При приеме на работу новый сотрудник предоставил пакет документов, но в нем отсутствует трудовая книжка. Какие действия необходимо предпринять в данной ситуации, чтобы избежать нарушения норм законодательства?
Что делать, если у нового сотрудника отсутствует трудовая книжка?
Документирование трудовой истории сотрудника возможно как на бумажном носителе, так и в электронной форме. До 31 декабря 2020 года работники имели право выбрать наиболее удобный для себя способ, предоставив работодателю заявление о продолжении ведения трудовой книжки в бумажном виде или о переходе на электронный формат. В последнем случае речь идет о предоставлении сведений о трудовой деятельности, как это предусмотрено статьей 66.1 Трудового кодекса.
В дальнейшем отказ от бумажной трудовой книжки не был отменен. Данный порядок продолжает действовать и предоставляет работникам возможность сделать соответствующий выбор в любое время.
С 1 января 2021 года работники, впервые начинающие трудовую деятельность, не получают бумажные трудовые книжки. Информация об их трудовой биографии формируется и хранится в электронном виде.
В случае, если сотрудник не указал свою позицию и не предоставил соответствующее заявление, работодатели по-прежнему оформляют бумажную трудовую книжку.
При приеме на работу сотрудник должен предоставить работодателю либо физическую трудовую книжку, либо информацию о своей трудовой биографии.
Информация может быть предоставлена работнику на последнем месте работы как в бумажном, так и в электронном виде. При этом, если используется электронная форма, необходима квалифицированная подпись работодателя. Получить эти данные можно не только у работодателя. Они доступны в МФЦ (в бумажном виде), в Социальном фонде России (как на бумаге, так и в электронном виде) или на портале Госуслуг (в электронной форме).
Если трудовой книжки нет
Если сотрудник выбрал бумажный вариант трудовой книжки, но документ был утерян, и он не может предоставить его при устройстве на новое место работы, работодатель обязан выдать ему новую трудовую книжку.
Сотрудник обязан предоставить заявление установленного образца. В заявлении необходимо перечислить основания отсутствия трудовой книжки (например, утеря или повреждение.).
Дубликат предоставляется работнику. Работодатель заполняет его, указывая информацию об общем и (или) непрерывном трудовом стаже до начала работы на новом месте. Стаж отражается в суммарном виде – общее количество лет, месяцев и дней, отработанных работником. В сведениях не указываются наименования организаций, периоды работы в них и занимаемые должностные позиции.