Министерство труда расширило испытательный период, связанный с переходом к электронному учету персонала. Первоначально срок действия эксперимента был установлен до середины лета, а затем продлен до осеннего периода текущего года. Что послужило причиной такого решения и какие перспективы откроются перед организациями, выбравшими отказ от традиционных бумажных документов? В интервью журналу «Расчет»По этим и другим вопросам проинформировала Валентина Митрофанова, эксперт в области трудового законодательства, учредитель и руководитель Института профессионального кадровика.
Персонифицированный учет кадров, подобно другим бизнес-процессам, уже сейчас может быть реализован в цифровом формате. Крупные организации поэтапно отказываются от использования бумажных документов, переходя к электронному документообороту. Чтобы облегчить этот переход, Министерство труда реализует пилотный проект по цифровому учету персонала.
Не могли бы вы более детально объяснить концепцию пилотного проекта?
Власти намереваются внедрить повсеместный электронный документооборот в сфере управления персоналом. Для этого необходимо обеспечить такую опцию для всех организаций. С целью оценки преимуществ и недостатков использования современных технологий было принято решение о реализации пробной кампании. Существуют две модели перехода к цифровому оформлению документов: первая предполагает использование уже существующей на предприятии системы, а вторая – внедрение веб-портала «Работа в России» посредством создания специализированного раздела для работодателей. Именно при использовании второго подхода возникли технические трудности. В связи с этим было принято решение о переносе завершения пилотной кампании на осенний период текущего года.
Является ли это единственным фактором, обусловившим решение о продолжении эксперимента по внедрению электронного кадрового учета?
Необходимо доработать техническую часть платформы «Работа в России», поскольку текущие ограничения препятствуют широкому вовлечению бизнеса в использование этого ресурса. Кроме того, существует важный аспект: планируется внесение изменений в Трудовой кодекс до конца года, что даст возможность всем работодателям применять электронные кадровые документы. Без этих поправок 400 компаний, участвующих в эксперименте, будут вынуждены вернуться к бумажному документообороту, а затем, после принятия изменений, вновь переходить на электронный учет, что создаст дополнительную нагрузку для предприятий. Министерство труда и социальной защиты Российской Федерации видит в переходе на электронный кадровый учет одну из задач – обеспечить плавную адаптацию бизнеса к внедрению новых технологий.
Подпишитесь на периодическое издание «Расчёт» или его премиум-версию за второе полугодие 2021 года! Скачать счет на подписку
Государственная платформа
Давайте рассмотрим более детально возможности сайта «Работа в России». Какие функции предоставляет эта государственная онлайн-платформа?
Этот ресурс обладает широкими возможностями применения. Государство намерено преобразовать портал «Работа в России» в централизованную платформу, объединяющую всю доступную информацию о рынке труда. Сайт функционирует с 2015 года, и изначально работодатели использовали его для размещения информации о вакансиях, указания требуемых сотрудникам качеств и публикации данных о людях с ограниченными возможностями здоровья. В прошлом году, когда началась пандемия, портал «Работа в России» стал каналом для предоставления бизнесом дополнительной информации о работниках. Таким образом, сайт уже сейчас предлагает широкий спектр сервисов для работодателей, включая возможность отправки отчетности в регулирующие органы. Запланированные улучшения должны повысить привлекательность этой площадки для бизнеса.
Не могли бы вы привести примеры изменений сайта, которые могут заинтересовать представителей деловых кругов?
Безусловно, вот наиболее значимые обновления: функциональность портала «Работа в России» организована таким образом, что если сотрудник заходит на платформу через сайт Госуслуг и проходит там аутентификацию, то этого достаточно для подтверждения кадровых документов. Это избавляет работодателя от необходимости приобретать сотруднику дополнительные электронные цифровые подписи (ЭЦП). Сотрудник сможет подписать любой документ, который компания предоставляет ему на рассмотрение.
Какие функциональные возможности необходимы сайту «Работа в России», чтобы он мог применяться для автоматизации управления персоналом уже сегодня?
В настоящее время платформа предоставляет работодателям лишь стандартные документы, в частности, типовые трудовые договоры. Это создает значительные трудности. Действительно, трудовой договор обязывает работодателей включать в него определенные сведения, поскольку он является ключевым документом, регулирующим трудовые отношения. Однако, каждая компания имеет собственные требования, которые она стремится зафиксировать в этом документе. В связи с этим, применение типовых форм не представляется возможным для многих организаций, а сайт «Работа в России» пока не располагает возможностью персонализировать документы. Устранение данных и других недостатков должно стать приоритетной задачей для разработчиков в ближайшее время.
Какова, на ваш взгляд, перспектива применения данного веб-ресурса?
Думаю, он достаточно большой.
Как только сайт будет соответствовать необходимым требованиям компаний, его можно будет использовать без каких-либо затрат. Это является значительным преимуществом, поскольку существующие на рынке коммерческие решения для автоматизации кадрового учета довольно дороги.
Внедрение этих решений недоступно для предприятий малого и среднего бизнеса.
Один из наиболее важных вопросов для многих нанимателей: будет ли онлайн-ресурс «Работа в России» связан с надзорными структурами, чтобы упростить передачу документов и данных?
Этот сайт нельзя сводить лишь к сервису для поиска работы. Это более масштабная информационная платформа, где сведения о вакансиях, опубликованные работодателями, уже сейчас учитываются органами занятости как официальное уведомление о наличии открытых позиций. Сайт взаимодействует с государственными структурами, и эта интеграция будет расширяться.
Электронное будущее
Как вы думаете, готовы ли организации отказаться от использования бумажных носителей?
Более пяти лет наша организация оказывает поддержку компаниям при переходе к электронному оформлению документов по персоналу, включая содействие участникам пилотной инициативы Министерства труда. В ходе многочисленных консультаций с предприятиями стало очевидно, что внедрение цифрового документооборота – сложный процесс. Причин тому немало! Значительную роль играет скептическое отношение к электронным системам хранения данных. Для работодателя бумажные документы понятны: он знает, как ими оперировать, представлять в судебных инстанциях и использовать при проверках. А что представляют собой цифровые файлы? Возникают опасения относительно их сохранности и доступности – а если данные будут утеряны или удалены? Как подтвердить факт ознакомления сотрудника с распоряжением? Именно такие вопросы беспокоят специалистов многих организаций. Безусловно, необходимо разъяснять принципы работы, демонстрировать возможности и предлагать решения для автоматизации процессов. Однако существует еще одна важная проблема: сами надзорные органы, осуществляющие проверки предприятий, находятся на разных этапах цифровой трансформации. Предприятие может столкнуться с проверками со стороны различных ведомств – Государственной инспекции труда, пожарной охраны, военных комиссариатов, Фонда социального страхования и Пенсионного фонда.
Часто бывает так, что процесс предоставления электронных документов не ясен даже самим проверяющим. Безусловно, Федеральная налоговая служба занимает лидирующие позиции среди контролирующих органов в вопросах работы с электронными документами, однако другие ревизоры не всегда готовы рассматривать цифровые документы.
Подобные затруднения порождают у работодателей сомнения относительно целесообразности перехода на электронный кадровый учет.
Какова экономическая целесообразность внедрения цифровых технологий в управление персоналом компании?
На данный момент данное решение остается достаточно затратным. Рассмотрим пример организации численностью в десять тысяч человек. Объем необходимой работы для отдела кадров колоссален, и такие подразделения нередко бывают весьма крупными. В настоящее время зарплату получают сотрудники кадровой службы, однако при переходе к цифровому формату потребуются специалисты по операциям, осуществляющие ввод информации, а также ИТ-специалисты, обеспечивающие функционирование системы. Стоит отметить, что данные профессионалы обычно имеют высокую заработную плату из-за высокого спроса на их услуги, следовательно, фонд оплаты труда может увеличиться. Я не говорю уже о затратах, связанных с внедрением системы, ее адаптацией к специфике организации и автоматизацией процессов. Внедрение электронной кадровой документации сегодня способно обойтись компании в миллионы рублей, при этом нет никаких гарантий возврата этих инвестиций. Подобные решения действительно могут оптимизировать бизнес-процессы и сэкономить значительные средства, однако первоначальные расходы и затраты на поддержку не всегда позволяют добиться окупаемости. Ранее доступных бесплатных инструментов для предприятий попросту не существовало.
Не менее важным является вопрос о том, как сотрудники воспринимают переход кадровой документации в электронный формат?
В зависимости от конкретных сотрудников, ситуация может быть различной. Если речь идет о людях в возрасте до 30 лет, которые большую часть своей карьеры провели за компьютерами, и многие из которых работают удаленно, то им адаптироваться к цифровым технологиям не составляет труда.
Существуют и другие группы специалистов: в эксперименте задействованы производственные предприятия, крупные заводы, где 80% персонала составляют рабочие – люди, которые не работают ежедневно с компьютерами. Каким образом они могут воспринимать электронные документы, если всю свою карьеру посвятили работе с бумажными?
Данные о переходе на электронную трудовую книжку говорят сами за себя: лишь незначительная доля граждан воспользовалась этой возможностью. В основном, электронные трудовые книжки выбрали молодые работники, проживающие в крупных городах. Другие специалисты остались приверженцами традиционного бумажного формата.