Организации, использующие универсальный передаточный документ (УПД) в своей деятельности, отмечают его практичность. По сути, УПД сочетает в себе признаки счета-фактуры и накладной. Он используется для одновременного учета затрат, в качестве замены накладной или акта выполненных работ, а также для расчетов по НДС, подобно счету-фактуре. Для эффективного использования УПД необходимо следовать определенным правилам, которые будут рассмотрены в данной статье.
Когда используют УПД?
Универсальный передаточный документ (УПД) могут использовать все организации и индивидуальные предприниматели, являющиеся плательщиками НДС, при передаче товаров, оказании услуг, выполнении работ или передаче имущественных прав. Как отметила ранее Федеральная налоговая служба России в своем письме от 21 апреля 2014 года № ГД-4-3/7593, УПД подлежит внесению в книгу покупок и книгу продаж в соответствии с правилами, применяемыми к счетам-фактурам.
Использование унифицированной процессуальной документации не является обязательным требованием; организация имеет право использовать стандартный набор документов.
Даже при использовании унифицированной процедурой документации (УПД) компаниям по-прежнему необходимо формировать авансовые счета-фактуры.
В письме от 06.07.2016 № ЕД-4-15/12070 ФНС России разъяснила, что использование уведомления о порядке осуществления деятельности (УПД) допустимо при оформлении экспортных операций в государства – члены Евразийского экономического союза. УПД со статусом «1» может быть представлено в качестве документа, подтверждающего право на применение нулевой ставки НДС при экспорте товаров в страны ЕАЭС.
Подтверждение факта поставки товара и оплаты не исключается, даже если УПД был подписан с использованием электронного документооборота. Об этом говорится в Постановлении АС Уральского округа от 23 мая 2025 года № Ф09-1664/25 по делу № А07-10649/2024. В рассматриваемом деле покупатель заявлял о недействительности сделки и требовал возврата денежных средств, уплаченных по счету поставщику, поскольку УПД был оформлен удаленно через ЭДО, что, по мнению компании, указывает на отсутствие поставки товара.
В ходе рассмотрения дела судьи не поддержали данный аргумент, отметив, что подтверждением факта отгрузки и получения товара в рамках договора служит документ, включающий: дату его оформления; наименование организации-поставщика; наименование организации-покупателя; описание и показатели хозяйственной деятельности в натуральном и стоимостном выражении; подписи лиц, имеющих право передавать и принимать имущество.
Универсальный передаточный документ, подписанный сторонами в электронном виде, содержит все необходимые реквизиты. Это подтверждает факт поставки товара на указанную сумму.