Для подтверждения оказания услуг транспортной экспедиции, предусмотренных договором и касающихся перевозки груза, требуются соответствующие документы. К ним относятся бумаги, одобренные Минтрансом, а также иные документы, содержащие детальное описание выполненных действий.
Эскпедиторские документы
Договор транспортной экспедиции обязательно включает в себя экспедиторские документы, оформление которых должно производиться в строгом соответствии с установленным порядком и на основании соответствующих нормативных документов:
- Законом от 30 июня 2003 г. № 87-ФЗ «О транспортно-экспедиционной деятельности»;
- Правилами, установленными постановлением Правительства Российской Федерации от 8 сентября 2006 г. № 554;
- приказом Минтранса России от 11 февраля 2008 г. № 23 «Об утверждении Порядка оформления и форм экспедиторских документов».
К экспедиторским документам относятся:
- поручение экспедитору (определяет перечень и условия оказания экспедитором клиенту транспортно-экспедиционных услуг в рамках договора транспортной экспедиции);
- экспедиторская расписка (подтверждает факт получения экспедитором для перевозки груза от клиента либо от указанного им грузоотправителя);
- складская расписка (подтверждает факт принятия экспедитором у клиента груза на складское хранение).
Транспортно-экспедиторская документация – обязательный элемент договора транспортной экспедиции. Договор без нее не имеет юридической силы. Следовательно, для подтверждения понесенных расходов при оказании услуг транспортной экспедиции наличие этих документов обязательно, однако этого недостаточно. Для подтверждения фактического выполнения экспедитором тех услуг, которые предусмотрены договором и связаны с перевозкой груза, требуются дополнительные документы ( письмо Минфина от 15 февраля 2024 г. № 03-03-05/13092).
В случае, если транспортировка товаров не осуществляется в рамках договора транспортной экспедиции, для подтверждения понесенных затрат не требуется использование экспедиторских документов, согласованных с Минтрансом.
Другие документы
Кроме экспедиторских документов расходы можно подтвердить также любыми другими документами , подтверждающие выполнение работ или услуг по договору документы, такие как накладные, акты и другие материалы, имеются.).
Эти документы должны обеспечивать возможность определения конкретных выполненных работ. В частности, в договоре и актах необходимо указывать маршруты следования от начальной точки до конечной, а также сведения об объеме предоставленных услуг (например, количество рейсов, отработанное время, тонно-километраж и т. п.), использованном транспорте и его водителях (см. Постановление АС Западно-Сибирского округа от 12 сентября 2025 г. № Ф04-2625/2025 по делу № А45-16604/2024).
Электронные документы
Начиная с 1 сентября 2026 года, деятельность экспедиторов допускается только с использованием электронных экспедиторских документов. Эти документы должны передаваться через ГИС ЭПД (Государственная информационная система электронных перевозочных документов, установленную Федеральным законом от 8 ноября 2007 г. № 259-ФЗ) с применением усиленной квалифицированной или неквалифицированной электронной подписи.
Данное положение распространяется на всех лиц, задействованных в процессе транспортировки, включая отправителя, получателя, перевозчика и экспедитора (Федеральный закон от 7 июня 2025 г. № 140-ФЗ).
Реестр экспедиторов
Начиная с 1 марта 2026 года, обязательным станет ведение реестра экспедиторов. До 1 мая 2026 года, а именно до 30 апреля, экспедиторы, осуществляющие деятельность на дату вступления в силу нового требования, обязаны будут предоставить уведомления о своей транспортно-экспедиционной деятельности. В противном случае, осуществление экспедиторской деятельности будет являться неправомерным.
Для регистрации в реестре новые организации и индивидуальные предприниматели обязаны предоставить необходимую информацию до фактического начала работы.