Право директора оставаться на занимаемой должности сохраняется за ним постоянно, независимо от его местонахождения – будь то отпуск, пребывание дома, выполнение рабочих обязанностей, зарубежные поездки или лечение.
Директор несет полную ответственность за все аспекты деятельности организации, включая соблюдение налогового законодательства, административные и гражданские обязательства.
Вопросы, касающиеся даты подписания документов и полномочий руководителя, как правило, возникают в ситуациях трудовых или налоговых разногласий, при возбуждении административных или уголовных дел. В связи с этим, не рекомендуется пренебрегать процессом подписания бумаг во время отпуска.
В частности, в письме № 77/7-30028-20-ОБ/10-33260-ОБ/18-1193 ГИТ рекомендовала воздерживаться от подписания финансовых и налоговых документов во время отпуска. При этом не имеет значения наличие у руководителя электронной цифровой подписи или возможность удаленной работы; ключевым фактором является дата подписания и ее соответствие периоду отпуска, что может негативно сказаться на положении компании и самого директора.
Процедура передачи полномочий руководителя во время отпуска
Руководитель имеет право делегировать свои функции другому сотруднику в случае отпуска, командировки или болезни и подобных ситуаций. Существуют различные подходы к решению этого вопроса.
Передача полномочий заместителю директора
В случае наличия заместителя директора, закрепленного штатным расписанием, передача его полномочий осуществляется данному лицу.
Наиболее предпочтительным решением является фиксация возможности временного выполнения обязанностей руководителя заместителем непосредственно в трудовом договоре. В этом случае не потребуется составление дополнительных документов о передаче полномочий, поскольку заместитель автоматически берет на себя эти обязанности на время отсутствия руководителя, согласно условиям договора.
При наличии нескольких заместителей директора необходимо оформить распорядительный документ, определяющий конкретного из них для выполнения обязанностей руководителя.
Наличие заместителей, обладающих правом исполнять обязанности директора в период отсутствия последнего, является целесообразным и экономически оправданным. Если заместитель выполняет функции директора в рамках своего трудового договора, дополнительная оплата за это не предусмотрена. Руководитель имеет право установить доплату по своему усмотрению.
Передача полномочий рассматривается как совмещение должностных обязанностей на временной основе
Другой работник может выполнять функции руководителя в период его отпуска.
Реализовать данную процедуру возможно посредством совмещения должностей. Сотрудник, замещающий руководителя, будет исполнять функции директора в течение рабочего дня, одновременно с выполнением своих основных обязанностей.
Доверенность
Для того чтобы сотрудник, временно замещающий директора во время его отпуска, имел право подписывать текущие рабочие документы, требуется оформление доверенности.
Данный документ может быть составлен на фирменном бланке организации и подписан руководителем. Необходимо включить в него:
- место и дата оставления;
- информацию о представляемом лице: наименование юридического лица, основной государственный регистрационный номер, адрес, сведения об управляющем директоре;
- сведения о доверенном лице;
- определен перечень документов, которые имеет право подписывать доверенное лицо;
- срок действия документа;
- право передоверия;
- требуется подпись доверителя, а также печать или штамп организации.
Доверенность, дающая полномочия на подписание документов, не требует нотариального заверения – достаточно указания руководителя организации и наличия печати.
В случае длительного отсутствия директора, для представления интересов компании в государственных органах замещающему его сотруднику может потребоваться доверенность. В данной ситуации целесообразно оформить доверенность с нотариальным заверением.