Определение налогового резидентства работника, будь то гражданин России или иностранный подданный, оказывает непосредственное воздействие на применяемую ставку подоходного налога (НДФЛ). Российским резидентам полагается прогрессивная шкала от 13% до 22%, а для лиц без резидентства обычно действует фиксированная ставка в размере 30%. Неправильная классификация статуса приводит к неточностям при исчислении налогов, что может повлечь за собой административную ответственность работодателя как лица, удерживающего налог, включая уплату штрафных санкций. Поэтому крайне необходимо удостовериться в том, имеет ли работник статус резидента Российской Федерации или нет.
Кто является налоговым резидентом РФ?
Налоговое резидентство не привязано к гражданству. Физическое лицо может быть признано таковым, если оно фактически находится на территории Российской Федерации не менее 183 календарных дней в течение 12 подряд идущих месяцев. Этот период может включать в себя дни из разных календарных лет (часть вторая статьи 207 Налогового кодекса РФ, письмо Минфина от 4 сентября 2024 года № 03-04-05/83900).
Существуют установленные законом периоды выезда, не влияющие на общий срок пребывания в Российской Федерации:
- лечение или учеба за границей (до 6 месяцев);
- работа на морских месторождениях углеводородного сырья за пределами РФ.
- другие выезды (например, туристические) при подсчете 183 дней не засчитываются (письмо Минфина от 22.12.2020 № 03-04-06/112275).
Тем не менее, определенные группы лиц могут считаться резидентами вне зависимости от продолжительности их нахождения в Российской Федерации (пункт 3 статьи 207 Налогового кодекса РФ):
- военнослужащие РФ, служащие за границей;
- государственные и муниципальные служащие в командировках за рубежом;
- работники, участвующие в реализации межправительственных соглашений по атомной энергии за пределами России.
Как проверить статус работника?
Правовое регулирование не содержит исчерпывающего списка необходимых бумаг. Наличие на территории Российской Федерации можно засвидетельствовать любыми оформленными в установленном порядке документами.
К подходящим для этой цели относятся:
- подтверждение от налоговой инспекции — выдается по запросу лица на основании представленных доказательств его пребывания в РФ. Действует только на протяжении одного календарного года (п. 7 Приказа ФНС РФ от 07.11.2017 № ММВ-7-17/837@);
- копия паспорта с отметками пограничного контроля о въезде/выезде;
- документ установленного образца с записями о въезде и выезде из страны;
- подтверждения пребывания в гостиницах, проездные билеты и другие бумаги, служащие доказательством нахождения или перемещения по территории Российской Федерации;
- журнал регистрации рабочего времени, справки о направлении в служебную командировку и прочие внутренние корпоративные документы;
- дополнительные свидетельства фактического посещения России, такие как выписки из банковских операций или сведения от мобильных операторов).
Документы, которые не являются подтверждением:
- вид на жительство в другой стране;
- свидетельство о регистрации по месту пребывания/жительства.
Данные бумаги служат свидетельством разрешения на временное присутствие, но не доказывают реального расположения.
Как правильно подсчитать дни пребывания в РФ?
Перед каждой выплатой дохода и по завершении календарного года работодатель должен устанавливать налоговый статус. В расчет включаются все дни, проведенные на территории Российской Федерации, включая дни въезда и выезда. Учитываются также периоды выезда для получения лечения или обучения (до шести месяцев), а также периоды работы на морских месторождениях. Если в течение года налоговый статус сотрудника изменился (например, нерезидент стал резидентом), налог на доходы физических лиц пересчитывается. Восстановление излишне уплаченного налога осуществляется налоговым органом по запросу работника (часть 1.1 статьи 231 НК РФ).
Эти же правила распространяются и на дистанционных работников.
Ответственность работодателя за ошибки
Обязанность корректного исчисления и оплаты НДФЛ возлагается на компанию как на лицо, выполняющее функции налогового агента (часть 5 статьи 24 Налогового кодекса). Таким образом, если компания допустила ошибку в определении налоговой резидентности и удерживала подоходный налог по неверной ставке, к ней могут быть применены санкции.
В качестве возможного наказания с него можно будет потребовать:
В случае неуплаты налога начисляется денежное взыскание, составляющее двадцатипроцентную долю от задолженности (пункт первый статьи 123 Налогового кодекса Российской Федерации);- За представление документов, содержащих неточные данные, предусмотрен административный штраф в размере пятисот рублей на каждый экземпляр (статья 126.1 Налогового кодекса РФ);
- штраф 20% от суммы налога, если работник неправомерно получил инвестиционный или сберегательный вычет из-за недостоверных данных от работодателя (ст. 126.2 НК РФ).