Сотрудники строительной фирмы работают подвижно, с частыми командировками по региону. Работодатель возмещает им расходы, связанные с деловыми поездками. Входят ли эти выплаты в базу для расчета НДФЛ и взносов?
В письме от 19 ноября 2021 года № 03-01-10/93643 Министерство финансов дало ответ на этот вопрос.
НДФЛ: когда исчислять?
Статья 217 Налогового кодекса указывает, что при расчете НДФЛ в базу не входят все виды компенсаций, связанные с исполнением трудовых обязанностей. Важно руководствоваться установленным законодательством.
Работодатель обязан возместить специалистам, работающим в разъездах, расходы на аренду жилья, проезд и другие издержки, возникающие по их согласованию. Работникам выдаются суточные.
Порядок выплаты компенсаций, их размер и перечень профессий, должностей и работ с командировками устанавливаются в коллективном договоре, соглашении или локальном нормативном акте организации. Возмещение расходов и суммы также можно установить в трудовом контракте со специалистом.
В письме Министерства финансов указано, что подвижная работа – это вид разъездной деятельности. В строительстве такое положение предполагает частые командировки компании или сотрудников. По этой причине работодатель обязан возместить им перечисленные расходы.
Финансовые специалисты добавили, что компенсации сотрудникам с подвижным характером труда не входят в базу для расчета НДФЛ только при условии их выплаты согласно положениям статьи 168.1 ТК РФ. Суточные, полученные такими работниками, освобождаются от налога лишь в размере, предусмотренном ЛНА организации.
О страховых взносах с компенсаций
Согласно пункту 1 статьи 2 Кодекса, от взносов освобождаются все виды компенсаций, связанные с выполнением трудовых обязанностей. Как и при расчете НДФЛ, нужно руководствоваться нормами, установленными законодательством.
В данном случае строительная компания, являясь работодателем, осуществляет выплаты по статье 168.1 Трудового кодекса и пункту 3.17 отраслевого соглашения.
Расходы организации по аренде жилья для работников с подвижным характером труда не входят в базу по взносам согласно подпункту 2 пункта 1 статьи 422 Кодекса при условии документального подтверждения. С суточными такой же порядок, как и с НДФЛ – взносы не начисляются только на сумму, установленную ЛНА компании, уточняют в министерстве финансов.
Отсутствие подтверждающих документах затрат лишает выплат сотрудников статуса компенсационных, вследствие чего сотрудникам придется уплачивать взносы по общему тарифу. Такое же правило распространяется на НДФЛ.