Работодатель имеет право контролировать использование рабочего времени и оборудования, предоставляемого сотрудникам. Трудовой кодекс (статьи 86 и 214.2) разрешает сбор персональных данных и применение систем видеонаблюдения и аудиозаписи с целью обеспечения безопасности и контроля за выполнением работы. При этом необходимо соблюдать определенные ограничения.
В соответствии со статьей 91 Трудового кодекса Российской Федерации, рабочее время определяется как период, в течение которого работник обязан исполнять свои трудовые функции согласно внутреннему распорядку организации и условиям, закрепленным в трудовом договоре.
В рабочее время работник обязан осуществлять деятельность, определенную в трудовом договоре (должностной инструкции), а также соблюдать правила внутреннего трудового распорядка и другие локальные нормативные акты организации. Это требование распространяется на всех сотрудников, независимо от места их работы – в офисе или в дистанционном формате (часть 4 статьи 312.1 Трудового кодекса Российской Федерации).
Требование об установке сотрудником на служебный компьютер программы для учета рабочего времени может быть зафиксировано в трудовом соглашении или внутренних регламентах организации. Это положение основывается на пункте 2 статьи 21 Трудового кодекса Российской Федерации, который устанавливает, что работник должен добросовестно исполнять свои трудовые функции, соблюдать трудовую дисциплину и аккуратно обращаться с имуществом работодателя.
Допустимо ли использование сканирования отпечатков пальцев сотрудников для организации системы контроля доступа
Как законно установить программы контроля
Трудовой кодекс Российской Федерации предоставляет работодателям возможность контролировать время, отработанное сотрудниками, однако введение системы компьютерного мониторинга должно осуществляться с соблюдением установленных правил.
Обычно установка системы мониторинга проходит достаточно быстро. Значительно больше времени требуется на подготовку необходимой документации. В частности, нужно:
- Одобрение локального акта (ЛНА) в области информационной безопасности или мониторинга рабочего времени может быть оформлено в виде положения, приказа или отдельного пункта в Правилах внутреннего трудового распорядка. В случае отсутствия утвержденного локального акта, информацию о контроле необходимо включить в трудовой договор с работником.
- Сотрудникам необходимо предоставить ознакомление с локальными нормативными актами компании, подтверждаемое подписями в соответствии со статьей 22 Трудового кодекса Российской Федерации).
- Необходимо получить согласие на обработку персональных данных. Это является ключевым требованием для систем контроля, которые могут регистрировать действия, не относящиеся к трудовой деятельности, особенно если сотрудник использует для работы личное оборудование. В связи с этим, в организации должен быть разработан и утвержден документ, регламентирующий обработку персональных данных – политика обработки персональных данных.
Любое техническое решение в области мониторинга, выполненное без соответствующих базовых документов, будет рассматриваться как нарушение законодательства.
Для установки специализированного программного обеспечения на персональный компьютер сотрудника необходимо получить его письменное согласие. Это требование напрямую распространяется на удаленных работников, использующих принадлежащее им или взятое в аренду оборудование для выполнения рабочих задач (часть 2 статьи 312.6 Трудового кодекса РФ). В случае отказа работника от такого согласия работодатель обязан предоставить ему необходимое служебное оборудование.
Какие действия запрещены законом
- Сбор информации, касающейся частной жизни, политических или религиозных взглядов работников, запрещен (статья 86 Трудового кодекса РФ).
- Нельзя использовать информацию, полученную с помощью систем мониторинга, для увольнения, не соблюдая установленный порядок, предусмотренный Трудовым кодексом РФ. Для правомерного расторжения трудового договора требуется оформление дополнительных документов, таких как служебные записки, акты и объяснительные.
- Недопустимо осуществлять контроль без предварительного уведомления сотрудника: установка программного обеспечения, скрытое видеонаблюдение. Работники должны быть заблаговременно осведомлены о мониторинге их действий в течение рабочего дня.
- Нельзя допускать разглашение персональной информации сотрудников.
За несоблюдение установленных норм, касающихся контроля за сотрудниками, наступает ответственность
Несоблюдение данных требований может повлечь административную ответственность по статье 13.11 Кодекса Российской Федерации об административных правонарушениях, что расценивается как неисполнение требований законодательства о персональных данных.
Неправомерная обработка персональных данных может повлечь за собой административное наказание: для руководителей предусмотрен штраф в размере от 50 000 до 100 000 рублей, для организаций – от 150 000 до 300 000 рублей.
В случае повторного нарушения размер штрафа для организации будет возрастать и составлять сумму от 300 000 до 500 000 рублей.