Статус УПД
Образец заполнения и соответствующие инструкции к универсальному документу направления доступны в письме Федеральной налоговой службы России от 21 октября 2013 года № ММВ-20-3/96@.
Поле «Статус» в универсальном передаточном документе (УПД) служит для указания цели его применения. Если УПД используется в качестве счета-фактуры и первичного документа, в этом поле необходимо указать значение «1». В таком случае УПД является документом, дающим право на применение вычета по НДС (согласно письму Минфина от 16 июня 2014 г. № 03-07-09/28664). Налогоплательщики, использующие УПД исключительно в качестве первичного документа (например, применяющие упрощенную систему налогообложения – УСН), должны указать в этом поле значение «2.
Если продавец оформит универсальный передаточный документ с указанием статуса 2, то покупатель не сможет включить НДС в состав вычетов ( сообщение в чате ФНС от 25 сентября 2025 г.).
Федеральная налоговая служба обратила внимание на то, что УПД со статусом 1 одновременно является актом и счётом-фактурой. Этот документ подтверждает отгрузку товара или выполнение работы и при этом служит для целей налогообложения.
А УПД со статусом 2 представляет собой лишь первичный бухгалтерский документ, такой как накладная или акт приемки-передачи.
Если покупателю предоставлен УПД продавцом со статусом «2» (первичный учетный документ), несмотря на то, что все поля счета-фактуры заполнены, суммы НДС, зафиксированные продавцом в этом документе, не могут быть учтены покупателем для вычета.
Без чего УПД не работает как счет-фактура
Налоговая служба неоднократно сообщала, что универсальный передаточный документ (УПД), хоть и может служить и счетом-фактурой, и первичным документом, не должен применяться только в качестве счета-фактуры (согласно письму ФНС России от 22 августа 2018 г. № АС-4-15/16298@).
Причина заключается в том, что данный документ не функционирует без определения атрибутов “первички”. Поскольку использование унифицированной платежной документации возможно только в качестве счета-фактуры, она не способна полностью заменить собой счет-фактуру
УПД необходим не только для подтверждения права на получение налоговых вычетов, но и выступает в качестве первичного документа. На него также распространяются требования, установленные законом о бухгалтерском учете. Согласно этому закону, первичные учетные документы должны составляться на каждый отдельный случай хозяйственной деятельности. В ином случае УПД не сможет служить документальным подтверждением совершенной сделки.
Количество грузополучателей в УПД
В универсальном документе представления (УПД) не должно быть нескольких грузополучателей. На это же указывалось в письме Федеральной налоговой службы (ФНС) от 23 декабря 2019 г. № ЕД-4-15/26494.
В одном документе можно указать нескольких получателей груза, если комитент (принципал) передает комиссионеру (агенту), который осуществляет реализацию товаров (работ, услуг) двум или более покупателям, имущественные права от своего имени. В счете-фактуре они перечисляются через запятую.
Данное право установлено лишь для целей составления счета-фактуры, служащего основанием для получения покупателем вычета НДС.
В какой срок выставлять УПД
>
Установленные правила формирования и регистрации счетов-фактур применяются также при оформлении универсальных электронных документов (УПД) и внесении данных в книги покупок и книгу продаж.
Но составлять УПД в те же сроки, что и счет-фактуру, нельзя.
Счет-фактура должен быть подготовлен не позднее чем через пять дней после передачи товара (пункт 3 статьи 168 Налогового кодекса РФ). Вместе с тем УПД также выступает в роли товарной накладной, которая должна оформляться непосредственно во время хозяйственной операции по приобретению товаров или сразу же после ее завершения.
Поэтому оформлять УПД нужно именно тем днем, в котором была поставка (см. Постановление АС Дальневосточного округа от 17 июня 2025 г. № Ф03-1350/2025 по делу № А73-15701/2023).