Как оформлять справки о доходах по форме 2-НДФЛ для сотрудников: инструкция по заполнению

Сведения о доходах сотрудника включаются в годовой расчет по форме 6-НДФЛ как приложение под названием «Справка о доходах и уплаченных суммах налога физического лица». Однако, чтобы предоставить этот документ работникам (по их запросу или при прекращении трудовых отношений), организации обязаны оформлять его по специальной форме.

Работодатель должен выдать справку в трехдневный срок с момента получения письменного обращения от сотрудника. В случае увольнения, документ необходимо передать вместе с трудовой книжкой и другими необходимыми бумагами в день расторжения контракта.

Какая форма действует в 2026 году?

Начиная с 2026 года для формирования справки о доходах используется форма, установленная Приказом ФНС от 19 сентября 2023 г. № ЕД-7-11/649@ (в действующей редакции, утвержденной приказом от 9 января 2024 г. № ЕД-7-11/1@).

Для предоставления справок работникам следует использовать форму, представленную в Приложении № 4 к указанному приказу.

При предоставлении данных в ИФНС эти же сведения включаются в годовой отчетность организации по форме 6-НДФЛ. Отдельная подача налоговой справки не требуется.

Информация от ИФНС о методах подтверждения полученного дохода

Как заполнить справку о доходах

Составление справки осуществляется на основании данных, зафиксированных в реестрах учета НДФЛ.

В справке о доходах работника представлено шесть разделов:

1. сведения о налоговом агенте;
2. 
   Информация о физическом лице, являющемся получателем дохода, предоставляется;
   
3. доходы, облагаемые по ставке …..%;
4. 
   перечень стандартных, социальных и имущественных налоговых вычетов;
   
5. 
   Указывается общая сумма полученного дохода и размер уплаченного налога;
6. 
   Сообщается о сумме дохода, с которого не был произведен вычет налога налоговым агентом, а также о размере неудержанного налога.
   

В разделе 1 Вносится информация о налоговом агенте, включающая его наименование, идентификационный номер (ИНН), код причины постановки на учет (КПП) и код по Общероссийскому классификатору территорий муниципальных образований (ОКТМО).

В разделе 2предоставляют сведения о физическом лице: ИНН, фамилию, имя и отчество, статус налогоплательщика, дату рождения, гражданство, а также данные о документе, удостоверяющем личность.

В графе «Статус налогоплательщика» заносится код в соответствии с приложением № 5 к порядку, утвержденному Приказом ФНС РФ от 19 сентября 2023 г. № ЕД-7-11/649@. Для лиц, являющихся резидентами, используется код 1, а для нерезидентов – код 2.

Для заполнения поля «Код вида документа, удостоверяющего личность» следует воспользоваться приложением 6 к порядку, утвержденному приказом ФНС РФ от 19 сентября 2023 г. № ЕД-7-11/649@. В качестве примера, для паспорта гражданина Российской Федерации используется код 21. При указании серии и номера документа необходимо исключить символ «№».

В разделе 3В этом разделе указывается информация о доходах, начисленных физическому лицу помесячно, с указанием соответствующих кодов доходов. Также необходимо зафиксировать сумму предоставленных налоговых вычетов. Кодировка выплат и вычетов регламентирована приказом ФНС России от 10 сентября 2015 г. № ММВ-7-11/387@.

В разделе 4 Справки содержат сведения о трех категориях вычетов, предоставляемых налоговым агентом физическому лицу: стандартные, социальные и имущественные. В случае отсутствия предоставленных вычетов, соответствующие поля «Код вычета» и «Сумма вычета» остаются незаполненными. Дополнительные поля в данном разделе не предусмотрены.

Данные коды утверждены
Приказ ФНС России от 10 сентября 2015 года № ММВ-7-11/387@ был изменен и дополнен приказами ФНС России от 18 октября 2024 г. № ЕД-7-11/877@ и от 1 сентября 2025 г. № ЕД-7-11/757@.

Раздел 5 Это общий раздел справки, в котором указываются сведения:

1) общую сумму дохода;

2) налоговую базу;

3) исчисленный и удержанный налог;

4) фиксированные авансовые платежи по НДФЛ;

5) сумму налога на прибыль для зачета;

6) налог, уплаченный в другой стране;

7) излишне удержанный НДФЛ.

Раздел 6Данный раздел используется для отображения сумм НДФЛ, которые не были удержаны. Это может произойти, к примеру, при получении дохода в натуральной форме. В соответствующем поле указывается размер полученного дохода и сумма неудержанного налога.