Какие выплаты работникам не облагаются НДФЛ: разъяснения и документы

Для того чтобы выплата не подлежала налогообложению НДФЛ, требуется предоставление документального подтверждения основания для освобождения от уплаты данного налога. Конкретный перечень необходимых документов определяется видом выплаты и положениями статьи 217 Налогового кодекса Российской Федерации.

В случае камеральной проверки налоговым органом по любому виду необлагаемого дохода, предоставленного работнику, ИФНС может потребовать разъяснений и соответствующих документов. Таким образом, важно заранее подготовиться и иметь при себе необходимый перечень подтверждающих бумаг.

Камеральная проверка по форме 6-НДФЛ: разъяснения Верховного Суда относительно запроса документации

Следует отметить, что единого списка документов, подходящего для всех видов необлагаемых выплат, не предусмотрено – в каждом конкретном случае требуется свой индивидуальный набор подтверждений.

Прежде всего стоит выделить «общие» документы. Это те бумаги, которые могут потребоваться практически при оформлении любой необлагаемой выплаты:

Для осуществления практически всех видов выплат обязателен приказ или распоряжение руководителя, в котором должны быть четко прописаны основания для выплаты, ее размер и данные о получателе.
Заявление работника необходимо в случаях, когда выплата производится по запросу сотрудника, например, при предоставлении материальной помощи или компенсаций.
Инспекторы чаще всего запрашивают первичные документы, служащие основанием для выплаты (свидетельства о рождении, справки из государственных органов, медицинские заключения, авансовые отчеты), поскольку именно они подтверждают наступление конкретного события или факт произведенных расходов.
К расчетным документам относятся бухгалтерская справка с расчетом суммы к выдаче, платежные ведомости и выписки по банковскому счету.
Внутренний нормативный документ (например, положение об оплате труда, о порядке направления в командировки или предоставлении материальной помощи) устанавливает правила и лимиты выплат внутри компании.

Перечень документов, служащих основанием для освобождения от уплаты НДФЛ при выплатах работникам. Представлена в виде таблицы

Ниже представлена таблица с перечислением наиболее часто встречающихся видов выплат и соответствующих документов, которые обычно запрашивают налоговые органы в ходе камеральных и выездных проверок. Конкретный состав требуемых документов определяется индивидуальными особенностями каждого случая.

Читать также: Какие рекламные расходы не облагаются налогом?

№	Вид выплаты	Основание освобождения по ст. 217 НК РФ	Лимит / условие	Документы для подтверждения
1	Финансовая поддержка материального характера (общий объем, не превышающий установленный предел)	п. 28	≤ 4 000 руб. на работника в год	Обращение работника; распорядительный документ руководителя, фиксирующий факт выплаты финансовой поддержки с указанием размера и причины; платежные документы.
2	Мат. помощь при рождении/усыновлении ребенка	п. 8	Максимальная сумма – до 1 миллиона рублей на каждого ребенка в течение первого года жизни.	Заявление сотрудника; заверенная копия свидетельства о рождении (удочерении) ребенка; распорядительный документ, подтверждающий выплату.
3	Выплата материальной помощи сотруднику в связи с утратой близкого родственника.	п. 8	Без ограничения по сумме	Необходимые документы: заявление работника, копия свидетельства о смерти, подтверждающие родство бумаги (свидетельство о браке или рождении), распорядительный документ о выплате.
4	Предоставление материальной помощи в случае кончины самого сотрудника (выплата производится членам его семьи).	п. 8	Без ограничения по сумме	Перечень требуемых документов: копия свидетельства о смерти, документы, удостоверяющие родство получателя, заявление установленного образца, распорядительный приказ.
5	Оказание материальной помощи лицам, пострадавшим вследствие стихийного бедствия, чрезвычайной ситуации или террористического акта.	п. 8.3, 8.4	Без ограничения по сумме	Для подтверждения факта чрезвычайной ситуации необходимо предоставить справку или акт компетентного органа (например, МЧС или местной администрации), а также заявление работника и приказ о выплате.
6	Выплата выходного пособия при прекращении трудовых отношений, включая случаи расторжения контракта по соглашению сторон.	п. 1	Размер пособия не может превышать трехмесячного среднего заработка (для работников, проживающих в районах Крайнего Севера, – шестимесячного).	Перечень необходимых документов включает приказ об увольнении; соглашение о прекращении трудового договора или иной документ, являющийся основанием для расторжения; начисление среднего заработка; расчетный лист.
7	Компенсация за использование личного имущества сотрудника, такого как автомобиль, телефон или компьютер, также подлежит выплате.	п. 1	Размер данной компенсации определяется договором между сторонами и требует документального подтверждения.	Для подтверждения права на получение компенсации необходимы: соглашение (дополнительное соглашение к трудовому договору), определяющее размер и порядок выплат; документы, удостоверяющие право собственности работника на имущество (свидетельство о регистрации транспортного средства, кассовый чек и т.п.); документальное подтверждение использования имущества в служебных целях (путевые листы, детализированные счета за телефонную связь); расчет суммы компенсации.
8	Суточные при командировках	п. 1	≤ 700 руб. (РФ) / ≤ 2 500 руб. (загранкомандировки) в сутки	Перечень документов, необходимых для оформления командировки включает: приказ (решение) об отправке в служебную поездку; задание на выполнение работы или отчет по результатам командировки; авансовый отчёт; документы, подтверждающие даты начала и окончания поездки.
9	Компенсация затрат, связанных с командировкой, охватывает расходы на проезд, оплату проживания и другие издержки.	п. 1	Выплата компенсации производится в пределах фактически понесенных расходов, при условии их документального подтверждения.	Для возмещения командировочных затрат требуются: авансовый отчёт; авиабилеты или посадочные талоны; счета гостиниц и кассовые чеки; приказ о направлении в командировку.
10	Выплата компенсации за приобретение санаторно-курортных путевок	п. 9	При соблюдении условий	Договор с санаторием, подтверждающий бронирование путевок; лицензия, удостоверяющая право организации предоставлять санаторные услуги; документы, отражающие источники финансирования (например, прибыль после уплаты налогов, средства Фонда социального страхования); перечень получателей путевок, утвержденный распорядительным документом
11	Оплата медицинских услуг и проведение лечения для сотрудника	п. 10	При осуществлении оплаты за счет средств, оставшихся после уплаты налога на прибыль (для предприятий, применяющих общую систему налогообложения)	Перечень документов, необходимых для заключения договора с медицинской организацией: лицензия данной организации, документы, служащие подтверждением оказанных услуг (например, акты выполненных работ и счета), а также документы, отражающие источник финансирования (это может быть решение учредителей или справка о прибыли после уплаты налогов).
12	Подарки работникам (в т.ч. к праздникам, юбилеям)	п. 28	≤ 4 000 руб. на работника в год (в сумме с мат. помощью по п. 1 таблицы)	Необходимые документы для оформления вручения подарков: приказ, регламентирующий порядок передачи подарков, договор дарения (который должен быть оформлен в письменной форме, если стоимость подарка превышает 3000 рублей – согласно п. 2 ст. 574 Гражданского кодекса РФ), а также ведомость выдачи подарков с указанием получателей и их подписями.
13	Компенсация за просрочку выплаты заработной платы рассчитывается в соответствии со статьей 236 Трудового кодекса Российской Федерации.	п. 1	Размер компенсации определяется либо нормой, установленной статьей 236 Трудового кодекса РФ, либо локальным нормативным актом организации (при условии, что сумма будет не ниже той, что предусмотрена законом).	Перечень документов, необходимых для начисления компенсации: приказ работодателя или бухгалтерская справка, а также документы, служащие подтверждением факта и периода задержки выплаты заработной платы.
14	Компенсация вреда здоровью, возникшего вследствие увечья или профессионального заболевания.	п. 1, п. 3	В размере, установленном законодательством/решением суда	Для получения возмещения потребуются: акт о несчастном случае на производстве (составленный по форме Н-1) либо заключение о профзаболевании, решение Фонда социального страхования или судебное определение, а также расчет суммы компенсации.
15	Компенсационные выплаты донорам, включающие средний заработок за дни сдачи крови и последующего отдыха,	п. 1	В размере среднего заработка за соответствующие дни	Необходимые документы: справки из медицинских учреждений, приказ о предоставлении дней отдыха с сохранением среднего заработка и табель учета рабочего времени.
16	Алименты, удерживаемые/выплачиваемые работнику	п. 5	Без ограничения по сумме	Официальный документ, такой как исполнительный лист или судебный приказ, а также нотариально заверенное соглашение об уплате алиментов.