования необходимо отдельно отразить проверку идентификатора государственного контракта (ИГК). Данный ИГК служит сквозным идентификатором и указывается во всех платежах по контракту; ошибка в его указании приведет к возврату документа. Это особенно важно для договоров, реализуемых в рамках ГОЗ согласно 275-ФЗ, где казначейское сопровождение является обязательным требованием.
Мотивированное заключение вместо «не согласен»
В случае возникновения существенных возражений у лица, осуществляющего согласование, отказ от визирования без предоставления письменного обоснования не допускается.
В качестве альтернативы фразе «не согласовано» допустимо использовать: «Позиция 4.3: условие о полной предварительной оплате сопряжена с повышенным риском. В связи с этим предлагается перейти к поэтапной схеме оплаты, предусматривающей внесение 50% аванса и последующую выплату оставшихся 50% после подписания акта приемки-передачи. Альтернативным вариантом является предоставление банковской гарантии».
Где и как хранить
Документ, фиксирующий согласование, хранится совместно с договором в течение минимального периода, составляющего пять лет после истечения срока действия договора и года, в котором он использовался для формирования отчетности последний раз, либо в соответствии с Перечнем, утвержденным приказом Росархива от 20 декабря 2019 года № 236.
При подшивке документов листы последовательно нумеруются, концы нити опломбировываются заверительным листом. В случае работы с системой электронного документооборота (СЭД) вся информация о процессе согласования уже привязана к карточке документа, и дополнительная подшивка не требуется.
Образец листа согласования договора
|
Реквизиты договора |
|
|
Наименование организации |
Полное наименование вашей организации |
|
Вид договора |
|
|
Номер и дата договора |
№ от «____»___________, если уже присвоен |
|
Контрагент |
Полное наименование организации-контрагента |
|
Предмет договора |
|
|
Сумма договора |
Сумма цифрами и прописью |
|
Ответственный исполнитель еинициатор) |
Должность, ФИО, контактный телефон |
|
Версия проекта |
Например, версия 2.0 |
ЛИСТ УТВЕРЖДЕНИЯ К ПРОЕКТУ ДОГОВОРА № (Номер)
|
№ |
|
|
|
|
|
|
1 |
Инициатор / Руководитель профильного отдела |
ФИО |
Дата |
Например: Соответствует потребностям, согласовано |
Подпись / Расшифровка |
|
2 |
Юридический отдел / Юрисконсульт |
ФИО |
Дата |
|
Подпись / Расшифровка |
|
3 |
Бухгалтерия / Финансовый отдел |
ФИО |
Дата |
|
Подпись / Расшифровка |
|
4 |
Служба безопасности епри необходимости) |
ФИО |
Дата |
Например: Контрагент проверен, согласовано |
Подпись / Расшифровка |
|
… |
… |
… |
… |
… |
… |
|
ИТОГОВОЕ РЕШЕНИЕ |
|||||
Договор к подписанию уполномочен:
______________________ (Должность, ФИО)
Представитель контрагента, ведущий договор:
______________________ (ФИО, контактный телефон)
Автор. Е.Грицак