Электронный трудовой договор с 2026 года: что нужно знать бухгалтеру и кадровику

Электронный трудовой договор обладает такой же юридической значимостью, как и его бумажный аналог, однако это возможно лишь при условии соответствия трем группам нормативных актов.

Согласно статьям 160 и 434 Гражданского кодекса Российской Федерации, договор, оформленный в письменной форме, может считаться равнозначным электронному документу при условии использования квалифицированной электронной подписи (КЭП.

В соответствии со статьями 22.1, 22.2, 312.1 и 312.2 Трудового кодекса Российской Федерации, процедура внедрения системы электронного документооборота и типы используемых электронных подписей определяются локальным нормативным актом. Не допускается перевод в электронный вид актов о несчастном случае, приказов об увольнении и документов, связанных с охраной труда – эти документы должны оформляться на бумажном носителе.

В соответствии со статьями 6 и 11 Федерального закона № 63-ФЗ об электронной подписи, простая электронная подпись или неквалифицированная электронная подпись действительны только в случаях, когда это предусмотрено законом или установлено договоренностью.

В 2026 году для подписания электронного трудового договора потребуется использование квалифицированной электронной подписи (КЭП

Начиная с 2026 года, для подписания документов от имени организации необходимо использовать личную квалифицированную электронную подпись (КЭП) физического лица и машиночитаемую доверенность (МЧД). Дублирование КЭП руководителя не допускается.

Порядок подписания ЭТД: 5 шагов

1. Проект договора создается работодателем в системе электронного документооборота.
2. Договор может быть оформлен в электронной документации компании или на платформе «Работа в России», предоставляющей бесплатные возможности для ведения кадрового документооборота.
3. В системе зафиксировано, что документ был просмотрен сотрудником.
4. Сотрудник (КЭП или НЭП) оформляет договор первым, а затем его подписывает работодатель (только КЭП).
5. В системе фиксируются дата, время, вид подписи, логи действий.

Информационная система контроля за движением денежных средств: требования Министерства труда

С 2026 года внедрение электронного документооборота в сфере управления персоналом станет обязательным, а не добровольным.

1. Перевод сотрудника на удалённую работу требует его письменного согласия. В соглашении, согласно статье 22.1 Трудового кодекса Российской Федерации, должно быть указано):
• персональные данные работника;
• название информационной системы;
• перечень документов в электронке;
• дата старта КЭДО;
• подпись работника.

  
  Согласие не требуется от работников, впервые поступивших на работу после 31 декабря 2021 года и не имевших трудового стажа на указанную дату
  

2. Для запуска КЭДО необходимо наличие утвержденного локального документа компании, например, положения или приказа.
3. Информационная система, предназначенная для организации контрольно-кассовой деятельности, должна:
• позволять подписывать документы обеим сторонам;
• хранить электронные документы весь установленный срок;
• фиксировать статус («доставлено», «прочитано», «подписано»).

  
  Разрешается применять собственную систему или платформу «Работа в России» (подсистема «Электронный кадровый документооборот»).
  
  Вне зависимости от того, разработана система самостоятельно или приобретена, она должна соответствовать требованиям, установленным частью 4 статьи 22.1 Трудового кодекса Российской Федерации и приказом № 578н.

• Использовать простую электронную подпись (ПЭП) для подписания электронных транспортных накладных не допускается, кроме как в определенных ситуациях посредством сервиса «Работа в России».
4. Электронные кадровые документы должны храниться в соответствии со сроками, определенными распоряжениями Росархива № 236 от 20 декабря 2019 года и № 77 от 31 июля 2023 года, а также приказом Минтруда № 578н. Срок хранения электронного табельного документа составляет 50 лет для документов, сформированных после 2003 года.
5. Форматы должны соответствовать требованиям, изложенным в приказе № 578н (основной документ в формате PDF/A-1A, а описание — в формате XML).

Риски, связанные с применением КЭДО

Споры о подписи. Сотрудник может утверждать в суде: «Я не подписывал это». Однако компания должна предоставить убедительные доказательства, такие как логи, IP-адреса и записи событий. В противном случае, решение будет не в ее пользу.

Технические сбои. Отсутствие доступа к сети Интернет исключает возможность электронной подписи. Работодатель должен предоставить резервный канал связи или альтернативный способ подписания документов на бумаге.

Утечка персональных данных. Несоблюдение требований Федерального закона №152-ФЗ может повлечь за собой административный штраф в размере до 100 тысяч рублей для должностных лиц и до 500 тысяч рублей для юридических лиц. Помимо этого, по решению Роскомнадзора допускается блокировка используемой системы.