Факсимильная подпись позволяет экономить время: процесс подписания документа становится быстрее и проще. Тем не менее, не во всех случаях компании имеют право использовать штамп на документах. К использованию факсимильной подписи стоит подходить с осторожностью и четко определять, в каких ситуациях ее применение допустимо, а в каких – нет.
Применение факсимильных подписей на первичных документах, используемых в бухгалтерском и налоговом учете, строго не допускается. Данное положение закреплено федеральным законодательством и регулирующими нормативными актами.
На ключевых, в особенности финансовых, документах не следует использовать факсимильные подписи.
Договоры, соглашения, сделки, оформленные с использованием факсимильного воспроизведения подписи
Гражданское законодательство не содержит ограничений на применение факсимильной подписи при заключении сделок. Использование факсимильного воспроизведения подписи посредством механического копирования или иного аналога собственноручной подписи разрешено, при условии, что это установлено законом, иными нормативными документами или соглашением сторон (пункт 2 статьи 160 Гражданского кодекса).
Для нанесения оттиска на документы необходимо согласование между сторонами.
Чтобы определить, какие документы можно подписывать факсимиле, требуется либо заключить отдельное соглашение, регламентирующее порядок его применения, либо добавить соответствующий пункт в договор с деловым партнером. В противном случае есть вероятность того, что договор будет признан недействительным.
Даже заключение договора не исключает возможности оспаривания его контрагентом.
В случае, если организация заключила с контрагентом договор или иной документ, в котором прямо указано разрешение на использование факсимиле для подписания актов, счетов и других документов, то такое подписание будет считаться законным с точки зрения гражданского законодательства. Необходимо, чтобы само соглашение о применении факсимиле было оформлено с использованием личных подписей обеих сторон.
Документы для бухгалтерского и налогового учета
Использование факсимиле недопустимо на первичных учетных документах, счетах-фактурах, налоговых декларациях, платежных документах (включая платежные поручения и доверенности), а также в кадровых документах.
Налоговая служба еще в 2004 году разъяснила, что использование факсимиле недопустимо при оформлении доверенностей, платежных документов и иных документов, которые имеют финансовые последствия (письмо МНС от 01.04.2004 № 18-0-09/000042@).
В соответствии с требованиями Федерального закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете», первичные документы, используемые в налоговом учете, должны отвечать установленным стандартам. Статья 9 указанного закона определяет, что первичные документы должны содержать подписи лиц, ответственных за проведение операции, с указанием их фамилий или иных данных, удостоверяющих личность подписавших. Подтверждением этого является необходимость проставления подписей от руки на всех первичных документах.
Использование факсимиле для подписания первичных документов, применяемых в бухгалтерском и налоговом учете, запрещено (пункты 6 и 7 части 2 статьи 9 Федерального закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ, пункт 69 ГОСТ Р 7.0.8-2025, утвержденного приказом Росстандарта от 28.01.2025 № 30-ст).
Министерство финансов Российской Федерации выступает против использования факсимильных подписей (письменных от 10.06.2021 № 03-11-11/45946, от 10.04.2019 № 03-07-14/25364, от 08.12.2017 № 03-03-06/1/81951,
Использование факсимиле на первичных документах может привести к тому, что расходы будут посчитаны не имеющими документального подтверждения, что повлечет за собой доначисление налогов, пеней и штрафов.
Запрет на использование факсимильных сообщений в сфере трудовых отношений является прямым
Законодательство не допускает применение факсимильных подписей в кадровых документах, включая трудовые договоры.
В соответствии со статьей 67 Трудового кодекса, трудовой договор подписывается работодателем собственноручно ( письмо Минтруда от 15.03.2023 № 14-6/ООГ-1863, письмо Роструда от 28.04.2022 № ПГ/09989-6-1).
В соответствии с Трудовым кодексом Российской Федерации, работодатель и работник имеют право использовать электронные подписи, оформленные в установленном законом порядке, при работе с электронными документами (статьи 22.1–22.3 ТК РФ).
В соответствии с Трудовым кодексом Российской Федерации, трудовые договоры, а также приказы о приеме на работу, об увольнении, о переводе и другие подобные документы, должны оформляться в установленном порядке:
- собственноручной подписью;
- или электронной подписью, если в компании введен кадровый документооборот, документ разрешено подписывать защищенной цифровой подписью.
Альтернативных решений не существует. Применение факсимильной подписи в кадровых документах не допускается. Не имеет значения, зафиксирован ли такой порядок подписания в приказе. В российском трудовом законодательстве отсутствует четкое определение термина «факсимиле».
В письме Минтруда России приводится обоснование недопустимости использования факсимильных подписей в кадровых документах письме от 15.03.2023 г. № 14-6/ООГ-1863.
В пояснениях Минтруда, основанных на пункте 4.22 Методических рекомендаций по применению ГОСТ Р 7.0.97-2016 «Национальный стандарт Российской Федерации. Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Организационно-распорядительная документация. Требования к оформлению документов», разъясняется порядок использования «факсимиле» при подписании кадровых документов. Согласно данному пункту, реквизит «Подпись» должен содержать наименование должности подписавшего, его личную подпись и расшифровку подписи (инициалы, фамилию).
Изготовление штампов для каждого сотрудника возможно, однако это нецелесообразно. Вместо этого сотрудников можно уполномочить подписывать документы от имени компании. Важно помнить, что документы, содержащие оттиски штампов «факсимиле», не могут быть учтены в налоговом и бухгалтерском учете. В противном случае возникновение проблем весьма вероятно.
Если в организации используется факсимиле, необходимо принять меры для защиты и компании, и сотрудников, разработав отдельные локальные нормативные документы. В этих документах следует указать место хранения печати, порядок выдачи факсимиле и ответственных за это лиц. Также необходимо назначить сотрудника, ответственного за сохранность и правильное использование факсимиле.