В транспортной накладной предусмотрено четыре основных титульных листа (Т1–Т4), которые обязательны при каждой транспортировке. Порядок их оформления вызывает незначительные затруднения. Непонятки возникают в отношении разделов: Т5, Т6, Т7 и Т8. Эти разделы заполняются исключительно в случае возникновения нестандартных ситуаций с целью документирования изменений условий перевозки или финансовых аспектов.
Раздел 5, озаглавленный «Отражение стоимости», и Раздел 6, имеющий заголовок «Подтверждение стоимости»
Данные титульные листы взаимосвязаны и касаются финансовых вопросов. В случае расхождения фактической стоимости услуги от договорной (указанной в Т1) во время рейса, транспортная компания инициирует внесение корректировок.
Кто заполняет:
- Т5 формирует перевозчик.
- Т6 подписывает грузоотправитель (заказчик).
Применяйте эти титулы, если имели место обстоятельства, повлиявшие на тариф: простой транспорта, предоставление дополнительных услуг, не учтенных в базовой ставке, либо пересчет тарифа вследствие изменения фактического веса или объема груза.
Именно Т5 и Т6 обеспечивают возможность использования электронного транспортного документа (ЭТрН) как полноценный первичный учетный документ для подтверждения расходов в налоговом учете и получения вычета НДС. Если обе стороны подписали эти титульные листы, накладная отражает окончательные финансовые условия перевозки. В противном случае, если расчеты производятся отдельным актом, заполнение соответствующих граф не требуется.
В сопроводительных документах транспортной накладной (Т5) перевозчик должен не просто указать общую сумму платежа, но и предоставить подробную информацию о том, как была рассчитана корректировка. Грузоотправитель в Т6 либо принимает предложенную сумму, либо выражает несогласие с ней.
Титул 7 «Переадресовка»
Данный документ подтверждает изменение грузополучателя или адреса доставки.
Данный раздел заполняется транспортной компанией, однако исключительно на основании информации, предоставленной отправителем или первоначальным получателем.
Титул 7 нужен, если:
- ситуация, когда получатель отказался от получения всей партии товара, и груз возвращается отправителю либо передается другому лицу;
- случай частичного принятия груза получателем при этом остаток отправляется по новому адресу.
- первоначальный адрес оказался недоступным, и стороны пришли к соглашению о новом пункте назначения.
С технической точки зрения, в процессе одной перевозки возможно создание нескольких титульных листов Т7, если маршрут подвергался неоднократным изменениям, однако на практике это усложняет процесс обработки документов. Предполагаемая последовательность действий предусматривает, что сначала грузополучатель фиксирует факт отказа или частичной приемки груза в Т3, а уже затем перевозчик оформляет Т7 с обновленными данными.
Титул 8 «Замена водителя/ТС»
В особых ситуациях, когда во время выполнения рейса потребовалась замена водителя или транспортного средства (например, из-за поломки, дорожно-транспортного происшествия, болезни или смены смены), необходимо заполнять специальный раздел, учитывающий форс-мажорные обстоятельства.
Заполняет Перевозчик.
Перевозчик подтверждает подлинность Титула с помощью своей электронной цифровой подписи (УКЭП). В стандартной конфигурации эту процедуру выполняет уполномоченный представитель компании (например, логист или диспетчер), используя УКЭП и машиночитаемую доверенность (МЧД).
В обычной ситуации водитель не использует УКЭП для подтверждения Титула. Для регистрации факта погрузочно-разгрузочных работ применяется простая электронная подпись (ПЭП) через мобильное приложение. Исключением является случай, когда водитель зарегистрирован как индивидуальный предприниматель (ИП). В этом случае он оформляет документы как ИП, используя собственную УКЭП (или упрощенную неквалифицированную электронную подпись через приложение «Госключ»).
Ключевые нюансы:
- Подтверждение последующих титулов. Без подписанного Т8 новый водитель не сможет законно подтвердить последующие титулы своей ПЭП (например, Т3 о приемке груза получателем), поскольку юридически он не включен в процесс перевозки.
- Информация. В Титуле обязательно указываются прежние и новые сведения (ФИО, водительское удостоверение, государственный номерной знак, VIN-номер), а также дата, время и место внесения изменений.
Важно не допускать путаницы между титулами Т7 и Т8. Если был изменен маршрут следования – это оформляется одним титулом, а замена водителя – другим. В случае одновременного изменения маршрута и водителя требуется заполнить оба раздела.
Топ-5 ошибок при работе с опционными титулами
- Заполнение документов следует производить только при необходимости. Не создавайте титулы Т5 или Т8, если фактических изменений не было. Избыточные записи могут создавать ненужный информационный фон и вызвать вопросы у аудиторов.
- Неточности в идентификаторах приводят к сбоям. Ошибки в УИД (уникальном идентификаторе) или номере связанного титула нарушают логическую взаимосвязь, что препятствует корректному распознаванию переадресации системой.
- Нарушение последовательности действий. Формирование титула Т8 происходит после завершения этапа погрузки (Т2) и до момента подписания документа Т3 (выгрузка у нового получателя). Несоблюдение установленного порядка обычно приводит к отклонению системой при проверке данных.
- Недостаточность прав у лица, осуществляющего подписание. Если титульный лист от имени перевозчика подписывает не директор, а другой сотрудник, например логист или диспетчер, требуется наличие машиночитаемой доверенности (МЧД). В противном случае подпись будет признана недействительной.
- Внесение изменений в ранее подписанный документ. Не допускается внесение изменений непосредственно в уже подписанный опциональный титул. Если ошибка обнаружена до отправки в ГИС ЭПД, титул может быть отредактирован. В случае направления документа с ошибкой, исправления выполняются путем создания нового титула с соответствующей отметкой об исправлении.
До 1 марта 2027 года установлен переходный период: за отсутствие электронного транспортного накладной (ЭТрН) не предусмотрены штрафные санкции; нарушения будут рассматриваться только как основание для устного предупреждения.
Автор. Е.Грицак