Главный бухгалтер отвечает за организацию бухгалтерского учета, а также за формирование и своевременную подачу точной и достоверной бухгалтерской отчетности. Его ответственность распространяется как на работодателя, так и на государственные органы.
В соответствии с частью 3 статьи 7 Федерального закона № 402-ФЗ, руководитель организации должен назначить ответственного за бухгалтерский учет – либо главного бухгалтера или другое уполномоченное лицо, либо заключить договор на оказание соответствующих услуг.
В случае, если трудовой договор с главным бухгалтером предусматривает ведение всех расчетов с бюджетом (включая уплату налогов и взносов), подготовку и сдачу отчетности, ведение кассы, а также кадрового или воинского учета, он может быть привлечен к дисциплинарной, материальной и административной ответственности за допущенные нарушения.
Компания обладает достаточной правовой базой, позволяющей требовать от сотрудников соблюдения установленных правил. Прежде всего, речь идет об оформлении документов, необходимых для бухгалтерского учета.
В соответствии со статьей 3 Федерального закона № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете», все сотрудники организации, включая руководителя, обязаны выполнять установленные главным бухгалтером правила оформления документов, подтверждающих хозяйственные операции».
Все сотрудники компании обязаны соблюдать требования главного бухгалтера (или иного сотрудника, ответственного за ведение бухгалтерского учета или с которым заключен договор на оказание бухгалтерских услуг) к оформлению первичных документов. Федеральный закон №402-ФЗ обязывает работодателей предоставлять письменные инструкции от главбуха.
Обеспечить это несложно: требуется составить список обязательных требований к оформлению договоров, актов, счетов-фактур и других документов, которые поступают от сотрудников. Наличие в компании шаблонов типовых документов, включая бухгалтерскую первичную документацию, такую как акт выполненных работ, и кадровые документы, например, заявление на отпуск, будет большим плюсом».
Информация о требованиях и шаблонах может быть распространена через корпоративные чаты, внутренние доски объявлений и подобные каналы. Способ информирования определяется политикой компании, касающейся внутренних документов, использованием электронного документооборота и уровнем цифровизации.
Составление четких требований потребует определенных затрат времени. Однако в дальнейшем это позволит избежать необходимости объяснять новому сотруднику, как оформлять документы, поскольку появится возможность направлять их на доработку на основании подготовленных требований.
Главный бухгалтер устанавливает обязательные требования для всех сотрудников компании, если это необходимо:
- документального оформления фактов хозяйственной жизни;
- составления и передачи документов для ведения бухучета.
В данных ситуациях главный бухгалтер имеет право предъявлять требования к сотрудникам компании, не согласовывая это с руководителем.
Если в подчинении у главного бухгалтера находятся сотрудники бухгалтерии, он обладает полным объемом прав по управлению персоналом, включая прием на работу и увольнение, распределение обязанностей, контроль качества выполняемых работ и соблюдение дисциплины.
Главный бухгалтер имеет право не подписывать или не утверждать документы, если в них содержится неточная, неполная или противоречивая информация, либо документы, которые нарушают действующее законодательство или установленные в компании правила.