Как правильно заполнить отчет с персонализированными данными физических лиц.

С 2023 года бухгалтерам требуется сдавать новый отчет — «Персонифицированные сведения о физических лицах», который заменил СЗВ-М. Несмотря на то, что этот отчет не самый сложный, при его заполнении важно учитывать новые требования.

Новую редакцию отчета «Персонифицированные сведения о физических лицах» утвердили. приказом ФНС России от 29 сентября 2022 г. № ЕД-7-11/878@. Номер по КНД – 1151162.

Кто сдает отчет

Все плательщики страховых взносов, уплачивающие заработную плату работникам или выплачивающие вознаграждения по договорам ГПХ, предоставляют персонифицированные сведения.

• российские компании и их подразделения;
• Зарубежные предприятия, функционирующие на территории России.
• ИП, у которых есть работники;
• главы КФХ с сотрудниками;
• Юристы и нотариусы с персоналом.
• Все остальные, кто ведет частную практику и имеет сотрудников.

Куда сдавать отчет

Сдавайте отчет в налоговую, где зарегистрирован адрес.

Кого включать в отчет

В отчёт «Персонализированные сведения о физических лицах» включают информацию о… каждом работнике.Работает человек по договору трудового или гражданско-правового характера. ЕД-7-11/878@).

ДиректораУчредитель включает в отчет.

Мобилизованных и служащих по контракту,С работниками, с которыми прекращён трудовой договор (ст. 351.7 ТК РФ), необходимо учитывать при составлении отчета. Их данные включаются в лист с персональной информацией.

Не нужноВ отчете необходимо указывать сведения о работниках, для которых не производятся страховые взносы. К таковым относятся лица, с которыми заключены договоры купли-продажи, аренды, мены, найма жилья, займа или дарения.

Не нужно отчитываться по самозанятымЕсли самозанятые лица, сотрудничающие с компаниями по договору ГПХ, предоставят чеки об оплате, то все считается в рамках режима НПД. В противном случае выплата рассматривается как осуществленная по договору ГПХ, и о ней нужно сообщить в отчёте. Если самозанятый предоставит чек позже, потребуется пересдать отчет с уточняющими данными.

Иностранных работниковВ отчет нужно включать лиц, признанных застрахованными, за которых платятся страховые взносы. В эту категорию входят постоянно и временно проживающие в России, а также временно пребывающие в РФ граждане. К этой категории не относятся временно пребывающие высококвалифицированные специалисты извне ЕАЭС, поскольку таковыми не признаются застрахованными лицами.

Формат отчета

Сдаётся отчет как на бумажном носителе, так и в электронном виде. Способ сдачи определяется числом работников, указанных в отчёте.

• В случае численности сотрудников до десяти человек отчеты допустимо подавать как на бумажном, так и в электронном виде.
• Для отчетов с участием более десяти работников возможен только электронный формат.

Срок сдачи

Сроки подачи отчетов – 25 число каждого месяца за прошедший. При совпадении даты отчетности с выходным или праздником отчитаться необходимо в первый рабочий день после отдыха.

Первый отчет предоставляют 27 февраля по итогам января 2023 года. Затем – ежемесячно.

Базовые правила при заполнении отчета

Для бумажного отчета допустимы чернила черного, синего или фиолетового цвета. В электронном виде необходимо использовать шрифт Courier New размером 16–18 пунктов.

ВСЕ ЗАПИСИ ДОЛЖНЫ БЫТЬ СДЕЛАНЫ ПЕЧАТНЫМИ ЗАГЛАВНЫМИ БУКВАМИ

Нельзя:

1. Для печати отчёта на бумаге использовать двустороннюю печать, распознавать страницу на каждом листе по чистому обороту.
2. Использовать инструменты для исправления опечаток.
3. скреплять листы степлером.

Суммы выражаются в рублях с копейками и не могут быть отрицательными.

В случае отсутствия выплат место суммы заполнено цифрой «0».

Как заполнять отчет

В отчете представлено два раздела.

• титульного листа;
• Данные о физических лицах, а также суммы выплат и других вознаграждений им.

Заполнить титульный лист можно легко, как и большинство отчётных форм. В нём надо указать ИНН, КПП, период отчёта, название организации, ОРНИП для предпринимателей, номер телефона, поставить дату и подпись.

В разделе, посвящённом персональным данным физических лиц, укажите информацию для каждого сотрудника, заполнив строки с номерами от 010 до 070. Количество строк должно соответствовать числу сотрудников.

• Код 010 обозначает аннулирование информации о физическом лице и заполняется при удалении данных.
• 020 – ИНН
• 030 – СНИЛС
• 040-060 – фамилия, имя и отчество соответственно
• 070 — общая сумма выплат физическому лицу за отчетный период, указанная в рублях с копейками.

Если отчет предоставляют впервые, то строку 010 опускают.

В строке 070 «Сведения о сумме выплат и иных вознаграждений в пользу данного физического лица» укажите сумму начислений за отчётный период – месяц. (п. 3.7 Порядка, утв. приказом ФНС от 29.09.2022 № ЕД-7-11/878@). Не суммируйте выплаты с февраля. Укажите сумму только за текущий отчётный месяц.

Коды периодов, найдет в бераторе

Где можно найти коды мест представления информации в налоговую инспекцию, уточните в справочнике.

Если выплат не было

Если в отчетном месяце выплат не совершалось, работника все равно необходимо внести в отчет, указав это в строке 070.

• В электронном варианте оставляем поле пустым.
• бумажной формы —поставить прочерки.

Если требуется добавить информацию о сотруднике из-за рубежа.

Если у иностранца нет отчества, в строках 040–050 указываются только фамилия и имя, а строка 060 остается пустой.

В строке 020 при отсутствии у иностранца ИНН оставляйте поле пустым.

При оформлении СНИЛС иностранец не может быть включен в отчёт. Налоговая инспекция не принимает отчёт с «пустым» СНИЛС. В таком случае отчёт придется сдать без иностранцев, а затем уточнить его после получения СНИЛС работником.

Отчет предоставляет самостоятельное отделение.

В разделе «Персональные данные физических лиц и сведения о суммах выплат» подразделение указывает информацию только о сотрудниках, которым самостоятельно выплачивается зарплата или вознаграждение по договору гражданско-правового характера.

Как подать корректирующие сведения

В случае ошибки в первоначальном отчёте данные подлежат исправлению. Для этого необходимо предоставить уточняющий отчёт.

1. В графе «Номер корректировки» на титульном листе написать номер уточнения, например, «1—«.
2. Чтобы отменить неверную информацию в строке 010, впишите символ аннулирования «1». В строке 070 поставьте тире.

Для внесения изменений в сведения о физическом лице (ФИО, СНИЛС) заполните страницу «020 – 070» и укажите корректные данные.

При внесении коррекции суммы выплат в уточнении укажите сведения о физическом лице и верную величину в строке «070». Строку «010» в таком случае не заполняют.

Для уточнения сведений необходимо внести изменения до подачи формы РСВ по соответствующему отчетному периоду (месяцу), указав только тех физических лиц, информация о которых будет изменена.