Сотрудник компании-строителя иногда отправляется в рабочие поездки. Наниматель возмещает ему расходы, связанные с путешествием. Попадают ли эти выплаты в налоговую базу по НДФЛ, взносам и «прибыльному» налогу?
Российский Минфин в письме от 18 ноября 2021 года под номером 03-01-10/93335 разъяснил порядок налогообложения компенсаций.
Налог и отчисления: сроки уплаты с компенсаций.
Специалисты отмечают, что с компенсаций за исполнение рабочих обязанностей НДФЛ не уплачивается. К ним относятся командировки и некоторые расходы во время поездок. Оплата работнику расходов на аренду жилья не включается в базу по НДФЛ. Размер компенсации ограничен законодательным лимитом, все затраты должны быть подтверждены документально.
Для подтверждения проживания в отеле подойдут БСО или чек онлайн-кассы. В случае аренды квартиры необходим договор найма и документ, подтверждающий оплату. При отсутствии бумаг или их неправильном оформлении компенсация затрат освобождается от налога в пределах 700 или 2500 рублей за каждый день рабочей поездки в РФ или за границей.
В части взносов ситуация схожа. Работодатель обязан возместить работнику расходы, связанные с поездкой по работе, например, на жильё. Конкретные суммы и порядок выплаты определяются в трудовом договоре или локальных нормативных актах компании. Это касается сотрудников коммерческих организаций.
Согласно статье 422 Налогового кодекса при компенсации расходов на служебные поездки в пределах РФ и за рубежом от взносов освобождаются фактически понесенные расходы на аренду жилья, подтвержденные документально. Для этого достаточно иметь соответствующую первичку, напоминают в Министерстве финансов. То же самое касается и «травматических» взносов.
Министерство финансов Российской Федерации изучало вопрос о налогообложении взносов за аренду жилья для работников. письме от 03.12.2020 № 03-04-06/105682.Предприятие снимает квартиру для сотрудников в командировках. Иногда квартира пустует, иногда живёт один сотрудник или несколько. Учреждение полагает, что при таком раскладе ежемесячная оплата аренды не входит в базу по взносам. Здесь нет и объекта по НДФЛ. Эти расходы не соответствуют проживанию конкретных специалистов, а фирма платит за жильё независимо от начала или окончания командировки того или иного сотрудника. В связи с этим, связей с определёнными работниками не возникает.
Налог на прибыль: есть нюансы
Расходы на командировки относятся к прочим расходам. Все прибыльные траты должны быть экономически обоснованы и иметь документальное подтверждение. Кроме того, их проведение должно соответствовать доходной деятельности.
Постановление Правительства РФ от 13 октября 2008 года № 749, устанавливающее правила направления работников в командировки, требует от возвращающегося из поездки сотрудника предоставить работодателю авансовый отчет о расходах. К отчету необходимо приложить подтверждающие документы.
Для подтверждения расходов при налогообложении прибыли можно использовать авансовый отчет с надлежащим оформлением документов, обосновывающих расходы.
Финансисты полагают, что расходы на аренду жилья принимаются только во время пребывания в нем сотрудников по служебным заданиям. Данный период устанавливается, к примеру, с помощью билетов или командировочных удостоверений, как указано в их письмах.