Специальные записи, оформляемые как журналы или переплетенные книги, являются неотъемлемыми документами кадрового делопроизводства. Они предназначены для отслеживания перемещения трудовых книжек и вкладышей к ним, а также самих документов работников.
В соответствии с нормативными актами Российской Федерации, конкретно приказом Министерства труда России № 320н, датированным 19 мая 2021 года, каждая организация обязана обеспечивать регистрацию всех бумаг, касающихся трудовой деятельности персонала.
Для выполнения этой задачи требуется ведение двух различных журналов:
- Реестр (журнал) фиксирующий перемещение трудовых книжек и вкладышей к ним.
- Реестр бланков, используемых при оформлении и выдаче трудовых книжек и соответствующих им вставок.
Журнал регистрации изменений, связанных с трудовыми книжками и вкладышами
Книга учета движения трудовых книжек предназначена для:
- регистрации полученных трудовых книжек и вкладышей от работников при приеме на работу и при увольнении;
- выдачи повторных или свежих экземпляров трудовых книжек (вкладок).
В соответствии с пунктом 40 Порядка ведения и хранения трудовых книжек, одобренного приказом Министерства труда и социальной защиты Российской Федерации от 19 мая 2021 г. № 320н, работодатели имеют право самостоятельно формировать формы учета бланков трудовых книжек и вкладышей к ним, а также вести учет движения этих книжек.
Для оформления книги учета трудовых книжек необходимо соблюдение установленных требований. Это подразумевает:
- облачить журнал в жесткий переплет;
- пронумеровать по возрастающей;
- прошнуровать;
- заверить подписью руководителя организации.
За неисполнение обязанности по ведению учета работодателя могут привлечь к административной ответственности.
За несоблюдение требований законодательства и иных нормативных актов, регулирующих труд, предусмотрены административные наказания. В частности, за нарушение указанных норм должностным лицу может быть вынесено предупреждение или наложен штраф от одной до пяти тысяч рублей, а организации – от тридцати до пятидесяти тысяч рублей. При повторном выявлении аналогичного правонарушения возможно не только денежное взыскание, но и временное исключение руководителя из занимаемой должности (часть первая статьи 5.27 Кодекса об административных правонарушениях).
Согласно разъяснениям Министерства труда и социальной защиты Российской Федерации, изложенным в письме от 5 октября 2023 года № 14-6/ООГ-6245, ведение книги учета трудовых книжек в электронном виде не допускается.
Журнал учета бланков трудовых книжек
В специальном журнале, предназначенном для учёта бланков и вкладышей к трудовым книжкам, необходимо отражать информацию обо всех действиях, связанных с выдачей и использованием данных документов.
Необходимо всегда прописывать серию и номер каждого документа, оформленного в трудовой книжке.
Проще говоря, данный реестр предназначен для учёта неиспользованных бланков строгой отчётности. Эти документы закупаются либо через бухгалтерию организации, либо приобретаются сотрудниками самостоятельно. В нём регистрируются:
-
поступление новых бланков (с указанием их серий и номеров);
-
выдача бланков (когда свободный бланк передаётся работнику отдела кадров для оформления приёма нового сотрудника);
-
уничтожение испорченных бланков.