В случае утраты трудовой книжки после прекращения трудовых отношений, работник имеет законное право обратиться к своему предыдущему работодателю с письменной просьбой о предоставлении дубликата. Данная возможность закреплена действующим Порядком ведения и хранения трудовых книжек (приказ Минтруда № 320н).
Порядок ведения и хранения трудовых книжек был утвержден приказом Министерства труда России от 19 мая 2021 года № 320н. В соответствии с пунктом 27 этого Порядка, уволенный сотрудник может запросить у последнего работодателя выдачу дубликата.
Перечень ситуаций, при которых оформляется дубликат трудовой книжки, указан в подпунктах 27, 30 и 31 Порядка ведения и хранения трудовых книжек. В числе этих случаев – потеря документа.
Для корректного оформления дубликата потребуется информация о предыдущем опыте работы сотрудника. В качестве подтверждения трудовой истории работник может предоставить справку СТД-Р (при наличии таковой) или выписку из лицевого счёта, полученную в Социальном фонде России (СФР). Данные документы служат официальным свидетельством о стаже.
После получения заявления от работника организация располагает 15 рабочими днями на оформление и выдачу дубликата (пункт 27 Порядка ведения и хранения трудовых книжек).
В повторном экземпляре графы 3 первоначально фиксируется совокупный трудовой стаж до начала работы в данной организации, выраженный в годах, месяцах и днях. После этого, при наличии подтверждающих документов, этот общий стаж детализируется по конкретным периодам.
Общий стаж указывается как суммарное значение: фиксируются общее количество лет, месяцев и дней работы без указания предыдущих работодателей, временных отрезков и занимаемых должностей у прошлых работодателей. Например, запись может выглядеть так: «Общий стаж работы 9 лет 10 месяцев 29 дней». Данная информация вносится только в случае, если работник имел опыт работы на других предприятиях.
Трудовой кодекс Российской Федерации не устанавливает перечень документов, служащих основанием для подтверждения трудового стажа. Сведения, полученные из индивидуального лицевого счета в Социальном фонде России (СФР), являются допустимым доказательством для внесения записей в дубликат.
Следовательно, работодатель обязан принять заявление от бывшего сотрудника и оказать содействие в восстановлении документа, используя предоставленные им сведения о периодах трудовой деятельности.