Что делать организации при временной нетрудоспособности бухгалтера: нюансы подачи отчетности и взаимодействие с налоговой службой

Верхний предел денежного взыскания может достигать тридцати процентов от суммы недоимки по налогу. Наименьший размер штрафа составляет тысячу рублей. Однако, если причиной задержки предоставления отчетности стало заболевание главного бухгалтера, можно избежать наказания. Но добиться этого не всегда легко.

Несоблюдение установленных сроков для подачи налоговой документации влечет за собой существенные последствия согласно Налоговому кодексу Российской Федерации, вплоть до приостановки действия банковского счета.

Виды ответственности, которые могут быть применены из-за несвоевременной сдачи отчетности

В случае нарушения сроков предоставления налоговой документации:

1. В случае несвоевременной оплаты налогов, компанию могут обязать уплатить штраф в размере до 30% от неуплаченной суммы. При этом размер пени будет составлять не меньше тысячи рублей и начисляться за каждый месяц просрочки, даже если он был непродолжительным; ставка составляет 5%.
2. В случае задержки сроков предоставления налоговых деклараций по НДС, налогу на прибыль, взносам в социальные фонды или форме №6-НДФЛ более чем на двадцать рабочих дней, инспекция Федеральной Налоговой Службы имеет право ограничить операции по банковскому счету организации.
3. Директора организации могут привлечь к административной ответственности, предусмотренной статьями 15.5 и частью третьей статьи 23.1 Кодекса об административных правонарушениях РФ, что может повлечь за собой предупреждение или денежный штраф в диапазоне от трехсот до пятисот рублей.

Как действовать в ситуации неотложной сдачи отчетности при отсутствии главного бухгалтера?

Начальнику организации рекомендуется заранее планировать замещение главного бухгалстера на период его отсутствия, например, делегируя обязанности другому работнику или заключая соглашение о предоставлении услуг с независимой бухгалтерской компанией.

Наиболее подходящая последовательность действий определяется целым рядом обстоятельств: сможет ли главный бухгалтер выполнить необходимые процедуры, будет ли он временно нетрудоспособен и не в состоянии подготовить отчетность с использованием специализированного программного обеспечения, есть ли другие сотрудники бухгалтерии, способные взяться за составление отчетов, а также кто обладает доступом к квалифицированной электронной подписи (КЭП) и т.п.

1. Специалист по финансам может получить доступ к системе бухгалтерского учета удаленно и сформировать требуемые документы.
   Возможно создание отчета в программе для ведения бухгалтерии с последующей передачей его руководителю на согласование. Руководитель имеет право лично подписать и отправить любую отчетность, при условии наличия у него КЭП.
2. Функции бухгалтера может выполнять другой специалист из числа сотрудников финансовой службы. Обычно руководители компаний не обладают навыками работы с бухгалтерским программным обеспечением для формирования отчетности.
   В подобной ситуации необходимо делегировать задачу по подготовке отчётности другому члену команды бухгалтерии.
1. Составьте распорядительный документ, закрепляющий временное исполнение обязанностей главного бухгалтера другим работником.
2. Если у сотрудника, выполняющего обязанности временно, отсутствует право электронной подписи, потребуется её оформление в аккредитованном удостоверяющем органе.
3. Работника, принятого на короткий срок, привлекают к формированию документации и последующей отправке в налоговый орган через электронный документооборот.
3. В организации отсутствует сотрудник, способный заменить заболевшего бухгалтера при составлении необходимой отчетности.
   Когда внутри компании нет подходящего кандидата для выполнения задачи по подготовке отчётности, следует заключить контракт на ограниченное время с внешней бухгалтерской фирмой или независимым экспертом в этой области.
   Для работы со сторонней компанией или фрилансером оформляется соглашение об оказании платных услуг.
   Привлечение к работе специалистов на основе договоров с самозанятыми или индивидуальными предпринимателями представляется более экономически целесообразным, поскольку отсутствует необходимость уплаты страховых отчислений и подоходного налога. Заключение срочного контракта нецелесообразно, учитывая его применимость лишь в строго определенных ситуациях.

Что позволяет избежать ответственности

Если у компании есть смягчающие обстоятельства, если присутствует хотя бы один фактор, смягчающий ответственность по статье 114 Налогового кодекса Российской Федерации, размер денежного взыскания может быть снижен вдвое. Перечень таких обстоятельств указан в статье 112 того же Кодекса.

Если у компании есть обстоятельства, исключающие винуВ случаях, когда установлено отсутствие вины физического лица в совершении нарушения налогового законодательства, перечисленных в статье 111 Налогового кодекса Российской Федерации, возможно полное снятие наказания.

Факторы, исключающие ответственность за нарушение правил исчисления и уплаты налогов:

1. События, вызванные природными катаклизмами либо другими форс-мажорными ситуациями, информация о которых стала общедоступной через средства массовой информации.
2. Поступки, совершенные в состоянии психического расстройства или физиологического неблагополучия, препятствующем человеку осознавать свои действия и контролировать их.
3. Предоставление письменных разъяснений относительно порядка расчета, уплаты налогов (сборов, страховых платежей) со стороны налогового органа либо формирование обоснованного заключения налоговой службы в процессе осуществления контроля за соблюдением налогового законодательства.

Следовательно, заболевание бухгалтера, согласно пункту 2 статьи 111 Налогового кодекса Российской Федерации, может являться основанием для снятия ответственности с организации при нарушении сроков предоставления отчетности. В таких случаях предприятие имеет возможность избежать санкций за просрочку, представив в налоговую инспекцию подтверждающие документы о болезни бухгалтера и документальные свидетельства того, что обязанность по подготовке и подаче отчётности была возложена исключительно на главного бухгалтера. К таким документам могут относиться Положение о бухгалтерской службе или Положение об учете, трудовой договор и аналогичные бумаги.

Как поступить в ситуациях, когда существуют факторы, оправдывающие отсутствие вины?

В случае обнаружения несоблюдения компанией установленных сроков предоставления отчетности, налоговый орган оформляет соответствующий документ. К этому документу необходимо подготовить мотивированное несогласие и предоставить подтверждающие сведения о болезни главного бухгалтера.

Важно учитывать, что предоставляемые в инспекцию бумаги должны соответствовать периоду, за который назначено наказание по содержанию, дате составления и смысловому объёму.

В случае вынесения налоговой службой решения о привлечении к ответственности, оно подлежит оспариванию через вышестоящую инстанцию – региональный орган ФНС.

В случае если невозможно урегулировать вопрос с налоговой инспекцией на стадии досудебного разбирательства, следует обратиться за защитой своих прав в арбитражный суд. Вероятность положительного исхода судебного спора по данным вопросам достаточно высока. Существуют прецеденты, когда организации были признаны освобожденными от уплаты налогов из-за состояния здоровья сотрудника бухгалтерии.

Обоснование для подготовки возражений против акта налогового органа, подачи жалоб в УФНС и обращения в суд можно найти в текстах ранее вынесенных судебных решений:

• постановление ФАС Дальневосточного округа от 27.04.2009 № Ф03-1568/2009,
• постановление ФАС Северо-Западного округа от 19.09.2008 по делу № А56-46717/2007,
• постановление ФАС Восточно-Сибирского округа от 16.01.2007 № А19-16404/06-40-Ф02-7351/06-С1.