Если работник использует личный автомобиль для выполнения служебных обязанностей, работодатель должен предоставить ему компенсацию. Чтобы эта выплата не облагалась НДФЛ и страховыми взносами, необходимо выполнить определенные требования.
Работодатель имеет возможность компенсировать два основных типа затрат:
- компенсационная выплата (размер устанавливают по соглашению сторон).
- возмещение фактических расходов, связанных с конкретными поездками (оплата услуг автосервиса по диагностике, техническое обслуживание, ремонт системы ГРМ, оплата услуг мойки и т.д.).
Сумма возмещения перечисленных затрат должна быть соразмерна разумным тратам, которые работник нес при использовании своего имущества для выполнения служебных обязанностей.
Действующие размеры компенсаций определены распоряжением Правительства Российской Федерации от 8 февраля 2002 года № 92. Эти значения используются для расчета суммы расходов, принимаемых во внимание при исчислении налога на прибыль организаций. Тем не менее, принято решение включить нормы возмещения в Налоговый кодекс. Новые Законопроектом № 1110069-8Согласно изменениям в Налоговом кодексе, которые уже прошли все стадии рассмотрения, правила, касающиеся расходов на компенсацию использования личного транспорта для служебных целей, будут напрямую прописаны в подпункте 11 пункта 1 статьи 264 НК РФ.
Размер установленных нормативов, предназначенных для компенсационных выплат, остался прежним:
- 2400 рублей ежемесячно – для легковых машин, у которых рабочий объем двигателя составляет до 2000 кубических сантиметров и не превышает его;
- ежемесячная плата составляет 3000 рублей для легковых автомобилей, объем двигателя которых превышает 2000 кубических сантиметров;
- 1200 руб. в месяц – для мотоциклов.
Указанные нормы используются исключительно для расчета налога на прибыль и не подходят для определения иных налоговых обязательств.
Налог на доходы физических лиц с компенсации за использование личного автомобиля
В соответствии со статьей 217 Налогового кодекса Российской Федерации, определенные законом компенсационные выплаты не подлежат обложению подоходным налогом (в рамках установленных лимитов), если они связаны с выполнением работником его служебных функций.
В своем письме от 14 августа 2025 года, номер 03-00-08/79253, Министерство финансов Российской Федерации дало следующие пояснения. Компенсационные выплаты организации работнику за использование личного автомобиля в процессе выполнения трудовых обязанностей не включаются в базу для расчета НДФЛ при условии наличия договора между компанией и сотрудником.
В этом случае, когда сотрудник использует служебный автомобиль для выполнения рабочих задач, налог на доходы физических лиц ему не начисляется. Предоставление транспортных услуг в данном сценарии осуществляется в пользу компании, а не работника.
Важно отметить, что организация обязана располагать документами, подтверждающими назначение совершенных поездок. Без этих документов у работника рассматривается как доход, с которого необходимо будет удержать НДФЛ.
Страховые отчисления с компенсации за использование личного автомобиля
В отношении страховых взносов ситуация схожая. В соответствии с пунктом 1 статьи 422 Налогового кодекса Российской Федерации, компенсационные выплаты, не превышающие установленные законодательством лимиты, не подлежат обложению взносами при условии, что они связаны с выполнением трудовых функций.
Страховые платежи не уплачиваются на сумму возмещения, указанную во внутреннем соглашении.
Компенсационные выплаты также освобождены от обязанности уплаты страховых взносов. Это возможно при наличии всех необходимых документов (письма Социального фонда России от 26 сентября 2025 года №№ 19-02/93615л, 19-02/93619л и 19-02/93633л).
Условия для освобождения от налогов и взносов
Для того чтобы выплата не подлежала налогообложению НДФЛ и социальным взносам, требуется выполнение трех ключевых требований:
1. Наличие письменного соглашения
Сумма компенсации должна быть зафиксирована в основном трудовом соглашении или дополнительном договоре (согласно статье 188 Трудового кодекса).
2. Подтверждение права собственности
Собственник транспортного средства обязан предоставить документальное подтверждение права собственности на автомобиль. Необходимые документы:
- паспорт транспортного средства (ПТС);
- свидетельство о регистрации (СТС).
Если сотрудник пользуется машиной по доверенности, которая выдана на автомобиль, принадлежащий иному лицу, существует вероятность перерасчета налогов. По мнению Минфина и ФНС, в данном случае автомобиль не относится к личному имуществу работника, и, соответственно, компенсация за его использование подлежит обложению НДФЛ и страховыми взносами.
Данное положение не применимо, если сотрудник эксплуатирует транспортное средство по доверенности от супруги (супруга). В таком случае автомобиль считается находящимся в его собственности на основании совместного владения имуществом.
3. Подтверждение использования в служебных целях
Для подтверждения факта использования транспортного средства в служебных целях требуется предоставление соответствующих документов:
- путевые (маршрутные) листы;
- акты выполненных работ;
- авансовые отчеты с приложением чеков АЗС и т.д.